Tapahtumat Marsiossa: ohjeet järjestäjille

Suunnittelu

Marsiossa järjestettävien tapahtumien tavoitteena on edistää Aalto-yliopiston tutkimusta, taidetta ja toimintoja myös laajemmalle yleisölle yliopistoyhteisön ulkopuolella. Laadukas verkkolähetys ja tapahtumatallenteet mahdollistavat laajan kohdeyleisön tavoittamisen. Marsion monipuolinen tekniikka vaatii erityistä asiantuntemusta ja siksi kaikki Marsiossa järjestettävät tapahtumat tarvitsevat paikalla olevia teknikkoja operoimaan AV-tekniikkaa itse tapahtuman ja harjoitusten aikana.

Marsion tapahtumatilat sopivat parhaiten avoimille tapahtumille, jotka toivottavat myös ohikulkevat kävijät tervetulleiksi. Marsiossa järjestettävät tapahtumat houkuttelevat usein kumppaneita, joko osallistujina tai yhteisjärjestäjinä. Sisäisiin, suljettuihin tapahtumiin kannustamme tapahtumajärjestäjiä ensisijaisesti käyttämään muita tiloja kampuksella.

Ota yhteyttä Marsion tapahtumakuraattoriin aalto.fi-sivujen lomakkeen kautta tai sähköpostitse. Kuraattori valmistaa tarjouksen tapahtumasi tarpeiden mukaan ja koordinoi tapahtuman tuotantoa Aalto Studion ja Marsion aulatiimin kanssa.

Muista tarkistaa Events Library -sivut, joilta löydät vinkkejä, ohjeita ja malleja, jotka voivat auttaa sinua suunnittelemaan ja valmistautumaan tapahtumasi tuotantoon.
 

Tuotanto

Yleiskatsaus:

1. Lähetä tarjouspyyntö viimeistään 4 viikkoa ennen tapahtumaa lomakkeen tai sähköpostinkautta. Liitä mukaan kaikki tekniset tiedot, jotka auttavat meitä valmistamaan tarjouksen.
2. Hyväksyttyäsi tarjouksen, aloita valmistautuminen tapahtumaasi ja lue läpi antamamme ohjeet.
3. Lähetä ohjelmaluonnos meille mahdollisimman pian ja sovi harjoitusten sekä tapahtumapäivän aikataulusta.
4. Mieti, tarvitseeko tapahtumasi ylimääräistä siivousta ennen tai jälkeen tapahtuman. Ota yhteyttä siivouspalveluihineSupportin kautta.
5. Jos tarvitset cateringia, sovi siitä etukäteen catering-yrityksen kanssa.
6. Valmistele ajolista (luonnoksen löydät tältä sivulta) ja kaikki materiaalit. Ilmoita meille etukäteen, jos haluat käyttää Marsion brändivisuaaleja (esim. alalaitagrafiikat verkkolähetykseen, näyttökuva vieraiden saapuessa jne.).
7. Lähetä ajolista ja kaikki materiaalit sähköpostiimme vähintään 3 työpäivää ennen harjoituksia. Tarkista ohjeet ja varmista, että materiaalit on nimetty samalla tavalla kuin ajolistassa.
8. Harjoituksissa testaa kaikki materiaalit, käy läpi ajolista ja kaikki käytännön asiat. On hienoa, jos puhujat ja esiintyjät voivat osallistua harjoituksiin. Viime hetken muutoksia ei ole mahdollista tehdä. 
9. Saavu sovittuna aikana tapahtumapäivänä ja informoi kaikkia puhujia/esiintyjiä aikataulusta ja ohjelmasta.

Ohjelmasuunnitelman lisäksi tarvitsemme käsikirjoituksen ja ajolistan listan. Voit ladata ajolistan mallin TÄSTÄ. Esimerkin siitä, miltä ajolistan tulisi näyttää, löydät TÄSTÄ. On tärkeää, että otat huomioon kaikki tauot ja muutokset lavan kalusteasetelmassa, ei vain puhujia / esiintyjiä ja heidän paikkansa, vaan myös mitä tapahtuu siirtymävaiheissa. Miten puhujat tai paneelikeskustelijat tulevat lavalle ja miten he poistuvat? Tämän kaiken tulisi tapahtua sujuvasti tapahtuman aikana. Varaa aikaa tähän läpikäyntiin teknisessä harjoituksessa ennen tapahtumaa. Lähetä avainlista ja kaikki materiaalit vähintään 3 työpäivää ennen sovittua teknistä harjoitusta.

Tapahtuman teknisten vaatimusten perusteella tapahtumakuraattori varmistaa tarvittavan teknikoiden määrän tapahtumaasi. Teknikot huolehtivat kaikesta paikan päällä ja verkossa tapahtuvasta AV-tekniikasta, mutta eivät voi auttaa asetelmamuutoksissa tai toimia lavavastaavina (stage manager). Vastuiden jako ja selvitys löytyy TÄSTÄ. Mikäli tarvitset apua asetelmamuutoksissa tai teknisen lavavastaavan tapahtumaasi (stage manager), keskustele asiasta tapahtumakuraattorin kanssa ajoissa, sillä se on osa lisäpalvelua.

