Sekretessmeddelande aalto.fi

Vi värnar om din integritet och dina personuppgifter. Aalto förbinder sig till att behandla personuppgifter i enlighet med kraven i gällande dataskyddslagstiftning.

Behandlingen av personuppgifter beskrivs närmare i detta sekretessmeddelande.

Sekretessmeddelandet uppdateras efter behov. Vi kontrollerar och uppdaterar detta sekretessmeddelande vartefter webbplatsen utökas med nya egenskaper. Den aktuella versionen av sekretessmeddelandet publiceras alltid på denna sida.

Detta sekretessmeddelande innehåller följande delområden:

1. Varför behandlar Aalto personuppgifter?
2. Vilka personuppgifter behandlar Aalto?
3. Datakällor
4. Rättslig grund för behandling av personuppgifter
5. Mottagare av personuppgifter
6. Överföring av personuppgifter till tredje land
7. Förvaringstid för personuppgifter
8. Användarens rättigheter
9. Vem är personuppgiftsansvarig och kontaktperson?

1. Varför behandlar Aalto personuppgifter?

Aalto samlar in och behandlar dina personuppgifter

• så att du kan använda webbplatsen
• för att upprätthålla och utveckla webbplatsen
• för att förbättra användningen av webbplatsen genom att samla in information om besök via cookies och andra analystekniker
• i kommunikations- och marknadsföringssyfte.

Dessutom behandlar Aalto personuppgifter för att säkra webbplatsens datasäkerhet samt förhindra och undersöka missbruk.

2. Vilka personuppgifter behandlar Aalto?

Aalto behandlar endast sådana personuppgifter som behövs för den användning som har definierats i detta sekretessmeddelande. Personuppgifterna som Aalto behandlar kan delas in i

• Aalto-användaruppgifter, som användarnamn och lösenord
• Identifieringsuppgifter, som titel samt för- och efternamn
• Kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-postadress
• Uppgifter om användningen av webbplatsen, som besökets varaktighet; sidan som användaren kommit ifrån; sidor som användaren besökt på webbplatsen; typ av webbläsare som använts; IP-adress och webbläsarens (till exempel Mozilla Firefox) version; enhetens operativsystem och användargränssnitt samt motsvarande teknisk information. Aalto använder cookies och motsvarande tekniker för att samla in dessa uppgifter. Du kan läsa mer om teknikerna i vår policy för cookies.
• Uppgifter om nyhetsbrevets användarprofiler, som prenumeration (datum och tid), innehåll, klickade länkar, IP-adress; webbläsarens typ och version samt enhetens typ.

Aalto-universitetet Juniors verksamhet och dataskydd för barn

Aalto-universitetet Junior har som uppgift att stöda universitetets verksamhet som riktas till skolor, barn, unga, föräldrar och lärare. Junior-verksamheten har som mål att främja undervisningen och inlärningen i naturvetenskaper, matematik, teknologi och konst på alla stadier samt fritidssysselsättningar inom dessa områden.

Registreringsuppgifter, till exempel namn och e-post, för evenemang som riktas till barn samlas in endast med förälderns eller vårdnadshavarens uttryckliga samtycke.

Kontakta universitetets dataskyddsombud för mer information om vår webbplats och dataskyddet för barn.

3. Datakällor

Vi samlar in personuppgifter från användarna själva när de besöker vår webbplats eller på annat sätt är i kontakt med Aalto. I den mån som uppgifter om de registrerade presenteras på vår webbplats (närmast personal och studerande), hämtas uppgifterna från våra övriga system, som Aalto-universitetets Active Directory, ACRIS (Aalto Current Research Information System) och Aalto People.

Vi kan vid behov även samla in och uppdatera personuppgifter via våra samarbetspartner samt andra myndigheter och företag som erbjuder personuppgiftstjänster, som tjänster för uppdatering av kontaktuppgifter. Detta gäller i regel endast situationer där en användare har prenumererat på vårt nyhetsbrev.

4. Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Allmänintresse (studerande och forskare) eller genomförande av avtal (anställda):

• Aalto-användaruppgifter
• Identifieringsuppgifter
• Kontaktuppgifter

Berättigat intresse för att upprätthålla och utveckla webbplatsen samt kommunicera om och marknadsföra universitetets verksamhet:

• uppgifter som behandlas i kommunikations- och marknadsföringssyfte
• uppgifter om användningen av webbplatsen
• uppgifter om nyhetsbrevets användarprofiler
• för att säkra webbplatsens datasäkerhet samt förhindra och undersöka missbruk.

