Tavaramerkkiohje

Tavaramerkkien omistaja on Aalto-yliopisto

Yliopiston nimet ja tavaramerkit ovat Aalto-yliopistona toimivan Aalto-korkeakoulusäätiön (jäljempänä myös ”yliopisto”) arvokasta omaisuutta, jota pitää käsitellä huolellisesti. 

Aalto-yliopiston kansallisesti ja kansainvälisesti rekisteröityjä tavaramerkkejä ovat AALTO UNIVERSITY ja sen kieliversiot, yliopiston opetus- ja tutkimustoimintaan rajattuna rekisteröintinä AALTO, sekä useat muut AALTO-liitännäiset tavaramerkit eri muodoissa (ks. lista rekisteröidyistä tavaramerkeistä TMView (tmdn.org)  hakijana ”Aalto University Foundation sr”). Tavaramerkit ovat sanamerkkejä kuten AALTO-YLIOPISTO kuviomerkkejä kuten esim. A! ja yhdistelmämerkkejä, joissa on yhdistetty sana- ja kuviomerkki. Tässä ohjeessa käytetään tavaramerkeistä myös nimitystä “logo”.

Yhteydenotot 

Viestintä hallinnoi yliopiston tavaramerkkiportfoliota, ja Lakipalvelut tukevat Viestintää. Kaikki tavaramerkkeihin liittyvät lupapyynnöt ja yhteydenotot osoitetaan [email protected] osoitteeseen. Lupa-asian käsittelee Head of Brand and Creative tarvittaessa viestintäjohtajan kanssa.   

Logojen käyttöohjeet 

Aalto-yliopiston logot ovat osa yliopiston visuaalista identiteettiä. Ota erityisesti huomioon seuraavat asiat: 

• Käytä vain ajantasaisia logoja muuttamattomina. Ajantasaiset logot saat brändiohjeista brand.aalto.fi.
• Yliopiston logoja ei missään tilanteessa saa käyttää puoluepoliittisen toiminnan yhteydessä. 
• Tämän tavaramerkkiohjeen lisäksi tulee noudattaa Yliopiston eettisiä periaatteita Eettiset periaatteet - arvot käytäntöön | Aalto-yliopisto ja sosiaalisen median suosituksia ja ohjeita (Sosiaalisen median suositukset ja ohjeet | Aalto-yliopisto).
• Mikäli yksikkö tai projekti haluaa luoda uuden logon, tulee hakemus asiasta lähettää Viestinnälle ja hakemukselle tulee saada Viestinnän hyväksyntä.
• Älä muuta kirjoitusasua, äläkä käytä omistus- tai monikkomuotoa tai käytä tavaramerkkiä yleisnimenä  tai verbinä;
• Ilmaise tarvittaessa tavaramerkkien omistajuus seuraavasti: esim. ”Aalto-yliopisto Junior on Aalto-yliopiston rekisteröity tavaramerkki”.

Tavaramerkkien käyttö yliopiston omassa toiminnassa 

Logoja saa käyttää yliopiston opetus- ja tutkimustoiminnassa sekä muussa yliopistolain tarkoittamassa toiminnassa koulujen, laitosten, yksikköjen ja koulutusohjelmien tavanomaisten käytäntöjen mukaisesti muuttamattomana ilman erillistä käyttölupaa silloin kun toimijana on yliopisto.

Yliopiston logon lisääminen tuotteisiin (kuten esimerkiksi vaatteisiin) on kielletty ilman erillistä kirjallista lupaa Viestinnältä. 

Tapahtumat ja verkostot

Jos toiminta on sellaista, johon Yliopisto osallistuu organisaationa dekaanin tai yksikön johtajan hyväksynnällä, voi dekaani tai yksikön johtaja sopia logon käytöstä tapahtumassa tai muussa yhteistyössä.  Tällaista toimintaa on esim. toiminta, jossa yliopisto on tapahtuman järjestäjä yhdessä muiden organisaatioiden kanssa. 

Seuraavilla tahoilla on yleinen lupa käyttää Yliopiston nimiä toiminnassaan:

• AYY:n alaiset yhdistykset (Yhdistyslistaus | Aalto-yliopiston ylioppilaskunta (ayy.fi));

Yliopiston henkilökunnan yhteiskunnallinen vuorovaikutus

Jos henkilökunnan jäsen osallistuu yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen asiantuntijana, on yliopiston nimen käyttö sallittua henkilön työsuhteen ilmoittamiseksi (esim. Liisa Virtanen, professori, Aalto-yliopisto). Yliopiston logoa ei saa käyttää henkilökunnan jäsenen yritystoiminnassa. 

Opetusyhteistyö 

Yliopiston logon käytöstä opetusyhteistyössä sovitaan opetustoimintaa koskevan sopimuksen yhteydessä. Logon käytön hyväksyy se taho, joka allekirjoittaa opetusyhteistyötä koskevan sopimuksen. 

Opintoprojektissa, joka toteutetaan yhteistyökumppanin kanssa, tulee muun kuin opintoprojektia koskevan viestinnän osalta lupa logon käyttöön pyytää Viestinnältä.

Tutkimustoiminta 

Yhteisrahoitteiset hankkeet: Yliopiston logoja voidaan käyttää sellaisen hankkeen rahoitushakemuksissa ja hankkeen tiedotusmateriaaleissa, jossa yliopisto osallistuu hankkeeseen.

Tilaustutkimus: Aalto-yliopiston logon käyttöön yrityksen markkinoinnissa tulee pyytää lupa Viestinnältä.

Innovaatiotoiminta

Yliopistolähtöinen startup tai spinout yrityksen osalta voidaan sopia oikeudesta kertoa teknologian syntymisen taustasta Aalto-yliopistossa tekstimainintana. Yliopiston logon käyttöön tulee aina hankkia lupa Viestinnältä.

Aalto-yliopiston kertominen hankintojen referenssinä

Referenssikäytöllä tarkoitetaan käyttöä, jossa viitataan yliopiston hankkimaan palveluun tai tavaraan.  Referenssikäyttöön tarvitaan Viestinnän lupa.  Mikäli referenssioikeudesta neuvotellaan hankinnan yhteydessä, hankinnan sopimuksen valmistelijan tulee perustella, miksi referenssikäyttöoikeus tulisi myöntää. Sopimuksen valmistelijan tulee kertoa: 

• Onko yhteistyö pitkäaikaista eli yli vuoden?
• Onko yhteistyöstä ollut tai tulossa merkittävää hyötyä yliopistolle esimerkiksi kyseisen yksikön tutkimukselle?
• Miten referenssikäyttö ilmoitetaan? Onko kyseessä esim. verkkosivu, jolla kaikki referenssiorganisaatiot (kuten esimerkiksi muut palvelua ostavat yliopistot) käsitellään samalla tavalla?

Referenssiluvan antamista harkittaessa tulee muistaa, että yliopiston maine ja brändi ovat arvokasta omaisuutta, ja referenssiluvan antamisessa tulee siksi aina käyttää harkintaa siten, että referenssikäyttö edistää yliopiston yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja vaikuttavuuden tehtäviä eikä referenssikäytön katsota olevan haitallista Yliopistolle. 

Tavaramerkin käytöstä sopiminen  

Tavaramerkkien käytöstä tulee sopia kirjallisesti siten, että käyttöajan perusteet on määritelty ja oikeus on rajattu asiallisesti, ts. millä tavoin ja missä medioissa yliopistoa tavaramerkkejä saa käyttää (esim. logon käyttäminen kumppanin verkkosivuilla, yksittäisten projektien/hankkeiden maininta tms.) ja yliopistolle tulee aina varata oikeus tavaramerkin käyttöluvan peruuttamiseen milloin tahansa, myös sovittuna referenssiaikana, syystä riippumatta. Tällainen tarve voi käytännössä nousta esille esim. kumppanin mainetta vakavasti heikentävän tapahtuman johdosta.

Ei uusia logoja, ei muunnelmia  

Yliopiston logoja ei saa muunnella ja uusia Aalto-yliopiston logoja luodaan vain poikkeuksellisissa tapauksissa, viestintästrategian mukaisesti. Jos yksikkösi haluaa luoda uuden logon, ota yhteyttä Viestintään, jonka hyväksyntä tarvitaan uudelle logolle.

Uusien verkkotunnusten rekisteröinti

Verkkotunnuksen rekisteröintiin tulee hakea Viestinnän lupa ja ne rekisteröidään yliopiston omaisuudeksi. 

Luvattoman käytön raportointi

Havainnot yliopiston tavaramerkkien tämän ohjeen vastaisesta käytöstä pyydetään ilmoittamaan sähköpostilla osoitteeseen [email protected].