Verkkokokoustyökalut – Teams ja Zoom
Työkalut videokokoustamiseen, online-kokouksiin, chattiin ja liikkuvaan työhön. Panopton avulla voi taltioida ja jakaa video- ja monimediaesityksiä, mutta se ei sovellu kokouksiin.
Zoom pikaopas
Zoom tarjoaa viestintäohjelmiston, joka yhdistää videoneuvottelut, online-kokoukset, chatin ja mobiiliyhteistyön. Zoom on saatavana Aalto-yliopiston henkilökunnalle ja opiskelijoille.
Zoom käyttöönotto
Käyttääksesi Zoomia verkkokokousten, etäluentojen ym. järjestämiseen tarvitset sekä 1) Aallon Zoom-lisenssin että 2) Zoomin sovelluksen koneellesi.
- Lisenssin saat näin: siirry osoitteeseen aalto.zoom.us ja kirjaudu sisään Aalto-käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi ja sinulle annetaan Zoom-lisenssi
- Sovelluksen saat asennettua näin (saatavana Windowsille, Macille, Linuxille, ja iOS, Android sekä web-client):
- Aalto-työasemiin sovelluksen saa Software Centerin kautta, sekä Windows-, että Mac-versiot
- Muissa tapauksissa mene osoitteeseen: zoom.us/download
- Käynnistä ladattu tiedosto ZoomInstaller.exe asentaaksesi Zoom
- Opettajille: Zoomin käyttö MyCoursesin kautta (ohje englanniksi): https://wiki.aalto.fi/display/mchelp/Online+video+meeting+with+Zoom
- (Valinnainen) Avaa Zoom ja tarkista asetukset (Settings).
- Lausunto Zoomin tietoturvasta
Zoom käyttö
Jos käytät Zoom sovellusta ensimmäisen kerran:
- Valitse Sign in with SSO
- Your company domain = aalto
Lue alta, kuinka käytät Zoom valkotaulua tapaamisten aikana.
Zoom: valkotaulun käyttö
Kokous, jossa käytetään ääntä, videokuvaa ja chat-toimintoa
Napsauta alla olevia otsikoita nähdäksesi sisällön.
Zoom-kokouksia voidaan käyttää tapaamiseen virtuaalisesti, verkkolähetyksen tuottamiseen, luennon pitämiseen etäyhteydessä sekä moniin muihin tarkoituksiin.
- Avaa Zoom tai siirry osoitteeseen aalto.zoom.us ja kirjaudu sisään.
- Valitse Schedule a meeting tai käytä henkilökohtaista kokoustunnustasi.
- Jos valitsit Schedule a meeting, lisää kokouksen yksityiskohdat ja määritä tarvittaessa asetukset.
- Kutsu osallistujia valitsemalla Kalenteri-vaihtoehdosta jompikumpi
- Outlook (joka luo kokouskutsun Outlookiin Zoom-kokouksen liittymistietoineen. Selaimessa voit ladata .ics-tiedoston, joka avataan Outlookissa).
- Muut kalenterit (jotka antavat sinulle mahdollisuuden joko avata .ics-tiedosto kalenterityökalussa tai kopioida kokouksen tiedot leikepöydälle).
- Kokouslinkki toimii kaikilla, jotka ovat sen vastaanottaneet. Käyttäjät, joilla ei ole lisenssiä, liittyvät kokoukseen nimettöminä.
- Ole ajoissa.
- Testaa asetuksesi (Internet-yhteys, ääni, mahdollisesti videokuvan sekä muun sisällön jakaminen).
- Varmista hiljainen ympäristö ja riittävä akustiikka.
- Tarkista ja varmista esityslista.
- Valmista ja suunnittele kokousroolit (kuka on puheenjohtaja ja johtaa kokousta, kuka on sihteeri ja tekee muistiinpanoja tai kokouspöytäkirjan).
- Sisältö: mitä on jaettava (dioja, näyttö, taulu, kyselyt, jne.).
Kokouksen ollessa käynnissä voit valikkopalkin security-painikkeen kautta rajoittaa osallistujien mahdollisuuksia käyttää ääntä ja kuvaa.
