Venue and invitations

• Make sure that a lecture hall for the defence and a space for preparation before the defence is booked (usually the booking is made for 10:00-16:00, to reserve time for preparations). Ask help from your department or supervising professor.
• In advance, check that the technical details of your presentation work in the hall - if you need help, contact the lobby services of the building. You can also make a service request for IT or AV assistance at [email protected] (several days in advance). 
• Agree in advance with the custos how to proceed if there are any technical problems during the defence. It is recommended to have at hand an appointed person for fetching help, if needed.
• You can invite personal guests to the public defence, such as persons related to the field, pre-examiners, advisors, family etc.
• The School takes care of publishing the public defence announcement at aalto.fi.
• Venue signs: Depending on the building, you can either send an A4-sized notice of the defence (Defence of XX XX, date, place) to the lobby services of the building, who will post it outside the hall where the defence will take place, or send the same information to be placed on the video screens of the building (Ekonominaukio 1).

General arrangements

• Check out your School's defence protocol and dress code, links available in the section Schools' protocols for the public defence and post-doctoral party below
• If you wish to offer refreshments for the audience after the defence as is customary, you need to arrange and pay for it. There are cafeterias in most campus buildings which cater for refreshments.
• It is recommended that you arrange for a person to help out with the practical arrangements at the defence, e.g. sorting our any last-minute practical dilemmas, arranging refreshments and giving out audience etiquette (available for ARTS).
• Take care of the Post-doctoral Party ("Karonkka") arrangements

• Contact IT Services several days in advance to agree on IT support for the remote public examination by writing to [email protected].
• Please note that there should be someone from your own team monitoring Zoom during the defence, in addition to custos and yourself. IT services can help mainly before and at the beginning of the defence. You can ask e.g. a student colleague to help.
• Familiarize yourself with Zoom instructions for remote defences and Zoom Quick Guide (Aalto IT Services).
• Submit a Zoom link for your defence to the Doctoral Programme at the latest 15 days prior the public defence.
• Custos is responsible for instructing the participants during the public examination. Custos should inform the participants to keep their microphones on mute and their webcams closed unless they have something to say at the time allocated for comments.

The doctoral student is responsible for arranging and paying for any refreshments they might wish to offer to the audience after the defence. Catering can be ordered from the student restaurant of the building in question.

The department covers the opponent fee and their travelling and accomodation costs, if relevant.

The costs of the Karokka party are the responsibility of the doctoral student.

Principles (updated 10.3.2022)

The restrictions on the number of event participants are lifted as of 14 February 2022. However, when events are organised, taking account of health security still remains important.

Visitors may once again be received on campus when following the safety instructions. 

Interactive online live stream (such as Zoom) from a defence held at the campus is not required anymore. However, it is still possible to arrange the whole public defence via Zoom or similar tools, together with or instead of a defence held at the campus.

To ensure health security, general hygiene requirements will stay in force. In other words, we will take care of good hand hygiene, maintain distances and do not come to campus if ill. Event organisers are responsible for the health security of the event. A separate security and hygiene plan is not required anymore.

You can use a face mask at your own discretion. It is still recommended to use a mask particularly in crowded public indoor spaces, and especially if you have not been fully vaccinated. Of course, you can wear a mask if this feels good to you.

You need to keep up to date with the guidelines as they are updated and adhere to them. 

In the case the Covid-19 situation takes a turn for the worse and the authorities issue more restrictive guidelines, it is possible that Aalto University also has to adopt stricter instructions.

Before a remote public examination of a doctoral thesis

Please ensure well in advance that the space has the appropriate equipment.

Contact IT Services several days in advance to agree on IT support for the remote public examination by writing to [email protected]. 

Please take the time difference into consideration. If you need to start the event later or the remote connections do not work, making it necessary to postpone the public examination, inform the planning officer/coordinator of your doctoral programme.

The public display of the doctoral thesis will be arranged as an online display according to the updated degree regulations on doctoral education. This means that the summary and unpublished articles have to be displayed online for ten days. This PDF document containing the previously unpublished texts has to be accessible to users who have an Aalto username. In addition, the file must be made available for third parties upon request in accordance with the Act on the Openness of Government Activities (621/1999). The address for such requests is [email protected]. The event information on aalto.fi has to include a link to the online display and in case of online public examination the link to Zoom or Teams via which the public can participate the event. The public online display is not the same thing as archiving the doctoral thesis in the Aaltodoc publication archive. 

The person organising the public examination of the doctoral thesis (the doctoral student or the department personnel as per the custom of the school) emails the programme of the public examination to the doctoral student, the opponent and the custos in advance to ensure the smooth running of the public examination.

The dress code should follow Aalto’s usual instructions, taking account of the formality and importance of the event. If necessary, the doctoral student will decide on the dress code.

