Oppimispalvelut, [email protected]

Lakimies Anni Tuomela, Aalto-yliopisto
Postiosoite: PL 11000, 00076 AALTO
Käyntiosoite: Otakaari 24, 02150 Espoo
Puhelinvaihde: 09 47001
[email protected]

Opiskelija voi ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan, jos hänellä on kysymyksiä yliopiston tietosuojapolitiikasta, tästä tietosuojailmoituksesta tai muutoin henkilötietojen käsittelystä yliopistossa.

Yliopisto käsittelee henkilötietoja

• opiskeluoikeuden toteuttamiseksi ja osoittamiseksi sekä opetuksen järjestämiseksi,
• opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallintaan ja tilastointiin,
• opetuksen kehittämiseen sekä
• opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi, tehtäviin liittyvien digitaalisten ja muiden palveluiden tarjoamista ja kehittämistä varten. Tällaista käsittelyä on esimerkiksi kirjastopalveluiden, urapalveluiden, sähköpostipalvelun ja erilaisten videointipalveluiden tarjoaminen ja palveluita koskevien palautteiden käsittely.
• yhteydenpitoon opintonsa päättäneisiin opiskelijoihin elinikäisen oppimisen ja alumnipalveluiden tarjoamiseksi ja yliopiston koulutuksen tuloksellisuuden arvioimiseksi

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja

• tieteelliseen tutkimukseen ja
• opintoihin liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (artikla 6.1 e)
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
• sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen (artikla 6.1 a ja b)

Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä kun

• käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (artikla 9.2 g)

Pääasialliset säädökset

• yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
• yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen ja sitä aikaisemmat teknillistieteellisiä, kauppatieteellisiä ja taideteollisia tutkintoja koskevat asetukset
• laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)
• yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
• laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019

Ei

Aalto-yliopisto käsittelee seuraavia opiskelijoita koskevia henkilötietoryhmiä:

Yksilöimistiedot

• yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, opiskelijanumero, kansallinen oppijanumero, käyttäjätunnus)
• taustatiedot (mm. valintatiedot, sukupuoli, kansalaisuus ja kielitiedot)
• yhteystiedot (aalto-sähköpostiosoite, toinen sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

Opiskelua koskevat tiedot

• Opiskeluoikeudet tutkintoihin ja opinto-oikeudet yksittäisiin tutkinnon osiin
• Suoritetut tutkinnot
• Lukukausi-ilmoittautumiset
• Ylioppilaskunnan ja sen erityisasemayhdistyksen jäsenyys
• Opintosuoritukset (ml. esimerkiksi opinnäytteet, tenttivastaukset ja muut opintosuoritusten arvioimiseksi suoritetut tehtävät) ja niiden arviointi
• Opinnäytteiden julkaisutiedot
• Tentteihin ja kursseille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot
• Sähköisen tenttimisen videovalvonnan tiedot
• Opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot
• Harjoitteluun liittyvät tiedot
• Kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyvät tiedot
• Lukuvuosimaksuvelvollisuuteen liittyvät tiedot
• Apurahoihin liittyvät tiedot
• Opiskelijapalautetietoja, kts. lisätietoja palaute ja kyselyt -verkkosivut
• Opiskelijalle tarjottavien palveluiden mukaan lukien IT-palveluiden, tilapalveluiden ja kirjastopalvelujen järjestämiseksi tarpeelliset tiedot
• Opintoprosesseihin liittyvät oikaisua ja muutoksenhakua koskevat tiedot
• Biologista altistusta työssäoppimistilanteissa koskevat tiedot työturvallisuuslain ja viran-omaisten määräysten mukaisesti

Opiskelua koskevat erityiset henkilötietoryhmät (arkaluonteiset tiedot)

Seuraavien prosessien yhteydessä voidaan käsitellä opiskelijoiden erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

• Henkilökohtaiset opintojärjestelyt ja opintojen tukeminen
• Opiskeluoikeudelle myönnettävä lisäaika ja menetetyn opiskeluoikeuden palauttaminen
• Opiskeluun ja yliopistoympäristössä toimimiseen liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja seuraamukset
• Lukuvuosimaksuja ja niihin liittyviä apurahoja koskevat asiat

