Vicerektorns beslut 3.11.2015, gäller fr.o.m. 15.11.2015.

1 Principer för ansvarsfullt uppförande

Aalto-universitetets kommitté för akademiska ärenden (AAK) godkände 19.5.2015 principerna för ansvarsfullt uppförande (Uppförandekod) i universitetsmiljön. [På beslut av kommittén för akademiska ärenden har Regler för ansvarsfullt uppförande – de studerandes rättigheter och skyldigheter ersatt Principer för ansvarsfullt uppförande i universitetsmiljön från och med 1.8.2020. Dessa anvisningar har förblivit i kraft tills vidare.]Rektor eller den rektor förordnat ger vid behov närmare anvisningar om hur ansvarstagande verksamhetssätt ska tillämpas och om förfaringssätten vid lösningen av konfliktsituationer och behandlingen av förseelser mot ordningen vid universitetet.

I den här anvisningen behandlas utredningen av och sätten att lösa störningssituationer och osakligt bemötande samt konfliktsituationer med anknytning till studier och studerande. I anvisningen betonas säkerheten, sakligheten vid handläggningen och förebyggandet av störningar.

2 Studeranden upplever osakligt bemötande

2.1 Osakligt bemötande under studierna

Om en studerande upplever osakligt bemötande eller andra konflikter som stör studierna på en kurs (t.ex. problem under grupparbete), kan studeranden genast meddela den som trakasserar eller stör att hen inte godkänner dennes handlande och be hen sluta med det. Det kan vara frågan om att trakasseraren/störaren inte själv förstår att det sätt hen uppför sig på är sårande. Om det osakliga bemötandet eller konflikterna fortsätter, kan studeranden i första hand ta kontakt med ansvarsläraren för kursen för att lösa situationen. Kursens ansvarslärare kan vid behov be om hjälp av en utredare. Utredare är chefen för studieärenden eller en annan person, i vars fastställda uppgifter ingår att reda ut sådant som gäller osakligt uppförande/bemötande från studerandenas sida eller osakligt uppförande/bemötande gentemot studeranden.

Det lönar sig för studeranden att anteckna vad som hände, när det hände och vem som var närvarande i situationen i fråga. Det lönar sig även att spara eventuella e-postmeddelanden och andra meddelanden. Dokumenteringen gör det möjligt att reda ut saken.

Om en studerande i universitetets verksamhet upplever osakligt bemötande från lärarens, någon annan anställds eller någon annan studerandes sida, problem med studiearrangemangen eller andra missförhållanden som inverkar på hens rättskydd i egenskap av studerande, kan hen ta kontakt med utredaren vid sin högskola (i allmänhet chefen för studieärenden). Om det är frågan om en misstanke om osakligt bemötande eller störande eller trakasserier som gäller en lärare eller någon annan som hör till personalen, informerar utredaren personalchefen och kommer överens med HR om utredningen av saken (Verksamhetsmodellen för bestående arbetshälsa (PysTy, på finska), aalto.fi, inloggning krävs).

Utredaren hör i den utsträckning det behövs parterna och informerar dem om hur ärendet framskrider och om slutresultatet av utredningen. Utredaren kan ordna möten mellan parterna. Till stöd för utredningen finns vid behov tillgång till bl.a. studiepsykolog, företrädare för studenthälsovården SHVS, jurist, sakkunniga i välbefinnande och universitetspräst.

Universitetets anställda har tystnadsplikt om sådant som ska hållas hemligt i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Personuppgifter ska behandlas omsorgsfullt. Information om ärendet ges endast dem till vars uppgifter handläggningen av ärendet hör eller som eventuellt kan ha något klarläggande att tillägga i ärendet. Studerandenas integritet skyddas så att deras identitet inte avslöjas i onödan. Den som tagit kontakt kan förutsättas avslöja sin identitet för dem som deltar i handläggningen av ärendet. För att garantera rättsskyddet för de övriga personerna och för att reda ut ärendet kan det krävas att den som anmält osakligt beteende får sin identitet avslöjad för den person som nämns i anmälan. Om studeranden som tagit kontakt ber att hens identitet inte avslöjas för någon viss person, ska studeranden informeras ifall utredningen av ärendet kräver att studerandens identitet ändå avslöjas för personen i fråga. Anonyma kontakttaganden kan eventuellt inte handläggas.

