Miten johtaa ulkoisia resursseja?

Yhä useampi organisaatio tuottaa tavaroita ja palveluita verkostossa, jossa kaikki eivät ole töissä samalla työnantajalla. Mitä ulkoisia resursseja johtaessa pitäisi huomioida? Yksi tärkeä elementti on luottamus, Aalto-yliopiston tutkijat sanovat. ”Kaikkia yksityiskohtia ja tilanteita ei voi kirjata sopimuksiin, vaan tarvitaan hyvä, luottamukseen perustuva yhteistyösuhde.”

Alati yleistyvä tilanne yrityksessä: kokouksessa istuvat työntekijät omasta firmasta, ja lisäksi paikalla ovat toimittajan edustaja, tuotekehityksessä mukana oleva tutkija, it-kehityksestä vastaavan firman edustaja sekä viestinnän tekijä, hänkin omasta firmastaan. Myös yrityksen kuljetus on ulkoistettu, samoin huolto, kunnossapito, tietojärjestelmät ja maksuliikenne. Työpaikan lounasruokalaa pyörittää yksi toimija, kukkia ja kahvikoneita huoltaa toinen. Markkinoinnista vastaa mainostoimisto, joka puolestaan hankkii osaamista tuotantoyhtiöltä, kuvaajilta, it-osaajilta, ja niin edelleen.

Tällainen verkostoihin perustuva työ vaatii ulkoisten resurssien johtamista. Se poikkeaa perinteisestä johtamisesta, jossa kaikki ovat työsuhteessa samaan yritykseen. ”Ulkoisten resurssien johtamista tutkitaan paljon, mutta tutkimustietoa käytetään vähän”, sanoo professori Kari Tanskanen Aalto-yliopiston perustieteiden korkeakoulusta. Hän on tutkinut ulkoisten resurssien johtamista yhdessä Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun tietojärjestelmätieteiden dosentin, vanhemman yliopistonlehtorin Johanna Braggen ja logistiikan professorin Katri Kaupin kanssa. Tässä jutussa nämä kolme tutkijaa nostavat esille kuusi teemaa, joiden osalta ulkoisten resurssien johtamista pitäisi miettiä.

1. Hallintamalli
Mitä tehdään itse, mitä ostetaan?

”Yrityksessä täytyy säilyttää osaamista siltä alueelta, joka ulkoistetaan. Muuten yritys ei osaa hankkia oikeaa osaamista eikä johtaa ulkoisia resursseja. Jos esimerkiksi ulkoistetaan IT, organisaatiossa pitäisi silti säilyttää IT-osaamista. Muuten tulee vaikeuksia.

Ulkoisten resurssien hankinta ei ole ainoastaan juristihommaa. Tarvitaan monenlaista osaamista, että osataan hankkia oikeita asioita oikealla hinnalla. Esimerkiksi terveyspalveluita ei osata hankkia, jos kukaan ei ymmärrä niitä. Helposti tulee rahastetuksi tai huijatuksi, jos ei tiedä, mitä on ostamassa.

Jos tarvitsee erikoistunutta osaamista, johon liittyy paljon epävarmuutta, useimmiten kannattaa tehdä se itse.”

2. Verkostot
Kuinka tiivistä yhteistyötä tarvitaan?

”Pääpointti tutkimusten mukaan on se, että ulkoisten resurssien johtamisessa tarvitaan sekä tiiviitä, läheisiä ja vahvoja yhteistyösuhteita että vähemmän tiiviitä verkostosuhteita. Kaikista suhteista ei synny suoraa bisnestä, vaan ne voivat olla alan sisäistä keskustelua vaikka ympäristöasioista tai teknologiastandardien yhdistämisestä.

Keskeisten partnereiden kanssa kannattaa luoda hyvin tiiviit suhteet, niistä saadaan välittömiä hyötyjä ja parannuksia tehokkuuteen. Monet ajattelevat, että kaikki mistä ei ole välitöntä hyötyä, ei kannata. Näin ei ole. Tutkimus osoittaa, että monimuotoiset verkot ovat tärkeitä uudistumisen ja innovaatioiden kannalta, vaikka hyödyt eivät näy välittömästi.”

3. Yrityssuhteet
Tärkeintä on luottamus.

”Tästä on vahvaa näyttöä: luottamus on erityisen tärkeä asia yritysten välisissä suhteissa. Luottamuksen rakentamiseen kannattaa panostaa. Sopimukset ovat aina epätäydellisiä, kaikkia tilanteita ei voida ennustaa ja kirjata, siksi luottamukseen perustuva suhde hyödyttää molempia osapuolia. Ulkoisia resursseja ei voi hallita kontrollilla tai jatkuvalla valvonnalla. Luottamuksen puute tulee kalliiksi.

