Ohjeita Salesforce-lomakkeen käyttöön palkkionsaajalle ja vierailijalle

Aalto-yliopisto on siirtynyt käyttämään palkkioiden maksamisessa ja vierailijoiden matkakulujen korvaamisessa Salesforce-järjestelmää. Prosessiin kuuluu myös henkilötietojen kerääminen tietoturvallisesti sähköisellä lomakkeella.

Salesforcen kautta pyydetään henkilötietoja, jos et ole työsuhteessa Aalto-yliopistoon, mutta..

1. olet tehnyt sovitun mukaisesti yliopistolle jonkin kertaluontoisen työsuorituksen, josta Aalto on luvannut maksaa sinulle korvauksen. Yksittäisen työsuorituksen lisäksi kyseessä voi olla esimerkiksi palkkio patentista, julkaisusta tai vaikkapa korvaus kirjallisen teoksen/taideteoksen käyttämisestä.
2. sinut on kutsuttu vierailulle Aaltoon ja sinulle on luvattu korvata tiettyjä matkustamisesta aiheutuvia kuluja.

Tieto palkkion maksamisesta tai matkakulujen korvaamisesta ilmoitetaan aina vasta sen jälkeen, kun työsuoritus on tehty tai vierailu Aaltoon on päättynyt. Joissakin tapauksissa saatat siis saada pyynnön henkilötietojen ilmoittamiseen vasta kuukaudenkin päästä. Kaikki palkkiot ja matkakulutapahtumat käsitellään kuitenkin asianmukaisesti Aallon Henkilöstö- ja Matkustuspalveluiden toimesta.

Ohjeita Salesforcen lomakkeen täyttämiseen

Linkki henkilötietolomakkeelle lähetetään aina osoitteesta [email protected] ja viestin otsikko on Personal information request from Aalto University for payment or guest reimbursement / Henkilötietopyyntö Aalto-yliopistolta palkkion tai matkakulujen maksamiseksi. 

Lähettäjäosoite ei tue viestiin vastaamista, joten lähetäthän mahdolliset lomakkeeseen liittyvät kysymykset osoitteeseen [email protected].

Kun saat sähköpostiisi pyynnön henkilötietojen ilmoittamisesta, täytäthän sähköisen lomakkeen ja lähetät sen mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 30 vuorokauden sisällä viestin vastaanottamisesta. Määräajan jälkeen sähköpostissa ollut linkki sulkeutuu, etkä pääse enää täyttämään tietoja.

Tutustu tarkemmin lomakkeen täyttämiseen ohessa olevan PDF-ohjeen avulla.