Henkilötietojen suojaaminen, luovutukset ja siirrot
Aalto Project List APL
- Tietojen siirto muihin Aalto-yliopiston järjestelmiin integraatioiden kautta ja/tai manuaalisesti
- Aalto-yliopiston sisäisiin prosesseihin liittyvät, järjestelmän luomat sähköpostit rajatulle määrälle henkilöitä
- Aalto-yliopiston johdon tarvitsemat tietopalvelupyynnöt
- Rahoitusehtojen vaatimien tilintarkastuksen suorittamiseen tilintarkastajille, joiden kanssa Aalto-yliopistolla on sopimukset suoritettavasta työstä.
ACRIS
Tiedot siirretään päivittäin yliopiston tietovarastoon. Tietoja käytetään summatietoina raportointiin ja arviointiin sekä anonyyminä tilastointiin. Tietovarastosta on mahdollista saada julkaisulistauksia, joita voi käyttää eri verkkosivuilla.
Julkaisutiedot raportoidaan OKM:lle VIRTA-palvelun kautta kerran vuorokaudessa. Muut OKM:lle raportoitavat tiedot (mm. matkatiedot) toimitetaan kerran vuodessa.Tiedot siirretään erikseen seuraaviin palveluihin:
- Kansalliset korkeakoulutilastot
- Suomen Akatemian hankeraportointi, jossa tutkija poimii julkaisutiedot VIRTA-palvelusta
- Julkaisutiedot ovat käytettävissä VIRTA-palvelun kautta Turun yliopiston Suomen tutkimuksen tieteellisen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden arviointiin.
- VIRTA-julkaisutiedot ovat käytettävissä CSC:n laskentaresurssien hakupalvelun hakemus- ja raportointiprosesseissa
- VIRTA-julkaisutiedot siirretään OpenAIRE-portaaliin ja APC-maksutiedot Open APC -palveluun
- ORCID-palvelu (julkaisutiedot) silloin, kun tutkija aktivoi ORCID-integraation
- Tietoja luovutetaan Opetus- ja kulttuuriministeriölle tutkimustietovarantoon (Laki tutkimustietovarannosta 1238/2021 3 ja 4 §; julkaisujen ja muiden tutkimustuotosten metatiedot ja tiivistelmät, tutkimusaineistojen metatiedot ja kuvailut, tutkimusinfrastruktuurien tiedot, tutkimustoimijoiden tiedot, tutkimushankkeiden ja tutkimusrahoituksen metatiedot ja tiivistelmät, tutkijoiden tiedot, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tiedot ja meriittitiedot. Tutkimustietovarannon tietosuojailmoitus: https://tiedejatutkimus.fi/fi/privacy
Tutkimustietovarannon tutkijan profiilipalveluun kirjautuminen on tutkijalle vapaaehtoista. Henkilötietojen (nimi, affiliaatio, nimike, koulutustiedot, tutkimusintressi) lisäksi tutkija voi siirtää tutkimustietovarantoon haluamiaan aktiviteettitietoja.
OKM:n tiedonkeruisiin raportoidut tiedot varmuuskopioidaan tietojen myöhempää tarkistamista varten. Tiedot julkaistaan tutkimusportaalissa research.aalto.fi. Henkilö voi joskus estää oman henkilöprofiilinsa tai henkilötietoihin linkitetyn tiedon julkaisun (esim. aktiviteetit).
Aalto-yliopisto voi luovuttaa tutkimusrekisteritietoja ja niihin sisältyviä henkilötietoja tieteellisen tutkimuksen tarkoitukseen.
Tutkimustietojärjestelmän muut henkilötietojen käsittelijät
ACRIS on Elsevier B.V:n, Amsterdam, Alankomaat (jäljempänä Elsevier tai toimittaja) pilvipohjainen palvelu. Aalto-yliopisto on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksen Elsevierin tutkimustietojärjestelmän käytöstä. Elsevierin tietosuojailmoitus (englanniksi) (https://www.elsevier.com/legal/privacy-policy).
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aalto-yliopiston asiakirjojen säilyttämisajat on määritetty tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS).
Kirjoittajatiedot säilytetään pysyvästi, jos julkaisussa on Aalto-yliopiston affiliaatio.
Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin
Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoja siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käyttäen esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella, hyödyntäen mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuojaasetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä noudattaen.
Miten Aalto-yliopisto suojaa henkilötietoja?
Tietoturvasta huolehtiminen on Aalto-yliopistolle tärkeää. Aalto-yliopistolla on käytössä asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojataan kaikkia henkilötietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
Aalto Project List APL ja ACRIS
- Tiedot sijaitsevat suojatuilla palvelimilla EU/ETA-alueella.
- Henkilötietojen käsittelyoikeudet on rajattu: henkilötietoihin on pääsy Aalto-yliopiston henkilöstöllä, jolla on työn puolesta peruste käsitellä tietoja.
- Aalto-yliopistolla on sopimukset järjestelmätoimittajien ja muiden järjestelmän parissa/kautta työskentelevien kanssa.
- Tiedonsiirroissa henkilötietoja käsittelevät yliopiston ja järjestelmätoimittajan tietotekniikka-asiantuntijat (esim. Elsevier ks. toimittajan tietojenkäsittelyn lisäsopimus (englanniksi): Supplier Data Processing Addendum).
Käyttämämme palvelut on tietoturvatarkistettu ja palveluntuottajien kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset.
Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten
Palveluihin liittyvästä tietojen käsittelystä voit olla yhteydessä sinua palvelleeseen Aalto-yliopiston yksikköön.