5. Behandling av personuppgifter av tredje part

Aalto överför endast sådana personuppgifter som behövs för den användning som har definierats i detta sekretessmeddelande.

I) Tjänsteleverantörer

Aalto-universitetet använder partners vid databehandling vid underhållning av webbplatsen och tillhandahållning av tjänsten i enlighet med de syften som anges i denna sekretesspolicy. Aalto överför din personliga information till dessa partners endast i den utsträckning som dessa partners behöver tillgång till den personliga information som vi behandlar för att tillhandahålla tjänster till Aalto för de syften som anges i denna personuppgiftspolicy.

Vi använder cookies från tjänsteleverantörer på våra webbplatser, till exempel Google Analytics-cookies, som kan användas för att tillhandahålla statistik om och analysera webbplatsens användning. För mer information om cookies som vi använder och hur du kan ändra dina cookie-inställningar, vänligen besök vår Cookie Policy-sida på https://www.aalto.fi/sv/ledning/cookie-policy. För mer information angående vår Cookiepolicy, vänligen kontakta Aalto Communications [email protected].

Webbsidan använder Open Street Map (OSMF) för kartorna på evenemangssidorna. Kartan upprätthålls av OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Storbritannien. Din webbläsare tar kontakt med OSMF:s servrar i Storbritannien eller andra länder för att visa kartorna. Upprätthållaren av denna webbtjänst kontrollerar inte förbindelsen till OSMF eller de uppgifter de behandlar. Du hittar mer information om hur OSMF använder persondata, i deras sekretessmeddelande (på engelska).

Vissa sidor på aalto.fi har ett chat-fönster av leverantören Ninchat. När man använder chat-fönstret sparas användarens namn, användarnamn och e-postaddress till Ninchats server. Den sparade personal information raderas då kontraktet med Ninchat avslutas, eller per Aalto-universitetets begäran. Sparad chat-data raderas efter 30 dagar. Endast Aalto-universitetets studiepsykologer har tillgång till denna data. Ingen bild- eller ljuddata sparas.

II) Forskningsändamål

I vissa fall kan vi överlåta uppgifter för vetenskaplig forskning. I dessa fall behandlas uppgifterna i enlighet med villkoren i dataskyddsförordningen och i den nationella dataskyddslagstiftningen.

III) Juridiska skäl

Vi kan överlåta personuppgifter till tredje part om användningen av personuppgifterna behövs för att i) följa tillämpad lagstiftning och/eller ett domstolsbeslut eller ii) upptäcka, förhindra eller åtgärda missbruk, säkerhetsrisker eller tekniska problem.

6. Överföring av personuppgifter till tredje land

Webbplatsens server är belägen inom EES-området. Vi strävar efter att anskaffa alla tjänster i samband med webbplatsen från aktörer som verkar inom EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). För tjänster i samband med användningen av webbplatsen kan vi dock i vissa fall använda oss av tjänsteleverantörer och servrar som är belägna i tredje land. I dessa fall kan personuppgifter överföras utanför EU eller EES i enlighet med gällande lagstiftning. Om uppgifter överförs till ett land utan adekvat skyddsnivå, skyddas överföringen med lämpliga åtgärder, som standardklausuler godkända av Europeiska kommissionen eller av en tillsynsmyndighet eller bindande företagsbestämmelser. Registrerade kan begära information om eventuella internationella överföringar och om vilka skyddsåtgärder vi använder genom att kontakta nedanstående kontaktperson.

7. Förvaringstid för personuppgifter

Vi förvarar personuppgifter endast så länge som de behövs för de användningsändamål som nämns i detta sekretessmeddelande och i enlighet med respektive rättslig grund.

Till exempel anställdas personuppgifter raderas från webbplatsen då deras anställningsförhållande upphör. Andra användares personuppgifter förvaras så länge som vårt berättigade intresse kan anses gälla. Detta definieras till exempel genom användningen av tjänster på vår webbplats och genom kontakten mellan användaren och Aalto. Användarnas uppgifter förvaras huvudsakligen i ett år från senaste inloggning eller besök på webbplatsen, varefter de raderas.