Utredaren ska spara korrespondensen i anslutning till ärendet och det övriga dokumentationsmaterialet tills ärendet enligt utredarens åsikt är utrett. Om det inte uppkommer dokument som ska arkiveras i samband med ärendet, ska utredaren, efter att utredningen blivit klar, spara information i anslutning till ärendet i den utsträckning det är nödvändigt med hänsyn till skötseln av hens uppgifter och en eventuellt fortsatt handläggning.

2.2 Eventuella följder av en utredning

I första hand ges en uppmaning att rätta till de brister som observerats. Om en lärare eller någon annan anställd anses ha gjort sig skyldig till osakligt bemötande eller trakasserier beslutar högskolans dekanus och, för de gemensamma tjänsternas vidkommande, HR-direktören om de arbetsrättsliga åtgärderna. Om en studerande anses vara skyldig till osakligt uppförande, t.ex. störande av undervisningen, våldsamt eller hotfullt uppträdande eller annan förseelse mot ordningen vid universitetet, kan studeranden ges ett disciplinärt straff i enlighet med universitetslagen (se nedan).

3 Studeranden misstänks för osakligt uppförande

3.1 Anvisningar till läraren i fall en studerande beter sig störande eller hotfullt i en undervisningssituation

I en situation då en lärare bedömer att ett omedelbart hot riktas mot någons liv eller hälsa ska anvisningen för nödsituationer följas i stället för dessa anvisningar för krissituationer (på finska och engelska, aalto.fi, inloggning krävs).

3.1.1 Anvisning för situationer där du råkar ut för en hotfull person

Om du konfronteras med en hotfull person ska du

• Lämna plats för den hotfulle och låt hen behålla sitt revir
• Tala klart och tydligt, kort och s.a.s. instämmande
• Hålla händerna synliga
• Inte vända ryggen till
• Undvika plötsliga rörelser
• Hålla dig lugn
• Undvika att stirra
• Inte underskatta den som hotar eller ta för lätt på situationen
• Hellre vara flexibel än skarp och brysk
• Inte rätta till villfarelserna hos en berusad person eller en person som annars beter sig oredigt
• Vinna tid så att andra hinner kommer till platsen
• Försöka anmäla/larma så att den som hotar inte märker det
• Vid behov ringa det allmänna nödnumret 112

När situationen inte innebär ett omedelbart hot ska nedan stående anvisning följas i relevant utsträckning.

• Läraren ska be personen/personerna sluta med sitt störande uppförande och ber vid behov personen avlägsna sig från platsen.
• Läraren ska anmäla det skedda till fastighetens vaktmästartjänst eller ringa servicenumret till AaltoAPUA 050 46 46 462. Läraren har inte rätt att fysiskt försöka avlägsna personen från platsen.

Efteråt ska följande göras.