In the case the travel arrangements for the opponent need to be cancelled, please directly contact Travel Services ([email protected]).

Online public examination

If the defence is held only online, an interactive online platform, such as Zoom or Teams, is to be used so that the event qualifies as a public event. As the Panopto software does not allow such interaction, it may not be used.

Further instructions on Zoom: https://www.aalto.fi/en/services/zoom-quick-guide

If you want to record the event, please remember to get permission from the opponent and the custos.

The doctoral student and the custos must be seated at a sufficient distance (2m) from each other. Hygiene has to be ensured. Test the conference phone in advance to ensure optimum sound quality. Do not come to the campus if you are ill.

Periaatteet (päivitetty 10.3.2022)

Tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujamäärien rajoitukset poistuvat 14.2.2022 alkaen.Tapahtumissa on edelleen tärkeää kiinnittää huomiota terveysturvallisiin järjestelyihin.

Vieraita on jälleen mahdollista ottaa vastaan kampuksella turvaohjeita noudattaen. 

Kampuksella järjestettävää väitöstilaisuutta ei enää vaadita jakamaan vuorovaikutteisesti verkossa (esim. Zoom). On kuitenkin mahdollista järjestää koko julkinen väitös vuorovaikutteisesti verkossa (esim. Zoom-alustalla) joko kampuksella järjestettävän tilaisuuden rinnalla tai sen asemesta.

Terveysturvallisuuden varmistamiseksi noudatamme edelleen yleisiä hygieniavaatimuksia, eli huolehdimme käsihygieniasta ja riittävistä etäisyyksistä emmekä tule kampukselle sairaina. Tilaisuuden tai tapahtuman järjestäjä on vastuussa tilaisuuden terveysturvallisuudesta. Tilaisuuksia ja tapahtumia varten ei tarvitse enää tehdä erillistä turvallisuus- ja hygieniasuunnitelmaa.

Kasvomaskia voi käyttää oman harkinnan mukaan. Maskin käyttö kannattaa edelleenkin ruuhkaisissa julkisissa sisätiloissa etenkin, jos sinulla ei ole täyttä rokotesuojaa. Maskia voi tietenkin aina pitää, mikäli tämä tuntuu itsestä luontevalta.

On siis seurattava ohjeiden muuttumista ja toimittava niiden mukaan. 

Jos koronatilanne pahenee jälleen ja viranomaiset kiristävät ohjeistuksiaan, on mahdollista, että joudumme palaamaan vielä tiukempiin ohjeistuksiin.

Toiminta ennen etäväitöstä

Tila ja sen varustus on tarkistettava hyvissä ajoin etukäteen.

IT-tuki väitöstilaisuuksille on sovittava hyvissä ajoin (päiviä) etukäteen: [email protected].

Huomioi mahdollinen aikaero etäyhteyden suunnittelussa. Mikäli väitöstilaisuuden kellonaikaa joudutaan siirtämään tai syystä tai toisesta väitöstilaisuus ei onnistu etäyhteyden kautta ja siksi jo sovittua väitöstilaisuutta joudutaan siirtämään, tulee olla yhteydessä oman tohtoriohjelman suunnittelijaan/koordinaattoriin. 

Väitöstilaisuutta edeltävä riiputus toteutetaan päivitetyn tohtorintutkintosäännön mukaan verkkoriiputuksena. Verkkoriiputus tarkoittaa väitöskirjan yhteenveto-osan lisäksi myös julkaisemattomien artikkelien riiputtamista 10 päivän ajan. Tämä pdf-dokumentti, jossa on mukana aikaisemmin julkaisemattomatkin tekstit, on saatavissa Aallon sisällä aalto-tunnuksilla ja ulkopuolisille julkisuuslain sääntöjen mukaan pyydettäessä sähköpostitse [email protected] Tapahtumatiedotteisiin lisätään linkki verkkoriiputukseen ja tarvittaessa Zoom- tai Teams-linkki, jonka kautta yleisö pääsee osallistumaan väitöstilaisuuteen. Verkkoriiputus on eri asia kuin aaltodoc:iin arkistoiminen.

Tilaisuuden järjestäjä (väittelijä/ laitoksen edustaja eri korkeakoulujen käytänteiden mukaan) toimittaa etukäteen väitöstilaisuuden ohjelman sähköpostitse väittelijälle, vastaväittäjälle ja kustokselle, jotta tilaisuus etenee jouhevasti.

Pukeutuminen ohjeistetaan edelleen Aallon ohjeiden mukaan tilaisuuden merkittävä luonne huomioiden, tarvittaessa väittelijän valinnan mukaan. 