Lisää tapahtumasivuille ja/tai kutsuun vastuuvapauslauseke, jossa ilmoitetaan, että tapahtumaa kuvataan ja että julkaiset tapahtuman tallenteita tai muuta materiaalia jälkikäteen.

Mikäli tarvitset taustamusiikkia tai käytät muuta lisensoitua musiikkia, konsultoi Teostoa oikeuksista ja hinnoista. Jos striimaat (verkkolähetys) sisällön YouTubessa, ole tietoinen siitä, että striimaus saattaa keskeytyä lisensoidun musiikin soittamisen aikana. Varmista myös, että sinulla ja puhujilla on täysi tekijänoikeus kaikkiin tapahtuman aikana näytettäviin kuviin ja videoihin.

Tarjoamme sinulle listattoman YouTube-striimauslinkin (verkkolähetys) Aalto-yliopiston kanavalla, jonka voit upottaa omalle verkkosivustollesi. Jos haluat striimata tapahtuman toisella alustalla, ilmoita siitä meille ajoissa.

Kaikki striimattavat ja muut materiaalit tulee lähettää etukäteen. Käytä mieluiten Google Drivea ja varmista, että kaikilla linkin saaneilla on pääsy tiedostoihin. Varmista, että tiedostojen nimet vastaavat ajolistassa käyttämiäsi nimityksiä.

Visuaalit

Voimme tarjota käyttöön joitakin Aalto-bränditiimin tekemiä materiaaleja lavalle. Tällä hetkellä saatavilla olevat materiaalit ovat:

• Marsio-teemainen animaatio, joka toivottaa tervetulleiksi vieraat ennen verkkolähetyksen alkamista.
• Alalaidassa näkyvät grafiikat nimille ja titteleille verkkolähetyksessä. Titteleiden tulisi olla yksinkertaisia eivätkä ne saisi olla liian pitkiä.
• Verkkolähetyksen materiaalia (esim."Verkkolähetys alkaa pian", "Ohjelma jatkuu...")

Valmistelemme myös ennakkomarkkinointimalleja Marsio-visuaaleilla, jotka tulevat saataville myöhemmin syksyllä 2024

Mikäli haluat tuottaa kaikki nämä tai muita materiaaleja tapahtumasi identiteettiä varten, ota meihin yhteyttä etukäteen varmistaaksesi oikeat tiedostomuodot. Tarvitsemme kaikki materiaalit H264-, mp4- tai mov-muodossa, ja stillkuvat PNG-muodossa. Emme voi hyväksyä PDF- tai PowerPoint-esityksiä tapahtumavisuaaleiksi, tapahtumalogoiksi jne., kun niitä näytetään suoraan järjestelmästä. Videot tulee tehdä (exportata) vähintään 50000 kbps bittinopeudella ja 50 kuvaa sekunnissa, jotta toisto sujuu ongelmitta.

Miltä puhujat näyttävät suoratoistossa?

Yleensä editoimme livelähetyksessä eri kuvakokoja ja tuomme esityksen koko näyttöön verkkokatsojille tarpeen mukaan.

Jos esitys perustuu pääasiassa kuviin, voimme editoida eri kulmista, eikä erityistä asettelua tarvita.
Jos haluat, että yleisö näkee erilaisia elementtejä samanaikaisesti, suosittelemme mukautettua asettelua.

Saatavilla oleva audio-visuaalinen tekniikka

Marsion tapahtumatilat on varustettu huipputeknologiaa hyödyntävällä AV-tekniikalla. Set-up:a (asettelua) voidaan räätälöidä tarpeiden mukaan. Set up:in tarkempi määrittely otetaan huomioon ennen tarjouksen lähettämistä.

Lisätietoja AV-tekniikasta löytyy Aalto Studiosin sivuilta:

• Stage
• Event Studio
• Cinema

Tilojen kalusteasettelu 

Voit löytää lisätietoja Marsion tiloista ja kapasiteetista täältä. Kalusteasettelu voidaan muuttaa tapahtuman tarpeiden mukaan.

Rakennuksessa on kalustoa, jota voidaan käyttää:

• 200 tuolia
• 15 pystypöytä
• 4 ruokapöytää, joissa on 26 baarituolia
• 2 siirrettävää seinää

Lisäkalusteet on tilattava järjestäjien kustannuksella. Tilan asettelun muuttamisesta perusasetuksesta poikkeavaksi on sovittava etukäteen, ja rakennus-/purkukustannukset katetaan järjestäjien toimesta.

Harjoitukset  

Jokaisessa Marsiossa järjestettävässä tapahtumassa tulisi olla harjoituspäivä, jotta vältetään ikävät yllätykset tapahtumapäivänä.  

Ennen harjoituksia tarvitsemme ohjelman (ajolistan), nimiluettelon ja tittelit grafiikoita sekä esityksiä varten, jotka sisältävät videota tai ääntä testattavaksi. Jaa nämä etukäteen tapahtumakuraattorin kanssa.  

Varmista, että kaikki testataan harjoitusten aikana ja että jokainen muutos puhujien välillä on huolellisesti suunniteltu. Jos muutoksia tapahtuu, pidä ohjelma ajan tasalla.  

Viestitä puhujillesi varhaisessa vaiheessa, että lava ei ole tavallinen auditorio tai luokkahuone. Jaa myös puhujille tarkoitettuja ohjeita.