Före utbytet ska du lämna in följande dokument:

1. Den elektroniska ansökan om stipendium i Study Abroad-portalen. Ansökan öppnas i portalen i maj/november. Studerande som får en utbytesplats informeras när stipendieansökan har öppnats. Du kan fylla i ansökan om stipendium när du har fått antagningsbeskedet från utbytesuniversitetet.

   Bifoga det officiella antagningsbeskedet från utbytesuniversitetet (t.ex. e-postmeddelande) till ansökan.

   Studerande som åker på utbyte inom Erasmus+ ska också bifoga

   • ett undertecknat stipendieavtal för Erasmus+ 
   • en studieplan gjord på ARTS:s eller utbytesuniversitetets Erasmus+ Learning Agreement-blankett. Om din studieplan vid utbytesuniversitetet inte ännu är fastställd ska du fylla i stipendieblanketten och lämna in Learning Agreement-blanketten senare per e-post.
2. En uppdaterad Learning Agreement (studieplan) för Erasmus+ eller bilateralt utbyte för godkännande och underskrift av din akademiska handledare om det har blivit ändringar i din ursprungliga Learning Agreement.
   • Om studieplanen klarnar först i början av utbytet lämnar du in den för godkännande då.
   • Om kursändringarna inte har godkänts skriftligt finns det ingen garanti för att de studier du har genomfört under utbytet kan räknas till godo i din examen vid ARTS.
   • På sidan Anvisningar för ansökan kan du kontrollera vilka studier du kan genomföra under utbytet och vad du ska ta i beaktande när du gör din studieplan.
   • Kontrollera att du genomför den mängd studiepoäng som krävs under utbytet (från och med höstterminen 2022 gäller 30 sp/termin på kandidatnivå, minst 24 sp/termin på magisternivå, och på doktorandnivå fastställs antalet sp i samråd med handledaren).

Studerande som åker på utbyte inom Erasmus+ ska därtill lämna in följande:

1. Erasmus+ Learning Agreement (studieplan, se ovan) för godkännande och underskrift av din akademiska handledare om det har blivit ändringar i din ursprungliga Learning Agreement.  
   • Av studieplanen ska framgå vilka kurser vid ARTS som ersätts med kurser som genomförs under utbytet.
   • Om din studieplan vid utbytesuniversitetet inte ännu är fastställd ska du lämna in blanketten senare per e-post till ARTS.
   • Obs! Erasmus+ Learning Agreement kan inte ersättas med en annan blankett.
2. OLS-språktestet 
   • Gör OLS-språktestet ("Placement test") på plattformen EU Academy på det språk som är det huvudsakliga språket för utbytet. 
     • Du får anvisningar för testet via e-post av utbyteskoordinatorn vid din högskola.
     • Det tar 10–45 minuter att göra testet beroende på nivån på dina språkkunskaper.
     • Språktestet är obligatoriskt för alla som åker på utbyte inom Erasmus+ om den fysiska vistelsen varar i minst 14 dagar, men resultatet av testet förmedlas inte vidare till utbytesuniversitetet och påverkar inte heller genomförandet av utbytet på något sätt.
     • När du har gjort språktestet kan du om du vill använda dig av EU Academys språkundervisningsmaterial under hela din utbytesperiod och om du så önskar göra språktest på andra språk än språket för ditt utbyte.

Läs också Europeiska kommissionens dokument om dina rättigheter och ansvar som studerande inom Erasmus+.

Observera:

Som studerande förbinder du dig till att följa kraven som gäller utbytesstudiernas omfattning. Du är skyldig att ta reda på utbytesuniversitets kursförpliktelser (t.ex. närvaroplikt) genast när terminen börjar. Om du inte lyckas genomföra studierna enligt planen trots att du försöker (till exempel om du inte klarar en kurs) eller på grund av orsaker som du inte kan påverka (till exempel om en kurs inhiberas) ska du på begäran kunna uppvisa skriftlig dokumentation, såsom ett meddelande från läraren eller administrativ personal.

