Kokousten nauhoittaminen Teamsissa ja Zoomissa
Periaatteet ja ohjeet työkokousten tallentamiseen video- tai tekstimuodossa.
Kokousten tallentaminen Teamsin ja Zoomin kaltaisilla alustoilla on kehittynyt ja tallenteiden hyödyntäminen muistiinpanovälineenä ja jakaminen kokouksesta poissaoleville osallistujille on yleistynyt. On kuitenkin tärkeää, että kaikki aaltolaiset tunnistavat tallentamiseen liittyvät hyödyt, mutta myös esimerkiksi tietosuojaan liittyvät riskit ja vastuut sekä noudattavat samoja periaatteita. Tälle sivulle on koottu työkokousten tallentamisen ja hyödyntämisen periaatteet ja ohjeet Teamsissa ja Zoomissa.
Tämä ohje koskee työkokousten tallentamista video- ja/tai tekstimuodossa. Tutkimuksen ja opetuksen tarpeisiin on olemassa omat ohjeet.
Ennen kuin tallennat selvitä tallentamisen peruste/syy
- Hyvä testi kynnyksen ylittymiseen on pohtia, olisiko Teams-palaverin osallistujien näkökulmasta hyväksyttävää, jos kuka tahansa osallistujista tallentaisi transkription ja näyttäisi sen ulkopuoliselle.
- Kerro jo kokouskutsussa, että kokous tallennetaan sekä syy tallentamiselle (esim. saavutettavuus, osallistumisen edistäminen, myöhempi hyödyntäminen).
- kokouksesta laaditaan muistio tai pöytäkirja.
- yksikin osallistujista vastustaa tallentamista.
- kyse on luottamuksellisten asioiden käsittelystä tai erityisiä henkilötietoja sisältävästä keskustelusta.
- tallenteella korvataan poissaolo
- Julkinen luento, puhe tai esitys.
- Perehdytys tai tiimin sisäisen ohjeistuksen tallentaminen tiimin omaan käyttöön.
- Saavutettavuuden huomioiminen: tekstitallenne auttaa osallistujaa seuraamaan esitystä.
- Ideapaja, jossa tallentaminen auttaa ideoiden kokoamisessa.
- Tallenne tehdään vain osasta tilaisuutta, esimerkiksi yhteenvedosta ja sovituista jatkotoimista.
Käytännön ohjeet tallenteen hyödyntämiseen
- Kerro jo kokouskutsussa, että kokous tallennetaan sekä syy tallentamiselle (esim. saavutettavuus, osallistumisen edistäminen, myöhempi hyödyntäminen).
- Pyydä tilanteesta riippuen, että osallistujat sulkevat kamerat.
- Varmista, ettei tallenne sisällä tarpeetonta tietoa, keskusteluita ja keskeytyksiä. Jatkossa on mahdollista jättää chat-keskustelu pois tallenteesta.
- Teams ja Zoom näyttävät osallistujalle, että kokousta nauhoitetaan tai että kokous tallennetaan tekstimuodossa (transkriptio). Teamsissa myös myöhemmin kokoukseen liittyvä saa ilmoituksen tallenteen tekemisestä.
- Teams-kokousnauhoitteet tallentuvat nauhoittajan OneDrive-tilille. Pääsyoikeudet videoon on määriteltävissä nauhoittajan OneDrivesta
- Teams jakaa kokouksen osallistujille linkin nauhoitteeseen kokouksen chattiin
- Zoom-kokousnauhoite tallentuu nauhoittajan tietokoneelle, josta se on erikseen ladattava johonkin toiseen palveluun jaettavaksi
- Jos transkriptio sisältää virheitä, se on tarvittaessa korjattava ja hyväksytettävä osallistujilla.
- Jos tallenteesta halutaan poistaa osa tai osia, niin sen voi tehdä esimerkiksi Panoptossa tai Adoben videotyökalulla.
Muistilista mikäli olet tehnyt tallenteen:
- Se voi olla julkisuuslain mukainen asiakirja, johon voi kohdistua tietopyyntö.
- Se sisältää henkilötietoja kuten osallistujien nimet, äänet, kuvat sekä keskustelussa mahdollisesti ilmenevät tiedot, joten siihen soveltuvat henkilötietojen käsittelyä koskevat GDPR- ja muut tietosuojasäännöt.
- Tallenne voi päätyä esitettäväksi kontekstistaan irrotettuna, esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.
- Vastuu tallenteen säilyttämisestä on tallentajalla, ja vastuun siirtämisestä pitää sopia.
- Rajaa tallenteen säilytysaika vain sen käyttötarpeen ajaksi ja huolehdi tallenteen poistamisesta.
- Säilytys tietoturvallisessa paikassa – huomaa, että tallenne voi sijaita eri paikassa kuin yleensä säilytät tiedostoja.
- Tekijänoikeudet: tallenne voi sisältää tekijänoikeuden suojaamaa sisältöä.
- Jakamista tulee vielä harkita erikseen: syy tallentaa ei ole samalla syy jakaa tai pitää tallennetta saatavilla.
Ongelmatilanteet
Mitä osallistujan tulee tehdä, jos vastustaa tallentamista tai haluaa vaihtoehtoja?
- Jos joku osallistuja vastustaa tallenteen tekemistä, ei tallennetta yleensä tehdä. Voidaan myös sopia, että vain osa tapahtumasta tallennetaan tai sovitaan tilanteesta riippuen, että tallentamista vastustava ei osallistu kokoukseen. Tallentamisesta kuitenkin ilmoitetaan etukäteen, joten myös vastustamisesta tulisi ilmoittaa järjestäjälle etukäteen, jotta vaihtoehtoja voidaan pohtia ja selvittää.
- Muita mahdollisuuksia on anonyymi osallistuminen, esim. vierastunnuksella tai puhelulla liittyminen tai kamerakuvan laittaminen pois päältä.
Muita ongelmatilanteita:
- Jos tallenne päätyy väärään kontekstiin tai vääriin käsiin, kyseessä voi olla tietosuoja- tai tietoturvapoikkeama, jolloin ilmoita asiasta [email protected]
- Jos tallenne katoaa, niin järjestelmän tai palvelun pääkäyttäjään saa yhteyden Servicedeskin kautta osoitteessa [email protected].
- Jos joku osallistujista tai ulkopuolinen vaatii tallennetta itselleen esim. julkisuuslain perusteella, katso lisätietoa täältä: Tietopyynnön käsittely yliopistolla | Aalto-yliopisto
Linkkejä Teams ja Zoom -verkkokokoustyökaluista:
Verkkokokoustyökalut – Teams ja Zoom
Teams
Microsoft Whiteboard: asennus ja käyttöönotto
Microsoft Teams -sovelluksen ongelmanratkaisut
Zoom