• Läraren antecknar de åtgärder som har vidtagits och lämnar dem till utredaren. Om läraren inte är kursansvarig lärare ska hen utan dröjsmål ta kontakt med den kursansvariga läraren. Kursansvariga läraren ansvarar för att informationen om störningen och åtgärderna omedelbart förs högskolans utredare (vanligen chefen för studieärenden vid högskolan) till kännedom, oberoende av om man fått bekräftelse på identiteten eller studerandestatusen på den person som förorsakat störningen. Utredaren klarlägger hur allvarlig situationen var och de åtgärder som står till förfogande och gör en avvikelseanmälan om säkerhetsiakttagelsen. Enhetlig avvikelserapportering har tagits i bruk vid Aalto-universitetet, inklusive ett system som stöder rapporteringen. Avsikten är att så effektivt som möjligt på förhand förhindra allvarliga olycksfall och skador.  Genom avvikelserapporteringen registreras händelser och incidenter som avviker från det vanliga och som inverkar på säkerheten vid universitetet. Genom rapporteringen behandlas och statistikförs händelserna systematiskt.
• Utredaren för vid behov ärendet vidare för beslut av dekanus eller rektor samt registrerar de vidtagna åtgärderna. Särskild uppmärksamhet ska fästas vid att känsligt material som eventuellt samlas i samband med en utredning handläggs konfidentiellt och hålls hemligt.

Om personen som uppför sig osakligt är studerande vid universitetet kan sådana disciplinära åtgärder som nämns universitetslagen vidtas gällande hen. Beslut om övriga eventuella åtgärder fattas från fall till fall. Om den som förorsakat störningen är utomstående fattas beslut om vem som har ansvaret för att åtgärda ärendet och om eventuella fortsatta åtgärder från fall till fall beroende på situationen.

3.2 Anvisningar till personalen om en studerande uppför sig osakligt i universitetssamfundet på annat sätt än att störa undervisningen

I en situation där du bedömer att ett omedelbart hot kan riktas mot en persons liv eller hälsa, ska du i stället för dessa regler följa anvisningen som getts för nödsituationer (aalto.fi, inloggning krävs). 

Om situationen inte innebär ett omedelbart hot ska nedan stående anvisning följas i relevant utsträckning.

• En person som ingår i universitetets personal eller en studerande kan till högskolans utredare anmäla om hen observerar att en annan studerande eller en person hen antar att är studerande uppför sig osakligt i universitetsmiljön.
• Utredaren klarlägger hur allvarlig situationen var och de åtgärder som står till förfogande och gör en avvikelseanmälan(på finska och engelska, aalto.fi, inloggning krävs) om säkerhetsiakttagelsen. Utredaren för vid behov ärendet vidare för beslut av dekanus eller rektor samt registrerar de vidtagna åtgärderna. Särskild uppmärksamhet ska fästas vid att känsliga uppgifter, som eventuellt samlas i samband med utredningen, handläggs konfidentiellt och hålls hemliga. 

Om personen som uppför sig osakligt är studerande vid universitetet kan sådana disciplinära åtgärder som nämns universitetslagen vidtas gällande hen. Beslut om eventuella andra åtgärder fattas från fall till beroende på hur allvarlig situation det är frågan om. Om den som förorsakat störningen är utomstående fattas beslut om vem som har ansvaret för att åtgärda ärendet och om eventuella fortsatta åtgärder från fall till fall, beroende på situationen.

3.3 Disciplinärt förfarande – studerande som uppfört sig osakligt

3.3.1 Indragning av studierätten för studerande som stört undervisningen

Oberoende av om studeranden har ombetts avlägsna sig från platsen i en undervisningssituation, kan studerandens rätt att delta i undervisningen dras in för högst tre (3) arbetsdagar, om det föreligger risk för att säkerheten för en annan studerande eller annan person, som arbetar vid universitetet eller något annat undervisningsutrymme, kommer att lida av studerandens våldsamma eller hotfulla beteende, eller om undervisningen eller verksamhet som anknyter till undervisningen, kommer oskäligt att försvåras på grund av studerandens störande uppförande.

• Kursansvariga läraren kan dra in studerandens rätt att delta i undervisningen på ifrågavarande kurs på grund av störande eller hotfullt beteende för högst tre (3) arbetsdagar.
• Alternativt kan högskolans dekanus, eller en person som hen förordnat, vid behov dra in studerandens rätt att delta i undervisningen i hela högskolan för högst tre (3) arbetsdagar.
• Alternativt kan rektor vid behov dra in studerandens rätt att delta i undervisningen vid universitetet för högst tre (3) arbetsdagar.