Om du försummar att få dina utbytesstudier godkända eller om en kursprestation förblir bristfällig kan det påverka dina möjligheter att beviljas den andra stipendieraten och i visa fall leda till att du måste betala tillbaka stipendiepengar som du redan fått.

Längst ner på sidan hittar du en guide med omfattande information för studerande som ska åka på utbyte (på finska, uppdaterad 4/2022).

Erasmus+

Erasmus+ är Europeiska unionens utbytesprogram som finansierar högskolestuderandes studier vid andra europeiska högskolor. Före utbytet ska du ska du skaffa följande dokument som krävs av den som åker på utbyte inom Erasmus+:

1. Learning Agreement / studieplan 
   • Gör din studieplan före utbytet (Erasmus+ Learning Agreement). Ange de kurser du planerar genomföra vid utbytesuniversitetet (inklusive kod, nivå och omfattning).
   • Lämna in studieplanen till den internationella studerandeservicen, som kontrollerar den.
   • Du får en skannad kopia på den godkända studieplanen (= studieavtalet) per e-post.
   • Be om en underskrift av dokumentet av en koordinator vid utbytesuniversitetet.
   • Om det sker ändringar i den godkända studieplanen antingen i samband med val av kurser eller under terminens gång ska du meddela om dem utan dröjsmål per e-post till adressen [email protected].
   • Innan du återvänder till Finland ska du uppdatera ändringarna på den tredje sidan i studieavtalet (Changes to Learning Agreement) och be koordinatorn för internationella ärenden vid utbytesuniversitetet skriva under både den ursprungliga planen (Learning Agreement) och ändringarna.
   • Obs! Det slutliga Learning Agreement-dokumentet ska vara undertecknat av alla tre parter: 1 ) den studerande 2) hemuniversitetet och 3) utbytesuniversitetet.
2. Undertecknat Erasmus+-stipendieavtal (detta får du per e-post av planeraren för utbytet).
3. OLS-språktestet ("Placement test"). Gör testet på plattformen EU Academy på det språk som är det huvudsakliga språket för utbytet.
   • Du får anvisningar för testet via e-post av utbyteskoordinatorn vid din högskola.
   • Det tar 10–45 minuter att göra testet beroende på nivån på dina språkkunskaper.
   • Språktestet är obligatoriskt för alla som åker på utbyte inom Erasmus+ om den fysiska vistelsen varar i minst 14 dagar, men resultatet av testet förmedlas inte vidare till utbytesuniversitetet och påverkar inte heller genomförandet av utbytet på något sätt.
   • När du har gjort språktestet kan du om du vill använda dig av EU Academys språkundervisningsmaterial under hela din utbytesperiod och om du så önskar göra språktest på andra språk än språket för ditt utbyte.

Läs också Europeiska kommissionens dokument om dina rättigheter och ansvar som studerande inom Erasmus+.

Studerande som åker på bilateralt utbyte (utbyte som inte hör till Erasmus+)

1. Elektronisk studieplan.
   • Du får en länk från den internationella studerandeservicen före utbytet.
   • Ange de kurser du planerar genomföra under utbytet på blanketten.
   • Planen kontrolleras av den internationella studerandeservicen, varefter du får information om att den godkänts eller en eventuell begäran om tilläggsuppgifter per e-post.
   • Om/när det sker ändringar i den godkända studieplanen under utbytets gång ska du få dem godkända genom att skicka e-post till adressen [email protected].  

Som studerande förbinder du dig till att följa kraven som gäller utbytesstudiernas omfattning. Du är skyldig att ta reda på utbytesuniversitets kursförpliktelser (t.ex. närvaroplikt) genast när terminen börjar. Om du inte lyckas genomföra studierna enligt planen trots att du försöker (till exempel om du inte klarar en kurs) eller på grund av orsaker som du inte kan påverka (till exempel om en kurs inhiberas) ska du på begäran kunna uppvisa skriftlig dokumentation, såsom ett meddelande från läraren eller administrativ personal.