Työntekijöiden sitoutuneisuus korostuu ulkoisten resurssien kohdalla. Yritys voi investoida vaikka yhteiseen koulutukseen ja sitouttaa näin yhteistyökumppaneita. Yrityksen pitää huomioida oma houkuttelevuus yhteistyökumppanina. Miten toimimme, että parhaat haluavat tehdä yhteistyötä juuri meidän kanssamme ja suoda meille huomiota?”

4. Strateginen ajattelu
Miten hyödynnetään ulkoisia resursseja?

”Kumppanuuksilla täydennetään omaa osaamista. Strateginen kysymys on, mikä yhdistelmä omia kyvykkyyksiä yhdistettynä ulkoisiin resursseihin täyttää asiakastarpeen ja auttaa tarttumaan uusiin mahdollisuuksiin. Miten omat ja ulkoiset kyvykkyydet yhdistyvät niin, että saadaan markkinoiden mahdollisuuksia hyödynnettyä? Tämä on teknologiapohjaisille startupeille luonnollinen asia, kaikille yrityksille ei.”

5. Innovointi ja oppiminen
Kumppanit ajoissa mukaan ideoimaan.

”Sekä asiakkaiden että toimittajien tuominen mukaan jo tuotekehitysvaiheessa vähentää kustannuksia, lisää laatua ja asiakastyytyväisyyttä. Ulkoisia kumppaneita on hyödynnetty tuotekehityksessä yllättävän heikosti, mutta käynnissä on iso muutos. Kun mietitään kokonaan uusia ratkaisuja, ulkoisten kumppaneiden kannattaa olla varhain mukana.”

6. Tavara- ja tietovirrat
Tiedon jakamiseen pitää satsata.

”Suuri osa ongelmista toimittajien kanssa johtuu siitä, että tieto ei ole kulkenut. Mitä enemmän kaikki osapuolet ovat informoituja, sitä parempi on osapuolten operatiivinen suorityskyky. Toimijoiden pitää voida jakaa myös ennusteita. Miten yhtenäistetään toimintatapoja, mittareita, prosesseja ja tietojärjestelmiä? Siitä on tutkimuksessa vahva näyttö, että toimiva integraatio vaikuttaa toiminnan tasoon ja suorituskykyyn.”

Tutkimuksesta:

Kyseessä on eri alojen tutkijoiden yhdessä tekemä kirjallisuuskatsaus Towards evidence-based management of external resources: Developing  design propositions and future research avenues through research  synthesis (2017). Kari Tanskanen on professori Aalto-yliopiston perustieteiden korkeakoulun tuotantotalouden laitoksella (toimitusketjujen hallinta), Johanna Bragge on Kauppakorkeakoulun vanhempi yliopistonlehtori (tietojärjestelmätiede) ja Katri Kauppi Kauppakorkeakoulun professori (logistiikka). Tutkimusryhmään kuuluivat myös Tuomas Ahola (Tampereen teknillinen yliopisto), Anna Aminoff (VTT) ja Riikka Kaipia (Chalmers ja Aalto-yliopiston perustieteiden korkeakoulu).

Mikä oli paras hetki tutkimuksessa?
Kari Tanskanen: ”Usko siitä, että tällä tutkimuksella on merkitystä. On paljon tutkimusta, jossa käytännönarvo jää vähäisemmäksi kuin tässä. Teema on laaja, ja oli ilo saada palasia lonksahtamaan kohdallaan. Tutkimuksessa on taustalla 600 artikkelia. Oli iso työ saada tieto jäsenneltyä muutamaan kymmeneen sivuun.”

Johanna Bragge: ”Kun saimme artikkelin läpi, ja huomasin, että arviointiprosessin aikana Research Policy -lehti oli nostettu arvostetulle Financial Times TOP 50 -listalle, se oli yksi urani tähtihetkistä. Tämä oli itselleni ensimmäinen FT-50-artikkeli. Tuntui erityisen hyvältä, kun pitkäjänteinen työmme palkittiin!”

 
Mikä tutkimuksessa innostaa?
Katri Kauppi: ”Oli antoisaa katsoa oman tieteenalan ulkopuolelle. Siinä oppi uutta. Tutkimusmaailma on usein samalla tavalla siiloutunut kuin yritysmaailmakin, mutta tässä tutkimuksessa käytiin läpi kolmen eri tieteenalan näkökulmia. Onhan se nyt järkevää, ettei joka alalla keksitä pyörää uudestaan. Tutkimus tuntuu merkitykselliseltä myös siksi, kun sillä on niin suora yhteys käytäntöön.”