Rätten att delta i undervisningen kan längre inte dras in när faran är över. Oberoende av indragning av rätten att delta kan andra disciplinära åtgärder riktas mot studeranden.

3.3.2 Förfarande vid indragning av rätten att delta

• Kursansvariga läraren bör utan dröjsmål till utredaren anmäla behovet av att dra in rätten att delta.
• Utredaren klarlägger hur allvarlig situationen är och åtgärderna som står till förfogande och för vid behov ärendet vidare för beslut av dekanus eller rektor samt registrerar de vidtagna åtgärderna.
• I synnerligen brådskande fall kan kursansvariga läraren dra in en studerandes rätt att delta i undervisningen för högst tre (3) dagar utan bistånd av utredaren. Då ansvarar kursansvariga läraren själv för att åtgärden registreras och rapporterar utan dröjsmål om de åtgärder hen vidtagit till utredaren.

3.3.3 Varning och avstängning för viss tid

Rektor besluter om givande av en varning till studeranden och styrelsen om avstängning på viss tid på det sätt som anges i universitetslagen. De anvisningar som har getts om handläggningen av fusk ska följas i relevant utsträckning. Ett disciplinärt ärende, dvs. en varning eller ett förvaltningsärende som gäller avstängning på viss tid, kan inledas endast på initiativ av universitetet (dekanus eller rektor). Ingen annan än den misstänkte, dvs. inte heller den person som blivit föremål för osakligt bemötande, är egentlig sakägare i ett disciplinärt ärende och hen kan t.ex. inte överklaga ett disciplinärt beslut.

4 Övriga eventuella åtgärder – Medling

Aalto-universitetets medlingsförfarande i arbetsgemenskapen har utvidgats till att även gälla medling i konflikter mellan 1) personal och studerande och 2) konflikter mellan studerande, när de har anknytning till studierna eller till tjänster som stöder studierna. Medlingen sträcker sig inte till konflikter som faller inom ramen för studerandenas fritid.

Vid medlingen ska Aalto-universitetets utbildade interna medlare användas. En företrädare för AUS eller SHVS (studenthälsovården) eller universitetsprästen kan delta som stödperson.

4.1 Bakgrund till medlingen

• Medling är en frivillig metod för konflikthantering, där ett opartiskt medlarpar, som kommer utifrån, hjälper parterna i tvisten att genom medlingsförfarandet finna en lösning som tillfredsställer alla.
• Målet för medlingen är att parterna i konflikten själva löser konflikten och gör upp en överenskommelse samt tar ansvar för att följa överenskommelsen.
• Principerna för medlingen inkluderar frivillighet, öppenhet, förtroende, människocentrering, opartiskhet samt återställande av parternas värdighet och ställning samt ömsesidiga respekt.

4.2 En konflikt mellan anställda och studerande

• Parterna i konflikten (studeranden/läraren) kan ta kontakt till medlingen i konfliktsituationer inom arbetsgemenskapen ([email protected]) med AUS kontaktperson i trakasserisituationer, chefen för studieärenden eller HR-chefen.
• Chefen för studieärenden och/eller HR-chefen bedömer situationen, och om de konstaterar att medlingsförfarandet passar för situationen, sätter i gång medlingen.
• Medlingen är inte ett alternativ till ett disciplinärt förfarande och medling är inte möjlig ifall det föreligger misstanke om sexuella trakasserier eller våld eller hot om våld.
• Det är inte absolut nödvändigt att ingå en överenskommelse vid avslutandet av medlingen, men medlarparet ska skriva ett memo över huvudpunkterna. Vid behov kan man komma överens om ett uppföljande möte.
• Medling gör ett normalt agerande i universitetssamfundet möjligt och lättare för parterna framöver samt främjar lärandet i anslutning till växelverkan/samarbets-/arbetslivssituationer och minskar den mentala belastningen.

