Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikka
Tietosuojapolitiikan tarkoitus on määritellä ne pääperiaatteet, vastuut ja toimintatavat, joita yliopistossa noudatetaan henkilötietoja käsiteltäessä.
Tietosuojailmoitus viestinnän ja tapahtumapalvelujen asiakkaille
Tämä on tietosuojailmoitus Aalto-yliopiston viestintä- ja tapahtumapalvelujen asiakkaille. Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaamme tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat Aalto-yliopiston ja sen yksiköiden viestinnän, markkinoinnin, tapahtumien ja kutsutilaisuuksien, uutiskirjeiden jakelun sekä palautteiden ja kyselyjen toteuttamisen yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja. Tämä tietosuojailmoitus on tarkoitettu myös Aalto-yliopiston edustajana toimivan henkilöstön järjestämiä tilaisuuksia varten. Yksityisluontoisia tilaisuuksia tämä tietosuojailmoitus ei koske.
Päivitetty 31.5.2022 (päivitykset hyväksyy viestintäpäällikkö)
Aalto-yliopisto tiedottaa henkilötietojen käsittelystä toiminnassaan useissa tietosuojailmoituksissa. Jos olet alumnimme, kumppanimme tai lahjoittajamme, löydät lisää tietoa henkilötietojesi käsittelystä täältä:
Kumppanuuspalveluiden tietosuojailmoitus
Keskeinen viestintäkanavamme on verkkosivut (aalto.fi). Löydät lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä verkkosivujen käyttäjänä täältä:
Miksi ja millä perusteella Aalto-yliopisto käsittelee henkilötietojasi?
Henkilötietoja käytetään Aalto-yliopiston ja sen yksiköiden:
- viestintään ja uutiskirjeiden jakeluun,
- tapahtumien toteuttamiseen ja tapahtumista tiedottamiseen,
- viestintään liittyvien digitaalisten ja muiden palveluiden tarjoamiseen ja kehittämiseen,
- palautteiden käsittelyyn,
- kyselyiden toteuttamiseen, ja
- arvontojen toteuttamiseen.
Aalto-yliopisto käsittelee henkilötietoja tapahtumissa, markkinoinnissa ja viestinnässä kuten yliopiston painetussa ja digitaalisessa viestinnässä, mukaan lukien sosiaalisessa mediassa tapahtuva viestintä, sekä palautteiden ja kyselyiden toteuttamisessa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa vuorovaikutus Aalto-yliopiston yhteisön sisällä sekä vuorovaikutus muun yhteiskunnan kanssa. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.
Aalto-yliopistolla on oikeutettu etu viestiä ja markkinoida yliopiston toimintaa. Käsittely perustuu suostumukseen sellaisissa tapauksissa, joissa tietoja käytetään kohdennettuun sähköiseen suoramarkkinointiin tai arvontaan osallistumiseen ja toteuttamiseen.
Mitä henkilötietoja Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?
Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:
- Ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot, kuten esimerkiksi yhteystiedot
- Yhteydenoton yhteydessä annetut tiedot
- Kuvien, äänitteiden ja videoiden sisältämät henkilötiedot, kuten esimerkiksi tapahtumasta otetussa kuvassa esiintyvä tunnistettava henkilö
- Markkinointi- ja viestintämateriaalin sisältämät henkilötiedot
- Turvallisuusjärjestelyjen vuoksi kerättävät tiedot
- Palvelujen käyttämisestä kerättävä tieto
Tapahtumiin ilmoittautuneista kerätään yleensä seuraavat henkilötiedot:
- nimi
- tarvittavat yhteystiedot
- organisaatio
- tehtävänimike
- ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, jos eri henkilö kuin osallistuja
Arvontaan osallistumiseksi kerätään lomakkeella kulloinkin kysyttävät tiedot, mutta vähintään yhteystiedot arvontavoitosta ilmoittamista varten.
Käsiteltävät henkilötiedot voivat sisältää myös seuraavat tiedot:
- osallistujan rooli tapahtumassa
- kansainvälisissä tapahtumissa osallistujan kotimaa tilastointitarkoituksiin
- osallistumismaksun määrään ja maksamiseen liittyvät tiedot
- ruokavalio, jos tapahtumaan liittyy tarjoilua, ja erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot (sairauksiin liittyviä tietoja ei kerätä)
- oheisohjelmien ja oheispalveluiden järjestämiseen liittyvät tiedot
- julkaisemiseen liittyvät tiedot
- matkustuspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot
- tilaisuuden tallentamisesta syntyvät tiedot (esim. valokuvat, videot, äänitteet)
- koulutusta koskevat osallistujan ilmoittamat mielenkiinnon kohteet
- palaute koulutuksesta (kerätään nimettömänä).
