Työohje kulunhallintaan: vuokralaiset
1 Kulunhallinta ja ylläpitäjän (superuser) rooli
Siirryttäessä uuteen toimintamalliin tai uuden vuokralaisen aloittaessa ACRE vie vuokralaisyrityksen tiedot omaan järjestelmäänsä, josta ne siirtyvät muihin järjestelmiin mm ACRE Extranettiin. Vuokralaisyritykselle määritellään ACRE:n toimesta mm tarvittavat kulkuoikeudet ja luodaan ylläpitäjä (superuser).
Jatkossa yrityksen ylläpitäjä (superuser) vastaa siitä, että henkilölistaus on ajan tasalla ACRE Extranetissä. Ylläpitäjä (superuser) luo uudet työntekijät, tarvittaessa lisää heille kulkutunnisteen ja PIN koodin, sekä huolehtii siitä, että henkilön lopettaessa poistetaan myös hänen tunnuksensa ja sitä kautta kulkutunnisteensa.
Ylläpitäjä (superuser) vastaa siitä, että Extranetin henkilölistaus on ajan tasalla
- Lisää uudet aloittavat työntekijät
- Muokkaa henkilöiden tietoja tarvittaessa
- Poistaa lopettaneiden henkilöiden tiedot
- Ylläpitää kulkutunnistetietoja
Opastaa yrityksensä käyttäjiä Extranetin käytössä ja kulkutunnistetietojen hallinnassa (jos yritys on päättänyt, että henkilöt itse saavat hallinnoida tunnistetietojaan).
2 ACRE Extranettiin kirjautuminen
Kun sinut on lisätty yrityksesi ryhmään, eli sinulle on luotu käyttäjätunnus ACRE Extranettiin, saat siitä sähköposti-ilmoituksen. Sähköpostissa on linkki, joko vie ACRE Extranetin kirjautumissivulle, josta pääset asettamaan salasanasi (Sign in painikkeen alla). Sisäänkirjautumissivulta pääset myös jatkossa tarvittaessa vaihtamaan salasanasi.
ACRE Extranetin etusivulta löytyy paljon ajankohtaista tietoa, muun muassa tiedotteita, ohjeita ja hyödyllisiä linkkejä. Linkeistä pääset varaamaan neuvottelutiloja, tekemään huoltopyyntöjä, tilaamaan perinteisiä metallisia avaimia, ja nyt myös yrityksesi ylläpitäjänä hallinnoimaan henkilölistausta ja henkilöiden kulkutunnisteita.
3 Uuden työntekijän lisääminen
Henkilöitä voidaan lisätä yrityksen ryhmään työntekijöinä sekä ACRE:n, että ylläpitäjän (supe- ruser) toimesta. Pääsääntöisesti ACRE luo yrityksen ja siihen kuuluvat käyttäjät uuden vuokra- laisyrityksen aloittaessa, ja ylläpitäjä (superuser) ylläpitää tätä listaa, eli lisää myöhemmin aloit- taneet, ja poistaa lopettavat. Työntekijät saavat automaattisesti yritykselle määritellyn kulkuoikeuden.
- Kirjaudu ACRE Extranettiin (extranet.aaltocre.fi)
- Henkilölistaus löytyy linkkinä etusivulta, ja oikean ylänurkan valikosta (kolme viivaa päällekäin) kohdasta Tools-Personnel
- Henkilölistaus -sivulta klikkaa henkilölistan yläpuolelta ”Add person” painiketta
- Täytä henkilön perustiedot, eli nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ja työsuhteen päivämäärät työsopimuksesta. Kaikki ovat pakollisia tietoja.
- Huomioi, että henkilön käyttäjätunnus ja sitä kautta kulkuoikeus on voimassa tässä määritellyn ajan, eli on ensiarvoisen tärkeää, että päivämäärät ovat oikein ja ajan tasalla.
- Kun tallennat tiedot klikkamalla ”Save” painiketta, lähettää järjestelmä automaattisesti henkilölle sähköposti-ilmoituksen uudesta käyttäjätunnuksesta, ja linkin, jonka avulla henkilö voi asettaa itselleen sanasanan.
4 Kulkutunnisteen ja PIN koodin lisääminen henkilölle
Kulkutunniste ja PIN koodi voidaan lisätä henkilölle usealla tavalla.
- Jos, uuden vuokralaisyrityksen ollessa kyseessä, ACRE luo henkilöt, voi ACRE lisätä henkilöille myös kulkutunnisteen ja PIN koodin, ja toimittaa ne keskitetysti yrityksen ylläpitäjälle (superuserille).
- Ylläpitäjä (superuser) voi luoda henkilön ja samalla lisätä hänelle kulkutunnisteen ja PIN koodin. Tällöin ylläpitäjän on noudettava aulapalvelusta etukäteen tarvittava määrä tyhjiä kulkutunnisteita.