Aalto-yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Aalto-yliopiston työntekijät tai Aalto-yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Tiedot on suojattu luvattomalta käsittelyltä. Pääsy opiskelijatietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa oppimispalveluiden henkilökunta ja opetushenkilökunta. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä yliopiston muissa palveluissa kuten tila- ja turvallisuuspalveluissa, Oppimiskeskuksen palveluissa, IT-palveluissa, henkilöstöpalveluissa ja talouspalveluissa. Jatko-opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään myös yliopiston tutkimuksen tukipalveluissa tutkimustiedonhallintajärjestelmässä.

Tutkinnon suorittaneiden opiskelijoiden (kandidaatti- maisteri- ja jatkotutkinnot) yhteys- ja tutkintotiedot tallennetaan Aalto-yliopiston alumnijärjestelmään.

Aalto-yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Aalto-yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Aalto-yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muita kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

Aalto-yliopisto luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta tai suoraan. Luovutus voi tapahtua teknistä rajapintaa käyttäen laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä.

• Aalto-yliopiston ylioppilaskunnalle
• Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle
• opetus- ja kulttuuriministeriölle KOTA-tietokantaan
• Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille
• valtakunnallisen opiskelijavalintarekisterin käyttöön
• valtakunnallisiin palveluihin kuten Koski, Oili, ARVO, Puro, Emrex
• Kansaneläkelaitokselle
• Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön
• tilastokeskukselle tilastointiin ja Fiona-tutkimustietopalvelua varten
• työvoimaviranomaiselle
• maahanmuuttoviranomaiselle
• Aarresaari-verkoston toimeksi antamiin seurantakyselyihin
• Kandipalautteen tietoja Tietoarkistoon
• väitöskirjan tekijätiedot Kansalliskirjastolle Asteri-tietokantaan

Lisäksi Aalto-yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja

• tieteellistä tutkimusta varten
• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
• muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä
• ulkomaalaisille korkeakouluille vaihto-opiskelun ja kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen tai muun koulutusyhteistyön toteuttamiseksi kuten suoritustietojen siirtämiseksi.
• opiskelijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Luovutettavien tietojen lähde on pääosin Sisu-opiskelijarekisteri ja Moveon-liikkuvuusjärjestelmä. Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan siirretään pysyvästi säilytettäviä opiskelijatietoja sekä opiskelijaliikkuvuuden liikkuvuusjaksot.

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietoja siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle ulkomaalaisille korkeakouluille opiskelijavaihto-ohjelman tietosuojailmoitusten mukaisesti (saapuvat opiskelijat ja lähtevät opiskelijat).

Aalto-yliopisto käyttää henkilötietojen käsittelyyn pilvipalveluita, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan.

Pysyvä säilytys (L 884/2017 25 ja 27 §):

• oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
• tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
• tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen

Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin opiskelijan henkilötietoja pysyvästi.

Muut kuin pysyvästi säilytettävät henkilötiedot pääosin:

• Kursseille ja tentteihin ilmoittautumiset vähintään 2 vuotta
• Tallennetut opintosuoritukset vähintään 6 kk
• Opintoprosesseihin liittyvät muut kuin pysyvästi säilytettävät tiedot opiskelijan valmistumiseen saakka tai vaihtoehtoisesti vähintään 5 vuotta
• Arkaluonteiset tiedot säilytetään niin kauan kuin on välttämätöntä, korkeintaan 4 vuotta

Säilytysajat voivat vaihdella yksittäistapauksissa ja säilytysaikoja voidaan tarkistaa.