Om du försummar att få dina utbytesstudier godkända eller om en kursprestation förblir bristfällig kan det påverka dina möjligheter att beviljas den andra stipendieraten och i visa fall leda till att du måste betala tillbaka stipendiepengar som du redan fått.

1. Fyll i den elektroniska blanketten Student Exchange 2nd phase form, där du ska ange bland annat dina kontouppgifter för utbetalning av stipendiet. Du hittar blanketten i ansökningsportalen. Du får närmare information om tidtabellen och anvisningar per e-post från din högskola.
2. Lämna in antagningsbrevet som du fått från utbytesuniversitetet till din högskola.

Därtill ska den som åker på utbyte inom Erasmus+ lämna in följande:

1. Undertecknat Erasmus+-stipendieavtal (detta får du av utbyteskoordinatorn).
2. OLS-språktestet ("Placement test"). Gör testet på plattformen EU Academy på det språk som är det huvudsakliga språket för utbytet. 
   • Du får anvisningar för testet via e-post av utbyteskoordinatorn vid din högskola.
   • Det tar 10–45 minuter att göra testet beroende på nivån på dina språkkunskaper.
   • Språktestet är obligatoriskt för alla som åker på utbyte inom Erasmus+ om den fysiska vistelsen varar i minst 14 dagar, men resultatet av testet förmedlas inte vidare till utbytesuniversitetet och påverkar inte heller genomförandet av utbytet på något sätt.
   • När du har gjort språktestet kan du om du vill använda dig av EU Academys språkundervisningsmaterial under hela din utbytesperiod och om du så önskar göra språktest på andra språk än språket för ditt utbyte.

Läs också Europeiska kommissionens dokument om dina rättigheter och ansvar som studerande inom Erasmus+.

• Om ditt utbyte annulleras eller om längden på utbytet ändras ska du ta kontakt med din högskola.
• När du söker till utbyte förbinder du dig till att följa kraven som gäller utbytesstudiernas omfattning. Du är skyldig att ta reda på utbytesuniversitets kursförpliktelser (t.ex. närvaroplikt) genast när terminen börjar. Om du inte lyckas genomföra en tillräcklig mängd studier under utbytet på grund av orsaker som du inte kan påverka (till exempel om en kurs inhiberas eller om du blir sjuk) ska du på begäran kunna uppvisa skriftlig dokumentation av orsakerna (meddelande från läraren eller administrativ personal, läkarintyg eller motsvarande).
• Om du försummar att få dina utbytesstudier godkända eller om en kursprestation förblir bristfällig kan det påverka dina möjligheter att beviljas den andra stipendieraten och i visa fall leda till att du måste betala tillbaka stipendiepengar som du redan fått.

Vi rekommenderar att du gör en reseanmälan till Utrikesministeriet. En nöd- eller krissituation kan Utrikesministeriet ta kontakt med dem som har gjort en reseanmälan.

Ta också reda på var du hittar närmaste finska konsulat eller ambassad. Om det inte finns någon finsk ambassad i utbyteslandet kan du i en nödsituation vända dig till någon annan nordisk ambassad.

Lägg in ICE-kontakter (In Case of Emergency) i din telefon. Vi rekommenderar att du gör kontakterna synliga på låsskärmen.

Du ansvarar själv för praktiska arrangemang och kostnader i anknytning till resor och boende. Det mottagande universitetet erbjuder ofta hjälp med boendearrangemang. En del universitet ordnar boende för alla utbytesstuderande medan andra enbart hjälper till i bostadsletandet. I utbytesrapporterna hittar du mer information om vad som gäller vid de enskilda universiteten.

Du ansvarar själv för att ordna de försäkringar du behöver. Vi rekommenderar reseförsäkring för alla destinationer. Det lönar sig att ta en reseförsäkring från ett finländskt försäkringsbolag som täcker minst resorna mellan Finland och utbytesdestinationen samt utbytesvistelsen. Försäkringen bör även täcka kostnader för att förflytta insjuknad person till Finland och skicka en eventuell ledsagare samt kostnader som kan uppstå till följd av att utbytet avbryts eller annulleras (t.ex. till följd av pandemi eller annan krissituation). Aalto-universitetet erbjuder inget stöd för extra kostnader som kan uppstå i anknytning till resande (hemresa), boende eller egendom. Obs. Vissa utbytesuniversitet, t.ex. i Nordamerika, kan kräva en lokal försäkring.

Finland har ingått överenskommelser om social trygghet med ett flertal länder. Dessa överenskommelser innefattar vanligtvis även vård av allmänläkare. Mer information ges av FPA. För de nordiska länderna behövs ingen särskild sjuk- och olycksfallsförsäkring, eftersom den finländska sjukförsäkringen gäller i alla nordiska länder.

EHIC-kort

Om du åker på utbyte till ett europeiskt land lönar det sig att skaffa ett europeiskt sjukvårdskort (EHIC). Med ett EHIC-kort får du medicinskt nödvändig sjukvård då du vistas i ett EU- eller EES-land eller i Schweiz. Rätten till sjukvård bevisas med det europeiska sjukvårdskortet. Ansökan om ett europeiskt sjukvårdskort från FPA kan göras av alla som omfattas av den finländska sociala tryggheten och som planerar t.ex. studier i ett EU- eller EES-land eller i Schweiz. Kom ihåg att ansöka om kortet i god tid! Kortet är avgiftsfritt och kan fås på finska eller svenska. 

Kortägaren är berättigad till medicinskt nödvändig sjukvård i ovannämnda länder. Varje land erbjuder vård i enlighet med landets lagstiftning. Kortägaren får vård till motsvarande klientavgift som den lokala befolkningen. Du kan få vård om du insjuknar akut eller som ansluter till en kronisk sjukdom. Bestämmelserna täcker inte situationer där syftet med vistelsen är att få vård. Om du söker dig till en läkare eller ett sjukhus som inte omfattas av detta system blir du tvungen att stå för kostnaderna själv.

Ta reda på vad som gäller i utbyteslandet innan du åker. Mer information får du genom att vända dig till sjukförsäkringsinstitutionen i utbyteslandet.

Det europeiska sjukvårdskortet berättigar inte till ersättning för transport på grund av sjukdom eller olycka från ett land utanför Norden till Finland. För ersättning av denna typ av kostnader behövs en lämplig försäkring, som dessutom ersätter tilläggsavgifter och självriskandelen för vård.

Mer information på FPA:s webbplats.

Du ska skaffa studentvisum och uppehållstillstånd om värdlandet kräver det. För studentvisum behövs vanligtvis ett antagningsbesked från utbytesuniversitetet och andra dokument. Kontrollera i god till med värdlandets ambassad vilka dokument som behövs. En del utbytesuniversitet erbjuder hjälp med att skaffa visum. Om värdlandet inte har en ambassad i Finland behandlas visumfrågor i ett annat land. Du hittar mer information om saken på webbsidorna för Finlands utrikesministerium. 

Även studerande som åker på utbyte till EU-länder är ofta tvungna att registrera sitt uppehållstillstånd som EU-medborgare i utbyteslandet. Om vistelsen varar över tre månader måste du registrera dig hos den lokala myndigheten.

Kom ihåg att göra flyttanmälan! Det kan du göra antingen på ett postkontor eller på Postens webbplats. Om du bor i en AUS- eller HOAS-bostad kan du skaffa en underhyresgäst för den tid du är på utbyte. Se mer information på organisationernas webbplatser.

Du kan kontakta alumnagenter som utexaminerats från Aalto och som bor runt om i världen. De är villiga att stöda och hjälpa studerande med sina internationella erfarenheter. Se information om de globala alumnagenterna här och ta kontakt!