Zoom – Kokouksen järjestäjä/apujärjestäjä voi hallita Security-ikonin kautta kokouksen turvallisuutta ja siten minimoida häiriöt kokouksen aikana.
Lock Meeting/kokouksen lukitseminen: Kokouksen lukitsemisen jälkeen uudet osallistujat eivät voi liittyä kokoukseen.
Enable Waiting Room/Odotushuoneen perustaminen: Odotushuone uusille osallistujille tai nykyisten osallistujien siirtäminen odotushuoneeseen.
Remove Participant/Osallistujien poistaminen: Mahdollistaa osallistujan poistamisen kokouksesta. Osallistuja ei voi liittyä uudestaan kokoukseen, mikäli sitä ei sallita Allow removed participants-kohdasta.
Suspend Participant Activities/Osallistujien hallinta: Kaikkien osallistujien video- ja ääniyhteys sekä ruudun jakaminen estetään. Myös kokous lukitaan niin, että osallistujat eivät voi enää liittyä kokoukseen.
Lisätietoa: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360041848151-In-meeting-security-options
Passcode/Salasana: Kokouksen turvallisuuden lisäämiseksi osallistujilta voidaan vaatia salasanaa: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360033559832-Meeting-and-webinar-passcodes
- Napsauta kokouslinkkiä.
- Mahdollisuus liittyä selaimen kautta (Join from your Browser) saattaa tulla näkyviin automaattisesti. Jos ei, valitse Download & run Zoom.
- Saat näkyviin mahdollisuuden liittyä selaimen kautta (Join from your Browser).
- Kirjaudu Zoom-tilillesi(Sign in to your Zoom account), jos sellaista kehotetaan.
Read more: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/214629443-Zoom-Web-Client
Zoom-etiketti:
Kaksi yleistä sääntöä:
1) Pidäthän äänesi mykistettynä, jos et puhu. Tämä vähentää taustamelua.
- Isäntä (Host) voi mykistää muiden osallistujien mikrofonit.
- Kun mykistys on käytössä, voit painaa välilyöntiä salliaksesi mikrofonisi väliaikaisesti.
2) Käytä kuulokkeita. Tämä auttaa kaiku-ongelmassa.
Isäntä- ja apulaisohjaimet kokouksessa:
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362603-What-Are-the-Host-Controls-
Turvallisuus ja osallistumisen rajoittaminen:
Kokouksen ollessa käynnissä voit valikkopalkin security-painikkeen kautta rajoittaa osallistujien mahdollisuuksia käyttää ääntä ja kuvaa. Co-hosteja nämä asetukset eivät rajoita.
Samasta valikosta löytyy myös asetus odotushuoneen aktivoimiseen ja kokouksen lukitsemiseen, jolloin uusia osallistujia ei enää päästetä sisään.
Lisää tietoa: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360041848151-In-meeting-security-options
Zoomin tukikeskuksessa - support center - on saatavana hyviä ohjeita. Kaikkia siellä mainittuja ominaisuuksia ei ehkä ole saatavilla Aalto Zoom -sovelluksessa. Katso rajoitukset alla.
Aalto Zoom -määritykset:
| Ominaisuus | Määrittely |
|---|---|
| Kokousmahdollisuus | 500 osallistujaa (1000 erillisellä Large Meeting -lisenssillä) |
| Asiakassovellus saatavana | Windows, Mac, Linux; iOS, Android; web client |
| Breakout rooms | Saatavilla (instructions) |
| Dial-in from phone | Saatavilla |
| Kokousten nauhoitukset | Paikallinen äänitys (instructions) ja pilvitallennus Panopto-palveluun (instructions) |
| Zoom-webinaarit | 500 osallistujaa (1000 tai 3000 laajemmalla webinar-lisenssillä). Kysy lisää servicedesk@aalto.fi |
Kokouksen ja webinaarin vertailu: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005474943-Meeting-and-Webinar-Comparison
Zoom: Opasvideot
Liittyviä palveluita
Microsoft Teams kokousopas
Microsoft Teams mahdollistaa tiedostojen jakamisen, etäkokoustamisen ja pikaviestimisen niin tietokoneella kuin mobiililaitteellakin