Lisäksi voidaan kerätä tietoja yksittäisen rekisteröidyn osallistumishistoriasta.
Miten keräämme henkilötietoja
Keräämme tietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen tai muun yhteydenoton perusteella. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Aalto-yliopiston muista rekistereistä silloin kun siihen on laillinen oikeus, kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä. Henkilötietoa kertyy myös palvelujen käytöstä.
Turvallisuusjärjestelyjä varten henkilötietoja voidaan kerätä yliopiston rekistereistä sekä yliopiston palveluntarjoajien ja sopimuskumppanien rekistereistä silloin kun tähän on laillinen oikeus.
Kenelle luovutamme henkilötietoja
A) Palveluntarjoajat ja kuvien sekä videoiden jakaminen sosiaalisessa mediassa
Aalto-yliopisto käyttää kumppaneita tässä tietosuojailmoituksessa eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa henkilötietojenkäsittelyssä, kuten verkkosivujen ylläpitämisessä ja tapahtumien järjestämisessä. Siirrämme henkilötietojasi näille kumppaneillemme ainoastaan siinä laajuudessa, kuin nämä kumppanimme tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Aalto-yliopistolle tämän tietosuojailmoituksen määrittelemissä tarkoituksissa.
Lisäksi Aalto-yliopisto voi jakaa kuvia ja videoita sosiaalisen median palveluissa. Näiden kuvien sisältämien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan näiden palveluiden omia tietosuojaselosteita. Katso tältä osin esimerkiksi seuraavat sosiaalisen median palvelut:
- Facebook (https://www.facebook.com/)
- Instagram (https://www.instagram.com/)
- YouTube (https://policies.google.com/privacy)
- LinkedIn, Vimeo ja Panopto
Ruokavaliotieto tai tieto henkilökohtaista erityisjärjestelytarpeista voidaan luovuttaa tilaisuuden palveluja toteuttavalle palveluntarjoajalle, ensi sijassa niin että tieto ei ole henkilöön yhdistettävässä muodossa.
B) Tutkimus –ja opetuskäyttö
Saatamme joissakin tapauksissa jakaa henkilötietoja tieteellistä tutkimusta ja opetusta varten. Tällöin tietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.
C) Oikeudelliset syyt
Voimme jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli pääsy henkilötietoihin tai niiden muu käsittely on tarpeen:
- soveltuvan lainsäädännön ja/tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi, tai
- turvallisuusriskin tai teknisen ongelman taikka väärinkäytöksen havaitsemiseen, estämiseen tai käsittelemiseen.
D) Muu vastaanottaja
Rekisteröidyn perustiedot ja osallistumishistoria voidaan tallentaa yliopiston yhteiseen asiakkuudenhallintajärjestelmään. Osallistujille voidaan jakaa henkilöluettelo, jossa on jokaisen osallistujan nimi ja organisaatio. Henkilöluetteloa ei julkaista avoimella julkaisualustalla, esim. verkossa.
Henkilötietoihin liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Henkilöllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö yliopisto häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja saada pääsy henkilötietoihinsa, pyytää henkilötietojensa oikaisua, poistamista, siirtämistä, käsittelyn rajoittamista ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Pyynnöt voi tehdä henkilötietoportaalissamme osoitteessa
https://datarequest.aalto.fi/fi-FI/Rekisteröidyllä on oikeus saattaa yliopiston tietosuojaan liittyvä toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun toimiston arvioitavaksi tietosuoja(at)om.fi
Sinulla on oikeus tutustua Aalto-yliopiston hallussa oleviin henkilötietoihin.
Sinulla on oikeus oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Sinulla on oikeus pyytää tietojen poistamista esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Sinulla on oikeus saada sinua esitettävä valokuva poistetuksi Aalto-yliopiston verkkosivuilta.
- Sinä vastustat henkilötietojesi käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
- Tietojen käsittely on lainvastaista.
Aalto-yliopistolla on useissa tapauksissa velvollisuus säilyttää henkilötietoja esimerkiksi lakiin perustuvien velvoitteiden vuoksi.
Jos kiistät tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää Aalto-yliopistoa rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes esimerkiksi tietojen oikeellisuus on varmistettu. Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista, voit sen sijaan pyytää, että Aalto-yliopisto rajoittaa näiden tietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen.
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.
Meillä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa. Aalto-yliopistossa on tietoturvaryhmä (sähköposti: security(at)aalto.fi), joka käsittelee Aalto-yliopistoa koskevat tietoturva- ja tietosuojapoikkeamailmoitukset, avustaa poikkeamien ratkaisemisessa, mm. tutkimalla mahdolliset tietomurrot.
Voit käyttää oikeuksiasi jättämällä tietosuoja-asetuksen mukaisen pyynnön henkilötietoportaalimme kautta:
Aalto-yliopiston henkilötietoportaali
Huomaathan kuitenkin, että jos kyse on yhteystietojen muutoksien ja muiden tavanomaisten muutoksien tekemisestä taikka tavanomaisista tietopyynnöistä, voit olla yhteydessä palveluosoitteeseen viestinta(at)aalto.fi.
Jos sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan:
Tietosuojavastaava: Anni Tuomela
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)aalto.fi
Jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).
Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin
Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoja siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella, hyödyntäen mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä noudattaen.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät tai kunnes rekisteröity pyytää niiden poistamista. Tapahtumien osallistujien yhteystietoja hyödynnetään toistuvissa tapahtumissa sekä muiden vastaavien tapahtumien markkinoinnissa. Maksullisissa ja laskutustietoja sisältävissä tapahtumissa tiedot on säilytettävä vähintään kuusi (6) vuotta kyseisen kalenterivuoden päättymisestä.
Aalto-yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Kuvien sisältämiä henkilötietoja käsitellään kuten muitakin henkilötietoja tietosuojailmoituksessa sen mukaisesti.
Arvontaa varten kerätyt henkilötiedot poistetaan, kun arvonta on suoritettu. Tarkempi arvonta-ajankohta kerrotaan kunkin yksittäisen arvonnan yhteydessä.
Markkinointi- ja viestintämateriaalin henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity pyytää niiden poistamista.
Yhteistyössä kumppaneiden kanssa järjestettävien tilaisuuksien osalta Aalto-yliopiston kumppanien edellytetään tuhoavan saamansa tiedot kunkin tilaisuuden päätyttyä.
Tapahtumien rekisteröityjien henkilötietoja säilytetään pseudonymisoituna tilastointitarkoituksiin.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Käytössä ovat ajanmukaiset tekniset ratkaisut, kuten palomuurit ja salaukset. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja annettujen ohjeiden mukaan vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Oma vastuusi
Olet vastuussa tiedoista, jotka toimitat tai tarjoat Aalto-yliopiston saataville ja sinun tulee varmistaa että antamasi tiedot ovat oikeita.
Ilmoitukseen tehtävät muutokset
Aalto-yliopisto päivittää tätä tietosuojailmoitusta tarvittaessa. Tietosuojailmoitus ei ole osa työsopimustasi tai muuta sopimusta. Kun tietosuojailmoitus päivitetään, uusimman päivityksen päivämäärä merkitään ilmoitukseen.
Jos teemme sisällöllisiä muutoksia tähän ilmoitukseen, saatamme tiedottaa sinua tehtyjen muutosten mukaisessa laajuudessa. Kannustamme sinua tarkastamaan tämän ilmoituksen usein, jotta olisit tietoinen siitä, kuinka Aalto-yliopisto suojelee tietojasi.
Muut tietosuojailmoitukset
Aalto-yliopisto ylläpitää useita tietosuojailmoituksia. Jos sinulla on esimerkiksi yliopiston käyttäjätunnukset, olet kumppanimme tai lahjoittajamme, tai suoritat yliopistolla opintoja tai täydennyskoulutusta, voit saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä muiden palvelujen toteuttamiseksi yliopiston tietosuojailmoitusten sivulta.
Tietosuojailmoitukset
Sivulta löytyvät Aalto-yliopiston tietosuojailmoitukset. Kukin tietosuojailmoitus antaa tietoa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja oikeusperusteista yliopistolla samoin kuin rekisteröityjen oikeuksista. Ilmoituksesta on käytetty myös nimityksiä rekisteriseloste tai tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä, vastuuhenkilö ja yhteystiedot
Viestinnän ja tapahtumien rekisterinpitäjänä on Aalto-yliopisto.
Viestinnän ja tapahtumien vastuuhenkilönä toimii viestintäjohtaja.
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: [email protected]
Kullakin tapahtumalla ja uutiskirjeellä on nimetty vastuuhenkilö ja yhteyshenkilö. Yhteystiedot ilmoitetaan tapahtumailmoituksen, kutsun tai uutiskirjeen yhteydessä.
Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikka
Aallossa henkilötietojen suojaa koskevat yleiset säännöt löytyvät tietosuojapolitiikasta. Henkilötietojen käsittelyä ohjaa ja täydentää myös yliopiston tiedonohjaussuunnitelma. Lisäksi Aallossa on nimetty tietosuojavastaava ([email protected]).
