Tilojen tapahtumakäyttö ja tapahtumaturvallisuus

Aalto-yliopiston kampuksella (sisätiloissa tai ulkona) voi järjestää erilaisia tapahtumia. Tapahtumia voi olla myös ilta-aikaan.

Tapahtumajärjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta erillisellä lomakkeella (Aalto-yliopiston tilojen käyttöilmoitus) ja noudatettava järjestelyissä yliopiston ohjeistuksia. Ilmoitusta ei ole tarpeen tehdä opetuksesta, väitöstilaisuuksista, henkilöstön tiimitapaamisista tai vastaavista. 

Tässä ohjeessa tapahtumalla ja iltatilaisuudella tarkoitetaan erilaisia juhlia, seremonioita, cocktailtilaisuuksia, rekrytointimessuja, opiskelijoille suunnattuja markkinointitapahtumia, sidosryhmätilaisuuksia ja muita vastaavia. Tapahtumia voivat järjestää henkilökunnan jäsenet, opiskelijat, yhdistykset, laitokset ja korkeakoulut.

Tilaisuuden sujuvuuden ja turvallisuuden parantamiseksi, tulee järjestäjän tehdä ilmoitus tilaisuudesta ja sen luonteesta aulapalvelulle viimeistään viikkoa ennen tilaisuutta. Lomake auttaa ottamaan huomioon kaikki tilaisuuden tilankäyttöön ja turvallisuuteen liittyvät asiat. Katso alla erillinen ohjeistus koskien mahdollisia ilmoituksia viranomaisille.

Aulapalveluiden tapahtumatiimi palvelee kaikkia Aalto-yliopiston tilojen käyttäjiä ja organisoi keskitetysti aulapalveluiden osuutta tapahtumissa: [email protected].

Tarvittavat puollot ennen ilmoituksen lähettämistä:

• Tilaisuutta varten pyydä puolto laitosjohtajalta, yksikön johtajalta tai talovastaavalta, jolla on oikeus päättää tilaisuuden sallimisesta tai eväämisestä.
• Yhteiset palveluyksiköt hakevat puoltoa oman yksikön päälliköltä.
• Tilaisuuden järjestäjä huolehtii, että puolto on myönnetty ennen ilmoituksen lähettämistä.

Tilojen käyttöilmoituksen täyttö:

• Tilojen käyttöilmoitus (Aalto tunnuksilla).
• Ilmoituksen täyttää Aalto-yliopiston työntekijä tai opiskelija.
• Ilmoita tilaisuuden vastuuhenkilö ja hänen yhteystietonsa (sähköposti ja puhelinnumero).
• Täyttäjä vastaa siitä, että ilmoitetut tiedot pitävät paikkansa.
• Ilmoitetun vastuuhenkilön on oltava paikalla ja tavoitettavissa koko tilaisuuden ajan.
• Lomakkeen onnistuneen lähettämisen jälkeen saat ilmoituksen sähköpostiisi: "Tapahtumailmoitus lähetetty hyväksyntään".

Tilaisuuksien järjestämisen periaatteita ja ohjeita:

Järjestä tilaisuus sen luonteeseen soveltuvissa tiloissa ja ota huomioon mm.

• Osallistujamäärä
• Mahdollinen alkoholitarjoilu
• Järjestyksenvalvonta
• Tarjoilumahdollisuudet
• Siivous
• Kalustejärjestelyt, AV/ IT -tuki
• Palo- ja poistumisturvallisuus ja ensiapuvalmius
• Terveysturvallisuus

Jos tilaisuudessa on alkoholitarjoilu tai tilaisuus kestää talon aukioloajan yli, edellytetään aulapalvelun läsnäoloa koko tilaisuuden ajan.

Järjestäjä vastaa myös tilaisuuden turvallisuudesta. Järjestäjällä on vastuu siitä, että tapahtuma on suunniteltu ja toteutettu niin, että yleisö voi osallistua siihen turvallisesti ja järjestelyt toimivat myös silloin, jos jotain yllättävää sattuu.

MUISTA: Nimetyn ja ilmoituksissa mainitun vastuuhenkilön on oltava paikalla kiinteistössä, toimintakykyinen ja tavoitettavissa koko tilaisuuden keston ajan!

Yleisötapahtumissa jokaista sataa henkeä kohti tarvitaan yksi järjestyksenvalvoja (200 osallistujaa – 2 järjestyksenvalvojaa, 300 osallistujaa – 3 järjestyksenvalvojaa jne.)

Tilaisuuden järjestäjä vastaa itse tilaisuuden aiheuttamista lisäkustannuksista (esim. mahdolliset ylityökorvaukset / järjestyksenvalvojien palkkiot, tilavuokrat ja siivous).

Yleisötapahtuman pelastussuunnitelma - Pelastusviranomainen

Poliisi- ja pelastusviranomaiset edellyttävät yleisötapahtuman järjestäjältä turvallisuusasioiden suunnitelmallista huomioimista. Tilaisuuden järjestäjä vastaa järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa (Kokoontumislaki 17 §).

Yleisötapahtuman pelastussuunnitelma laaditaan normaalista toiminnasta poikkeavista yleisötapahtumista, joihin osallistuu samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä. Huomaa, että pelastussuunnitelma on laitettava tiedoksi pelastuslaitokselle 14 vuorokautta ennen tapahtumaa!

Tapahtuman poikkeavaa toiminta on esimerkiksi;

• käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja;
• tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; tai
• tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Yleisötilaisuusilmoitus - Poliisi

Pelastussuunnitelman lisäksi toisinaan tarvitaan myös ilmoitus poliisille 5 vuorokautta ennen tapahtumaa (ilmoitus yleisötilaisuudesta), jos tilaisuuden järjestäminen edellyttää toimenpiteitä;

• järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi,
• sivullisille tai ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi ja/tai
• erityisiä liikennejärjestelyjä tai
• useita järjestyksenvalvojia.

Mikäli olet epävarma järjestelyjen ja/ tai viranomaisten ilmoitusten suhteen, ole yhteydessä Turvallisuus- ja aulapalveluihin: [email protected]

Täydentävät ilmoitukset

Huomio, että viranomaisten ilmoitukset tai ylimääräiset palotarkastukset voivat olla maksullisia!

• Poliisi, Ilmoitus yleisötilaisuudesta
• Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos, Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma

Tilapäismajoitus - Pelastusviranomainen

Huomioithan, mikäli suunnittelet yleisötapahtumaan tai muuhun tapahtumaan liittyvää tilapäismajoitusta (yöpymistä korkeakoulun tiloissa), on noudatettava tilapäismajoituksesta annettua ohjeistusta (Pelastuslaitoksen kumppanuusverkoston ohje tilapäismajoituksen turvallisuusjärjestelyistä kokoontumistiloissa). Kaikki Aalto-yliopiston tilat eivät välttämättä sovellu tilapäismajoitukseen.

• Majoituksen järjestäjän tulee ilmoittaa tilapäismajoituksesta pelastuslaitokselle vähintään 14 vuorokautta ennen aiotun tilapäismajoituksen alkamista. Lisäksi palotarkastaja suorittaa kohteeseen tarvittaessa myös palotarkastuksen.
• Saat tähän asiaan myös apua osoitteesta [email protected]
• Pelastuslaitoksen Ohjeet ja lomakkeet

 Tiimin yhteystiedot

Sähköpostit ovat muotoa [email protected].
 

Lisää vinkkejä tapahtumajärjestämisestä Aallossa löydät Tapahtumakirjastosta. (Find more tips on organising events at Aalto in the Events Library.)