Mikäli vastaväittäjälle jo varattuja matkoja joudutaan perumaan, olettehan yhteydessä ensisijaisesti matkapalveluihin ([email protected])

Toiminta etäväitöksen aikaan

Etänä järjestettävässä väitöstilaisuudessa on edelleen käytettävä vuorovaikutteista alustaa (esimerkiksi Zoom tai Teams), jotta tilaisuus täyttää julkisuusvaatimuksen. Panopto ei mahdollista vuorovaikutuksellisuutta eikä siksi ole käytettävissä.

Zoom-ohjeita: https://www.aalto.fi/en/services/zoom-quick-guide. Jos haluat tallentaa tilaisuuden, muista hankkia lupa vastaväittäjältä ja kustokselta.

Väittelijä, kustos ja mahdolliset vieraat istuvat riittävällä etäisyydellä toisistaan (2 metriä). Hygieniasta on huolehdittava. Konferenssipuhelimen kuuluvuus tulee tarkistaa etukäteen. Kampukselle ei saa tulla sairaana.

Riktlinjer (uppdaterad 10.3.2022)

Begränsningarna gällande antalet deltagare i evenemang och tillställningar upphör att gälla från och med 14.2.2022. Vid evenemang är det fortsättningsvis viktigt att beakta hälsosäkerheten.

Det är nu tillåtet att ta emot gäster på campus med säkerhetsanvisningarna i beaktande. 

Disputationer som ordnas på campus behöver inte längre delas interaktivt på nätet (till exempel via Zoom). Det är dock möjligt att ordna hela den offentliga disputationen interaktivt på nätet (till exempel via Zoom), antingen parallellt med tillställningen på campus eller i stället för den.

För att trygga hälsosäkerheten följer vi fortsättningsvis allmänna hygienkrav, vi är alltså noga med handhygienen, håller tillräckliga avstånd och kommer inte sjuka till campus. Vid tillställningar och evenemang är arrangören ansvarig för hälsosäkerheten. Evenemang och tillställningar kräver inte längre en separat säkerhets- och hygienplan.

Du kan använda munskydd efter eget omdöme. Användning av munskydd rekommenderas fortfarande i offentliga inomhusmiljöer där det kan uppstå trängsel, i synnerhet om du inte är fullvaccinerad. Du kan givetvis alltid bära munskydd om det känns bra för dig.

Håll dig uppdaterad om anvisningarna och följ dem. 

Om coronaläget försämras och myndigheterna inför strängare begränsningar är det möjligt att vi måste återgå till strängare restriktioner.

Att göra innan disputationen på distans

Kontrollera lokalen och tillhörande utrustning i god tid på förhand. 

Kom överens om IT-stöd för disputationen i god tid (flera dagar i förväg): [email protected].

Beakta eventuella olika tidszoner när du planerar distansgenomförandet. Ta kontakt med ditt eget doktorandprograms planerare/koordinator om disputationen av någon orsak måste flyttas eller om det av någon orsak inte går att hålla den på distans, vilket i sin tur leder till att en redan fastslagen disputation måste flyttas. 

Spikningen som sker innan själva disputationen genomförs elektroniskt enligt den uppdaterande examensstadga för doktorandutbildningen . E-spikningen innebär att avhandlingens sammandrag och även opublicerade artiklar spikas upp för en period på 10 dagar. Detta pdf-dokument som även inkluderar tidigare opublicerade texter är tillgängligt inom Aalto med Aaltos inloggningsuppgifter och utanför Aalto per e-post på begäran, i enlighet med offentlighetslagen [email protected]. Evenemangsinformationen ska inkludera en länk till e-spikningen och till Zoom eller Teams för att publiken ska kunna delta i disputationen. E-spikning är inte samma sak som arkivering i aaltodoc.

Tillställningens arrangör (disputand/representant för institutionen, enligt högskolans praxis) skickar på förhand disputationens program till disputanden, opponenten och kustosen per e-post, så att allt ska löpa smidigt.

Klädkoden är den samma som under normala förhållanden och följer Aaltos anvisningar, vikten av tillställningen och vid behov disputandens val ska beaktas. 

Ta i första hand kontakt med resetjänsterna ifall opponentens redan reserverade resor måste ställas in ([email protected])

Under disputationen på distans

En plattform som möjliggör interaktion måste användas för disputationen på distans (till exempel Zoom eller Teams) så att disputationen uppfyller kraven på offentlighet. Panopto är därför inte ett alternativ.

Anvisningar för Zoom: https://www.aalto.fi/en/services/zoom-quick-guide. Kom ihåg att be om lov av opponenten och kustosen om du vill spela in tillställningen.

Disputanden, kustosen och eventuella gäster ska hålla tillräckliga avstånd (2m). Beakta hygienen. Kontrollera konferenstelefonens hörbarhet på förhand. Kom inte sjuk till campus.