Teamwork First-Aid Kit

Tiedon epäsymmetrisyys on monimuotoisten tiimien lähtökohta

Monimutkaisia ongelmia ratkaistaessa tarvitaan tiimejä, joiden jäsenillä on kattavasti erilaista tietoa, osaamista ja ymmärrystä käsillä olevasta asiasta. Lähtökohtana on siis tiedon epäsymmetrisyys, eli se, että kullakin tiimin jäsenellä on tietoa, jota muilla tiimiläisillä ei ole. Monialaisen tiimin keskustelu jää helposti tasolle, jossa jäsenten erilainen tietotaito ei pääse parhaalla tavalla esiin. Yleisimmät syyt tälle ovat seuraavat:

• Tiimin jäsenet saattavat virheellisesti olettaa, että jokin heillä oleva tieto ja ymmärrys on yleisesti jaettua. 
• Tiimin jäsenet eivät uskalla paljastaa tietämättömyyttään tiimin sisällä eri alojen osaajille. Tästä voi seurata tilanne, että ”tyhmiä kysymyksiä” ei koskaan kysytä, vaikka nämä saattaisivat synnyttää tärkeää keskustelua, jossa yksilöillä oleva tieto ja ymmärrys tulisi jaetuksi. 
• On helpompi keskustella yleisesti tiedetyistä asioista. Vaatii rohkeutta tuoda uusia asioita ja näkökulmia esiin.

Jos tiimi ei osaa luoda olosuhteita tiedon ja osaamisen jakamiseen, tiimin suoriutuminen alkaa kärsiä. Monialaisessa tiimissä korostuu jokaisen tiimin jäsenen kahtalainen vastuu: jokaisen tiimiläisen täytyy yhtäältä aktiivisesti tuoda esiin omia näkemyksiään muille ja toisaalta olla kiinnostunut muiden näkemyksistä ja aktiivisesti kuunnella heitä.

Avaimet monialaisen tiimin potentiaalin vapauttamiseen

Jotta monialainen tiimi voisi toimia parhaalla mahdollisella tavalla monimutkaisten ongelmien ratkaisemisessa, on luotava käytäntöjä, jotka auttavat tiimiä saavuttamaan potentiaalinsa ja rakennettava olosuhteet, jotka tukevat tiimin jäseniä astumaan mukavuusalueensa ulkopuolelle. Seuraavat neljä toimintatapaa luovat hyvän tiimityöskentelyn perustan: 

• Tietoisuus tiimin jäsenten tiedoista ja taidoista. 

Mitä paremmin ja aiemmin tiimin jäsenet ymmärtävät toistensa taidot, kokemukset ja kyvyt, sitä helpompaa niitä on hyödyntää projektin eri vaiheissa. Monimutkaisia ongelmia ratkottaessa oleelliseksi tulee myös nähdä tiimin jäsenten koulutustaustan taakse, koska ongelmanratkaisun kannalta merkittävä oivallus voi kummuta myös muusta kuin koulutukseen liittyvästä osaamisesta. 

• Oman roolin ymmärtäminen projektitiimissä . 

Rooliin liittyvä epävarmuus ja monitulkintaisuus voi estää tiimin jäseniä käyttämästä tietojaan parhaalla tavalla projektissa. Tiimin jäsen, joka ei pidä omaa panostaan välttämättömänä ja arvokkaana, voi olla varautunut ja alkaa vetäytymään tiimin toiminnasta. Onkin tärkeää pitää yllä keskustelua siitä, mikä kunkin jäsenen rooli on eri vaiheissa projektia.

• Yhteiset työtavat. 

Varhain rakennetut hyvät käytännöt ja toimintatavat tukevat tiimin työskentelyä läpi projektin. Sovituista käytännöistä tulee pitää kiinni ja usein nämä vaativat muistuttelua, jotta yhdessä sovituista asioista ei lähdetä lipsumaan. Yhteisiä työtapoja täytyy myös jalostaa matkan varrella sillä tarpeet työskentelyjen tavoille saattavat muuttua.

• Rakentava ja järjestelmällinen palaute. 

Säännöllinen ja rakentavalla tavalla annettu palaute tukee tiimin avointa kommunikaatiota ja rakentaa luottamusta jäsenten välillä. Se myös poistaa itseemme ja toisiin liittyviä oletuksia, rohkaisee jäseniä tuomaan osaamistaan esiin ja vapauttaa energiaa asioihin, jotka vievät projektia tehokkaasti eteenpäin.

Tällä sivustolla esitellään seitsemän työkalua, jotka tukevat menestyksekästä tiimityöskentelyä eri vaiheissa projektia.  

Tiimityön tukeminen projektipohjaisilla kursseilla 

Alla oleva viitekehys kuvaa parhaan ajankohdan kunkin seitsemän työkalun käyttämiseen projektin aikana. Työkaluja voi kuitenkin käyttää myös muissa vaiheissa ja muissa yhteyksissä kuin projekteissa. Tämä on yksinkertaistettu kuvaus projektista, jossa tiimit ratkaisevat monimutkaisia ongelmia. 

Alku: Mitä odottaa?

Tässä vaiheessa luodaan onnistuneen tiimityöskentelyn perusta. Onnistunut tiimityöskentely ei tarkoita sitä, etteikö tiimi kohtaisi matkan varrella haasteita. Pikemminkin se tarkoittaa, että tiimillä on työkalut näiden haasteiden selättämiseen, jotta se pystyy tuloksellisesti jatkamaan työtä kohti tavoitetta.

Projektin aikana: Miten meillä menee tiiminä ja miten minulla menee tiimissä?

Tyypillisesti tiimeillä on kiire edistää projektia konkreettisella tasolla, joka pitää fokuksen tehtävien edistämisessä aikataulun mukaisesti. Abstraktimmat asiat, kuten se, miten tiimi toimii tai miten kukin kokee projektin ja oman osansa siinä, jäävät helposti sivuun. Yhteinen pohdinta siitä, miten tiimi toimii yhdessä tai miten kunkin jäsenen rooli nähdään projektissa, johtaa kuitenkin usein tehokkaampaan työskentelyyn ja hyvään yhteishenkeen.

Lopussa: Miten meillä meni? 

Projektin loppu on hedelmällinen ajankohta käydä keskustelua yhteisestä kokemuksesta tiimin jäsenten kesken. Mitä tiimityöskentelystä opittiin? Mitä oppeja haluat pitää mukanasi ja mihin asioihin sinun pitää kiinnittää enemmän huomiota jatkossa?