8. Användarens rättigheter

Allmänt om rättigheter och utövande av dem

Enligt EU:s dataskyddsförordning har de registrerade flera rättigheter för att fastställa hur deras personuppgifter behandlas. Registrerade kan utöva följande rättigheter i samband med personuppgifter som behandlas av Aalto i sin roll som personuppgiftsansvarig:

Granskningsrätt och rätt att korrigera felaktiga uppgifter

Du har rätt att be Aalto bekräfta om uppgifter om dig behandlas. Du har också rätt att kontrollera vilka uppgifter Aalto har om dig. Aalto kan vid behov be dig specificera din begäran om granskning bl.a. angående hur du önskar erhålla den relevanta informationen.

Utöver dessa har du också rätt att be oss korrigera eventuella felaktiga uppgifter eller komplettera eventuella bristfälliga uppgifter vi har om dig.

Rätt till radering av uppgifter

Du kan be Aalto radera dina personuppgifter ur våra system. Aalto genomför behövliga åtgärder om det inte finns någon berättigad grund till att fortsättningsvis förvara uppgifterna, som en lagstadgad plikt som förutsätter fortsatt behandling. Uppgifterna raderas inte omedelbart från alla säkerhetskopieringssystem och andra motsvarande system, utan raderingen utförs i samband med regelbundna databaskörningar.

Rätt att invända mot behandling av uppgifter

Du kan begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, om uppgifterna behandlas för något annat ändamål än för att utföra tjänsten eller uppfylla lagstadgade skyldigheter.  Du kan invända mot behandlingen av dina personuppgifter oberoende av eventuellt tidigare samtycke. Invändning mot behandlingen av personuppgifter kan leda till att användningen av webbplatsen begränsas. Du har rätt att förbjuda elektronisk direktmarknadsföring. Anvisningar för detta finns i alla marknadsföringsmeddelanden som vi skickar ut.  

Rätt till begränsning av behandling

Om du bestrider att dina personuppgifter i våra register är korrekta eller att behandlingen av uppgifterna är lagenlig, eller om du har invänt mot behandlingen av uppgifterna enligt dina rättigheter, kan du be oss begränsa behandlingen av dina personuppgifter för andra syften än förvaring. I sådant fall begränsas behandlingen av dina personuppgifter till endast förvaring fram tills att uppgifternas korrekthet kan säkerställas eller tills att vi har kontrollerat om våra berättigade intressen väger tyngre än dina.

Om du inte har rätt att be om radering av dina uppgifter från våra register kan du istället be om att begränsa behandlingen av dem för andra syften än förvaring. Om behandlingen av registrerade uppgifter om dig är nödvändig endast för att göra gällande rättsliga anspråk, kan du kräva att uppgifterna behandlas endast i förvaringssyfte. Vi kan behandla dina uppgifter för andra syften om det behövs för att göra gällande rättsliga anspråk eller om du har gett ditt samtycke till behandlingen.

Rätt att överföra uppgifter mellan system

Du har rätt att få dina personuppgifter i en strukturerad och allmänt använd form för överföring till en annan personuppgiftsansvarig, om Aaltos behandling av personuppgifterna grundar sig på ett samtycke eller ett avtal.

9. Vem är personuppgiftsansvarig och kontaktperson?

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta dataskyddsombudet vid Aalto ([email protected]). Rättigheternas omfattning är bunden till grunden för behandlingen, och du ska kunna styrka din identitet för att utöva dina rättigheter.

Personuppgiftsansvarig:

Stiftelsen för Aalto-högskolan rf som agerar som Aalto-universitetet
Postadress: PB 11000, 00076 AALTO
Växel: (09) 47001
Besöksadress: Otsvängen 24, 02150 Esbo

Dataskyddsombud

Sirpa Syrjälä
Kontaktuppgifter:  [email protected]

Besvärsrätt

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter lagstridigt, har du rätt att anföra besvär hos behörig tillsynsmyndighet angående behandlingen av dina personuppgifter hos den personuppgiftsansvarige. Besväret anförs hos behörig tillsynsmyndighet, i Finland dataombudsmannen, enligt respektive anvisningar. Mer information finns på dataombudsmannens webbplats https://tietosuoja.fi/sv/framsida