Tiedon luokittelun perusohje tarjoaa kattavan yleiskuvan yliopistossa virallisesti käytössä olevista tietojärjestelmistä ja digitaalisista palveluista. Ohjeen avulla käyttäjät saavat tietoa siitä, millaisia tietoja saa käsitellä ja tallentaa eri järjestelmissä ja palveluissa. Tavoitteena on tukea työntekijöitä ja opiskelijoita oikean tiedon käsittely- ja tallennuspaikan valinnassa. Useimmiten kuitenkin tietoja käsitellään yliopiston tarjoamissa palveluissa, jotka on kyseisen tiedon käsittelypaikoiksi määritelty. Tällöin työntekijän tai opiskelijan ei tarvitse erikseen tarkistaa luokittelun perusohjeesta sopivaa tiedon käsittely- ja tallennuspaikkaa, riittää kun toimii kunkin palvelun omien ohjeiden mukaisesti.
Huomioi erityisohjeet henkilötietojen käsittelystä näissä tilanteissa:
Jos joudut käsittelemään luottamuksellisia tai salassa pidettäviä henkilötietoja excel-taulukoissa, word-dokumentteina tai muissa dokumentaatiomuodoissa alkuperäisen tietojärjestelmän ulkopuolella:
Kaikki Aalto-yliopiston kannettavat työasemat on oltava salattuja. Työasemille tallentuu verkkolevyiltä ja käyttäjien toimesta luottamuksellista ja salassa pidettävää tietoa ja työasemat on oltava riittävällä tavalla suojattuja. Tietotekniikkapalveluiden ylläpidossa olevien kannettavien työasemien salaus on hoidettu keskitetysti. Jos haluat varmistua kannettavan työasemasi salauksesta, ota yhteyttä IT palvelupisteeseen, servicedesk.aalto.fi
Henkilötietoja voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle, jos EU Komissio on päättänyt, että kyseinen kolmas maa varmistaa riittävän tietosuojan tason (siirto tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella), tai tekemällä vastaanottajan kanssa sopimus EU Komission antamia mallilausekkeita käyttäen. Lisätietoja: Henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle.
Jos henkilötietoja luovutetaan ulkopuolisen palveluntarjoajan käsiteltäväksi (esim. ulkoistus tai SaaS-palvelu), tulee henkilötietojen käsittelystä tehdä kirjallinen tietojen käsittelysopimus (ks. tietojenkäsittelysopimusmalli).
Tutustu tarkempiin ohjeisiin henkilötietojen käsittelystä yliopiston eri toiminnoissa, tietojen luokittelusta, säilytysajoista ja päivittäisen työn tietoturvallisuudesta.Ja kysy ellet tiedä! ([email protected]; [email protected]; lakimiehet ja ITS-palvelut).
Tiedonohjaussuunnitelma TOS on yliopiston asiakirjojen ja niihin verrattavien tietoaineistojen rekisteröinnin, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelma sisältää tiedot organisaatiossa syntyvistä asiakirjoista ja tietoaineistoista sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvistä menettelyistä ja julkisuudesta.
Tietosuojapolitiikan tarkoitus on määritellä ne pääperiaatteet, vastuut ja toimintatavat, joita yliopistossa noudatetaan henkilötietoja käsiteltäessä.
Tunnista, käsitteletkö henkilötietoja tutkimuksessasi. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, kuten videokuva tai ääninauhoite henkilöstä, IP-osoite, henkilön paikannustieto tai tietoja, joita yhdistelemällä ihminen voidaan tunnistaa (esimerkiksi osoitetiedot ja työnimike).