4.3 Konflikter mellan studerande

• Den som tar kontakt kan vara t.ex. en studerande, chefen för studieärenden, från en adress [email protected], från AUS kontaktperson för trakasserisituationer eller en företrädare för studenthälsovården.
• Om konflikten ansluter sig till studerandegemenskapen, fritidsverksamhet, t.ex. verksamheten inom gillena, ska du ta kontakt med AUS trakasserikontaktperson.
• Om det finns en koppling till studierna, är läraren eller chefen för studieärenden den i första hand ansvariga instansen/den som tar kontakt, eventuellt ska ledaren för utbildningsprogrammet informeras.
• Chefen för studieärenden bedömer situationen och kan inleda medling. Medling kan sättas i gång även på initiativ av studerandena.
• Medling är inte ett alternativ för disciplinärt förfarande och är inte möjlig om det föreligger misstanke om sexuella trakasserier eller våld eller hot om sådant.
• Det är inte absolut nödvändigt att ingå en överenskommelse vid avslutandet av medlingen, men medlarparet ska skriva ett memo över huvudpunkterna. Vid behov kan man komma överens om ett uppföljande möte.
• Medling gör ett normalt agerande i universitetssamfundet möjligt och lättare för parterna framöver samt främjar lärandet i anslutning till växelverkan/samarbets-/arbetslivssituationer och minskar den mentala belastningen.

Aalto-universitetets medlingsprocess för studerande och undervisningspersonal(på finska, aalto.fi, inloggning krävs)

5 Hänvisning att söka hjälp  

Det kan i samband med misstanke om en störningssituation eller om osakligt uppförande komma fram att någon av parterna bör anvisas att söka hjälp från hälsovårdstjänsterna för att säkerställa sin egen hälsa och säkerhet. Om det gäller en studerande som har tillgång till universitetets studenthälsovård ska högskolans chef för studieärenden vid behov ordna en vårdhänvisningsförhandling. Om studeranden inte går med på att komma till vårdhänvisningsförhandlingen, ska chefen för studieärenden ge hen kontaktuppgifterna till studenthälsovården för att hen ska söka sig till vård på eget initiativ.

Inför vårdhänvisningsförhandlingen samlas nödvändig bakgrundsinformation in och till deltagarna skickas en skriftlig kallelse som innehåller uppgifter om deltagarna och målet för förhandlingen.

Deltagarna i vårdhänvisningsförhandlingen är 1) studeranden, 2) en företrädare för studenthälsovården 3) en eller flera företrädare för högskolan och 4) vid behov en stödperson för studeranden.  Ordförande för förhandlingen är en företrädare för studenthälsovården. Det rekommenderas att studeranden själv tar kontakt med studenthälsovården för en kartläggning av situationen samt för planering av vården redan före förhandlingen för att påskynda vårdhänvisningen. Innehållet i besöket eller besöken är konfidentiella.

Studenthälsovården kartlägger de vårdformer som kunde passa studeranden. I förhandlingen om vårdhänvisning ingår att en vårdförbindelse görs upp om studeranden har ett rusmedelsproblem.

6 Hantering av brottsmisstanke

• Läraren, studeranden eller en annan person som misstänker att hen har blivit föremål för ett brott kan göra en begäran om utredning eller en brottsanmälan till polisen.
• Universitetet överväger separat om en begäran om utredning eller en brottsanmälan till polisen eller en anmälan om skadeersättning ska göras vid misstanke om att ett brott eller skadegörelse som riktas mot universitetet har skett.
• Universitetet kan inte självt avgöra om det är frågan om ett brott och inte heller bestämma en skadeersättning till den part som lidit av ett eventuellt brott.
• Universitetet kan även starta administrativa utrednings- och disciplinära åtgärder oberoende av om en begäran om utredning eller en brottsanmälan har gjorts om samma ärende genom universitetet eller någon annan.