Huom! Jos haluat tarkistaa tai oikaista vain tietyssä järjestelmässä olevat henkilötiedot, sinun ei tarvitse pyytää pääsyä kaikkiin tietoihisi! Opiskelija pääsee Aalto-yliopiston käyttäjätunnuksella katsomaan suoraan omia henkilötietojaan useissa järjestelmissä. Opiskelija saa tiedon kurssin tallennetuista opintosuorituksista ottamalla yhteyttä kurssin henkilökuntaan tai muuhun osoitettuun tahoon. Ilmoituksen lopussa on lista keskeisistä järjestelmistä ja palveluista, joissa opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään. (Liite)

Opiskelija voi tehdä rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt henkilötietoportaalissa https://datarequest.aalto.fi/fi-FI/

Opiskelijan pääsy omiin tietoihinsa

Opiskelijalla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään ja mitä tietoja hänestä on tallennettu.

• Opiskelija voi tehdä tietopyynnön yliopistolle. Tällöin noudatetaan seuraavaa menettelyä:
• Yliopisto toimittaa pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Pyytäjän on tarvittaessa osoitettava erikseen henkilöllisyytensä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
• Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Mikäli opiskelija pyytää useampia jäljennöksiä, niistä peritään hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton tai opiskelija esittää tietopyyntöjä toistuvasti, yliopisto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa yliopisto perustelee tekemänsä ratkaisun.
• Mikäli yliopisto ei toimita tietoja, annetaan asiasta opiskelijalle kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä opiskelijalle kerrotaan hänen oikeudestaan oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Opiskelijan oikeus tietojen oikaiseminen

• Opiskelijalla on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi opiskelijalla on oikeus vaatia, että häntä koskevat tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
• Ellei yliopisto hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla yliopisto tiedottaa opiskelijaa hänen oikeudestaan oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Opiskelijan oikeus tietojen poistaminen

• Tietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen opiskelijalla voi olla oikeus saada henkilötietonsa poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

• Opiskelijalla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietojen tai sen käsittelyn oikeusperuste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle

• Henkilötietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa sitä, että rekisteröity saa toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja hän voi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston sitä estämättä. Tämä oikeus voi koskea vain tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta yliopiston henkilörekistereihin liittyen.

Opiskelija voi tehdä rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt henkilötietoportaalissa https://datarequest.aalto.fi/fi-FI/

Oikeus vastustaa käsittelyä

• Opiskelijalla on henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai yliopiston oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
• Opiskelijalla on oikeus ilman erityistä perusteluakin milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

• Tilanteissa, joissa opiskelijan henkilötietojen käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen, opiskelija voi peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus oli annettu. Jos tämä on mahdotonta, niin opiskelija voi ottaa yhteyttä henkilötietoportaalissa https://datarequest.aalto.fi/fi-FI/

• Opiskelija voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi opiskelijalle on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. Lisätietoja www.tietosuoja.fi
• Opiskelijalla on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, mikäli hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei sinun henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Opiskelija antaa kulloinkin tarpeelliset henkilötietonsa ja hän vastaa niiden oikeellisuudesta. Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Opiskelijoita koskevia tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

• Kansalliset tai korkeakoulun omat hakujärjestelmät
• Kansainväliset hakujärjestelmät
• Toinen kotimainen tai ulkomainen korkeakoulu
• Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
• Yliopiston henkilöstö
• Väestötietojärjestelmä tarvittaessa; rekisteröidyt päivittävät ensisijaisesti itse yhteystietonsa

Tiedot voivat olla myös yliopiston opiskelijalle tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Ei

Lista keskeisistä järjestelmistä ja palveluista, joissa opiskelijan henkilötietoja käsitellään:

Aalto-yliopiston keskitetyt opetuksen ja opintohallinnon järjestelmät, joissa opiskelijoiden henki-lötietoja käsitellään:

• Tutkinto-opiskelijoiden Ilmoittautumisten hallinta (Oili)
• Opiskelijarekisteri (Sisu)
• Palvelualusta (Salesforce)
• Kurssitietojen hallinta (MyCourses)
• Kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden tietojen ja sähköisen prosessien hallinta (MoveOn)
• Sähköinen opiskelija-asiointi (eAge ja Nintex)
• Opintosuoritusten tekstin alkuperäisyyden tarkastus (Turnitin)
• Sähköisen tenttiminen (EXAM)
• Kurssipalautejärjestelmä (KPJ)
• Mediapalvelu opetuksen ja esitysten tallennukseen (Panopto)
• Avoimen yliopiston ilmoittautumisten hallinta ja asiakasrekisteri (AIMO)
• Opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu (ARVO)

Opiskelijan henkilötietoja käsitellään Aallon korkeakouluissa myös muissa kuin keskitetyissä tietojärjestelmissä ja osin manuaalisesti:

Tallennetut tentti- ja muut opintosuoritukset
Aalto-yliopiston korkeakoulujen laitokset

Opiskelijakansiot (Aalto-yliopiston tekniikan alan korkeakoulut CHEM, ELEC, ENG ja SCI): opiskelijan opintoprosesseja koskevia asiakirjoja
Koulutusohjelmien kansliat

Henkilökohtaiset opintojärjestelyt
Koulujen saavutettavuusyhteyshenkilöt

Opintopsykologien yksilöohjausasiakkaat
Oppimispalveluiden opintopsykologit

Lisäksi opiskelijan tarpeellisia henkilötietoja käsitellään Aalto-yliopiston muissa yhteisissä järjestelmissä ja palveluissa kuten tietovarastossa, IT-käyttäjähallinnossa (mm. Identiteetinhallintajär-jestelmässä IDM), asianhallintajärjestelmässä (SAHA), Oppimiskeskuksen asiakastietokannassa (Aalto-Primo) sekä tutkimustietojärjestelmässä (ACRIS) ja Alumnijärjestelmässä (CRM)

Sisu-opintotietojärjestelmä sisältää Aalto-yliopiston opiskelijarekisterin opiskelijatietojen ydintiedon. Sisu-opintotietojärjestelmässä ylläpidetään opiskelijan henkilötietoja niin yksilöimistietojen kuin opiskelijoita ja opiskelua koskevien tietojen osalta. Henkilökunnan ydintietoja ylläpidetään työsuhdeasioihin liittyvissä rekistereissä ja henkilötiedot siirtyvät Sisu-opintotietojärjestelmään Aalto-yliopiston henkilöstötietojärjestelmästä, mikäli henkilökunnan jäsenen työtehtävät sitä edellyttävät. 

Aalto-yliopistossa Sisu-opintotietojärjestelmän käyttäjiä ovat opiskelijat ja henkilökunta. Opiskelija voi tehdä kurssi- ja tentti-ilmoittautumisen Sisu-opintotietojärjestelmässä. Lisäksi opiskelija voi tarkastella opintosuorituksiaan ja päivittää yhteystietojaan. Henkilökunnalle Sisu-opintotietojärjestelmä on opiskelija-, opetus- ja opintotietojärjestelmä. Opiskelijatietojärjestelmässä käsitellään ja muokataan opiskelijoihin liittyviä tietoja, opetustietojärjestelmässä tutkintovaatimuksia ja opetustarjontaa ja opintotietojärjestelmässä rekisteröidään opintosuorituksia ja -kokonaisuuksia.

Sisu-opintotietojärjestelmästä opiskelijoiden ja henkilökunnan henkilötietoja tai opiskelua koskevia tietoja siirretään muun muassa Aalto-yliopiston seuraaviin tietojärjestelmiin.

• Opetuksen suunnittelutyökalut Curriculum Planner ja ASIO
• Identiteetinhallintajärjestelmä IDM
• MyCourses-oppimisympäristö
• Sähköisen tenttimisen järjestelmä Exam
• Avoimen yliopiston ilmoittautumisjärjestelmä AIMO
• Kurssipalautejärjestelmä KPJ
• Työnkulkujärjestelmät Nintex, eAge
• Palvelualusta, Salesforce
• Alumnijärjestelmä CRM
• Kansainvälisen liikkuvuuden järjestelmä MoveON
• Tietovarasto, Raportointityökalut PowerBI, Qlickview ja SSRS
• Tapahtuma- ja kyselytyökalu Webropol
• A+ -oppimisympäristö

Lisäksi Sisu-opintotietojärjestelmän tietoja käytetään Aalto-yliopiston tietopalveluiden kautta tilastointiin, raportointiin sekä analyyseihin. 

Oppimispalvelut, [email protected]

Opiskelijat, henkilökunta 

Opiskelijoiden yksilöimistietojen muutokset 

• yksilöivien tunnistetietojen muutokset (nimi, henkilötunnus) 
• taustatietojen muutokset (sukupuoli, kansalaisuus, kielitiedot) 
• yhteystietojen muutokset (toinen sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, hätäyhteystiedot) 

Opiskelijoita ja opiskelua koskevien tietojen muutokset 

• lukukausi-ilmoittautumiset 
• ylioppilaskunnan jäsenyys 
• erityisasemayhdistysten jäsenyystiedot lukuvuoteen 2022-2023 saakka
• tentteihin ja kursseille ilmoittautumiset  
• lukuvuosimaksuvelvollisuuteen liittyvien tietojen muutokset 

Opiskelijoiden yksilöimistiedot: 

• opiskelijan yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, kansallinen oppijanumero) Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä 
• taustatiedot (mm. valintatiedot, sukupuoli, kansalaisuus ja kielitiedot) Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä 
• yhteystiedot (toinen sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite) Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä 
• aalto-sähköpostiosoite Aalto-yliopiston identiteettihallintajärjestelmästä 
• kansainväliseen opiskelijavaihtoon saapuvien opiskelijoiden yksilöivät tunnistetiedot, taustatiedot ja yhteystiedot siirrettään Aalto-yliopiston kansainvälisen vaihdon järjestelmästä 
• Avoimen yliopiston opiskelijoiden yksilöivät tunnistetiedot Suomi.fi palvelusta
• opiskelijan tiedot yhdistyvät yksilöimistietojen perusteella henkilön mahdolliseen henkilökunta- tai opiskelijarooliin Aalto-yliopistossa 

Opiskelijoita ja opiskelua koskevat tiedot:  

Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017) 

• opiskeluoikeudet tutkintoihin  
• Lukukausi-ilmoittautumiset valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä tai OILI-palvelusta 

Ristiinopiskelu palveluväylän kautta muista suomalaisista korkeakouluista 

• Muiden suomalaisten korkeakoulujen opiskelijoiden yksilöivät tiedot ja ilmoittautumiset yksittäisiin tutkinnon osiin Aalto-yliopistossa 
• Aalto-yliopiston opiskelijoiden ilmoittautumiset ja suoritukset muihin suomalaisiin korkeakouluihin 

 Aalto-yliopiston palveluista 

• kansainväliseen opiskelijavaihtoon tulevien opiskelijoiden opinto-oikeustiedot siirretään kansainvälisen vaihdon järjestelmästä 
• opinto-oikeudet yksittäisiin tutkinnon osiin (erillisopinto-oikeudet) opintojen vastuuyksiköstä 
• Avoimen yliopiston opiskelijoiden opiskeluoikeutta koskevat tiedot mukaan lukien maksutiedot
• muut opinto-oikeudet opintojen vastuuyksiköstä 
• muissa korkeakouluissa suoritettujen tutkintojen tiedot niiltä osin, kuin ne ovat oleellisia Aalto-yliopiston opinto-oikeuden kannalta 
• siirto-opiskelijoiden kohdalla tiedot aikaisemmista lukukausi-ilmoittautumisista sekä siirretyn opinto-oikeuden voimassaoloaika saadaan opiskelijan entisestä yliopistosta 
• ylioppilaskunnan jäsenyyteen liittyvät tiedot verkkomaksupalvelusta tai OILI-palvelusta 
• opintosuoritusten ja niiden arvioinnin sekä Aalto-yliopistossa suoritettujen tutkintojen tiedot opintosuorituksen tai tutkinnon vastuuyksiköstä 
• opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot opiskelijan vastuuyksiköstä 
• harjoitteluun liittyvät tiedot opiskelijan vastuuyksiköstä 
• lukuvuosimaksuvelvollisuuteen ja apurahoihin liittyvät tiedot opiskelijan vastuuyksiköstä 

Täydennyskoulutusopiskelijoiden tiedot  

• yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, opiskelijanumero) täydennyskoulutuksen vastuuyksiköstä 
• taustatiedot (mm. valintatiedot, sukupuoli, kansalaisuus ja kielitiedot) täydennyskoulutuksen vastuuyksiköstä 
• yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite) täydennyskoulutuksen vastuuyksiköstä 
• opinto-oikeus täydennyskoulutuksen vastuuyksiköstä 
• täydennyskoulutusopiskelijoiden tiedot yhdistyvät yksilöimistietojen perusteella henkilön mahdollisiin henkilökunta- ja opiskelijarooleihin Aalto-yliopistossa 

Henkilökuntaa ja työsuhteita koskevat tiedot 

• yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus) Aalto-yliopiston henkilöstötietojärjestelmästä 
• tiedot voimassa olevasta työsuhteesta (voimassaoloaika, ammattinimike, sopimusnumero) Aalto-yliopiston henkilöstötietojärjestelmästä 
• opetustapahtuma- ja opettajatiedot opetuksen suunnittelun ja tilavarausten järjestelmistä 
• henkilökunnan tiedot yhdistyvät yksilöimistietojen perusteella henkilön mahdolliseen opiskelija- tai täydennyskoulutusopiskelijarooliin Aalto-yliopistossa 

Muita henkilöitä koskevat tiedot

• Avoimen yliopiston opiskeluoikeus maksun maksajan nimi ja sähköpostiosoite  

Aalto-yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muita kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa. 

Aalto-yliopisto luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja Sisu-opintotietojärjestelmästä seuraaville vastaanottajille 

• Aalto-yliopiston ylioppilaskunnalle (Yliopistolaki 558/2009) 

Ristiinopiskelu palveluväylän kautta 

• Muiden suomalaisten korkeakoulujen opiskelijoiden ilmoittautumiset ja suoritukset Aalto-yliopistoon
• Aalto-yliopiston opiskelijoiden yksilöivät tiedot ja ilmoittautumiset yksittäisiin tutkinnon osiin muihin suomalaisiin korkeakouluihin 

Aalto-yliopiston opiskelijoiden henkilötietoja sekä opiskelijoita ja opiskelua koskevia tietoja luovutetaan korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelun ja KOSKI-tietovarannon (https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/koski-palvelun-tietosuojaseloste ) kautta seuraaville vastaanottajille 

• Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (Laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta 695/2019) 
• Opetus- ja kulttuuriministeriön KOTA-tietokantaan 
• Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille  
• Opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 20§)  
• Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41b ja 43§) 
• Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä L559/1994, A 564/1994) 
• Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004 15 §) 
• Työvoimaviranomaiselle (TyöttömyysturvaL 1290/2002, Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2012 ) 
• Maahanmuuttoviranomaiselle (Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa 615/2020 13§) 
• Muille integroituneille palveluille (PURO, KOSKI) 
• Erillisille toimeksiannoille ja luvan saaneille 

Lisäksi Aalto-yliopisto voi luovuttaa Sisusta opiskelijoiden henkilötietoja 

• tieteellistä tutkimusta varten 
• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi 
• muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä 
• ulkomaalaisille korkeakouluille vaihto-opiskelun ja kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen tai muun koulutusyhteistyön toteuttamiseksi kuten suoritustietojen siirtämiseksi 
• opiskelijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin 

Aalto-yliopisto voi luovuttaa Sisusta opetuksen toteutukseen liittyviä henkilökunnan henkilötietoja

• Digivisio2030 hankkeen kehitys- ja pilotointi Opin.fi

Opiskelijoiden henkilötietojen käsittelystä Aalto-yliopistossa saat lisätietoja Aalto-yliopiston tietosuojailmoituksesta opiskelijoille. Henkilökunnan henkilötietojen käsittelystä saat lisätietoja tietosuojailmoituksesta työntekijälle. Opiskelijoiden ja henkilökunnan tietosuojailmoituksissa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään ja mitä oikeuksia rekisteröidyillä on omiin henkilötietoihinsa.