- Henkilö voi itse lisätä itselleen kulkutunnisteen ja PIN koodin sen jälkeen, kun ylläpitäjä (superuser) on ensin lisännyt henkilön perustietoineen listaukseen. Tällöin henkilö hakee itse tyhjän kulkutunnisteen aulapalvelusta (henkilöllisyys todistettava) ja rekisteröi tunnisteen Extranetissä. Tunniste ei toimi rekisteröimättä!
Ylläpitäjänä (superuser) lisää henkilölle kulkutunniste ja PIN koodi samalla kuin luot henkilön, tai avaa henkilön tiedot henkilölistasta ”Edit” painikkeella ja lisää/päivitä tiedot.
- Main -kenttään lisätään kulkutunnisteen kohonumerointi
- PIN koodin voit keksiä itse tai generoida painikkeella. PIN koodia tarvitaan tunnisteen liäksi liikuttaessa iltaisin, öisin ja viikonloppuisin.
- Huomioi, että Valid päivämäärien tulee olla oikein, eli työsopimuksen alku- ja loppupäivät. Vain tällä aikavälillä henkilö voi kirjautua ACRE Extranettiin ja tunniste on voimassa.
- Muista tallentaa klikkaamalla ”Save” painiketta!
5 Henkilö- ja tunnistetietojen päivitys
Ylläpitäjänä (superuser) voit päivittää henkilön tietoja henkilölistauksen kautta.
- Avaa henkilölistaus ACRE Extranetistä
- Avaa haluamasi henkilön tiedot klikkaamalla rivin oikeasta reunasta ”Edit”
- Voit muokata henkilön nimeä, voimassaoloaikaa työsopimuksen mukaisesti, kulkutunnisteen tietoja ja PIN koodia.
- Jos puhelinnumero tai sähköpostiosoite muuttuvat, ota yhteys [email protected]
- Jos sinun tulee päivittää omia voimassaolotietojasi, ota yhteys [email protected]
6 Kulkuoikeuden päättyminen
Kun työntekijän tietoihin määritelty voimassaolo päättyy, kulkuoikeus lakkaa. On ylläpitäjän (superuser) vastuulla pitää työsopimuksen päättymispäivä ajan tasalla ACRE Extranetissä, jotta henkilö ei työsuhteensa loputtua pääse kirjautumaan ACRE Extranettiin eikä pääse kulkemaan tunnisteella kampuksen alueella.
Jos on oletettavaa, että henkilö palaa työhön myöhemmin ei hänen tietojaan kannata kokonaan poistaa ACRE Extranetistä, sen sijaan riittää, että voimassaolon päivämäärät ovat oikein, ja tunniste on poistettu henkilön tiedoista. Tällöin henkilön palatessa hänelle voidaan asettaa uudet voimassaolopäivät, ja lisätä uusi tunniste. Jos poistat henkilön järjestelmästä ”Delete” painikkeen kautta, ota yhteys ACRE:en palauttaaksesi henkilön tiedot aktiiviseksi. (samalla sähköpostiosoitteella ei voi olla useampaa tunnusta).
Tunniste on muistettava palauttaa aulapalveluun/yrityksen ylläpitäjälle (superuser) työsuhteen loppuessa.
Kun yrityksen vuokrasopimus loppuu, muistuttaa ACRE vuokralaisen ylläpitäjää (superuser) avainten palautuksesta. Ylläpitäjä (superuser) puolestaan muistuttaa yksittäisiä käyttäjiä tunnisteen palauttamisesta työsuhteiden päättyessä.
7 Unohtunut tai kadonnut tunniste
Tunnisteen unohtuessa kotiin tai sen kadotessa, voi aulasta tai yrityksen ylläpitäjältä (superuser) hakea uuden tunnisteen henkilöllisyystodistusta vastaan. Ylläpitäjän on pidettävä kirjaa annetuista lainatunnisteista, jotta niiden palauttamisesta on mahdollista muistuttaa, kuten tekee myös aulapalvelu lainaamistaan tunnisteista.
Lainatunniste rekisteröidään ACRE Extranetissä, kuten pysyvä tunnistekin. Rekisteröinnin voi tehdä joko yrityksen ylläpitäjä (superuser) tai henkilö itse. Lainatunnisteen numero merkitään ”Main” kenttään. (PIN koodi säilyy samana, eli on käyttäjä- ei tunnistekohtainen).
Tunnisteen kadotessa on muistettava poistaa tunniste henkilön tiedoista Extranetissä, jolloin tun- nisteella ei enää pääse liikkumaan kampuksen alueella.
Lainatunniste on muistettava palauttaa mahdollisimman pian joko aulaan tai yrityksen ylläpitäjälle, riippuen siitä mistä lainatunniste haettiin!
Työohjeesta löytyy myös lisätietoja Extranetin muista tominnallisuuksista.
- Julkaistu:
- Päivitetty: