Ulkomaanmatkan IT-ohjeistus

Kadonnut tai varastettu laite, katso ohjeet täältä:

Kadonneet ja varastetut laitteet

Tiettyihin maihin matkustaessasi sinun tulee käyttää Aalto-matkakonetta tavanomaisen työasemasi sijaan. Katso maat ja ohjeet täältä:

Aalto-matkakone

A1. Ennen matkaa - tietokoneesi ja tiedostosi

Tarkista koneesi elinkaari ennen pidempää ulkomaan matkaa. Elinkaaren voit tarkistaa:

• Yksikön ylläpitäjältä tai hankintayhteyshenkilöltä
• IT-hankinnoista: [email protected]

Huolto ja takuuasiat

Aalto-yliopiston hankkimilla PC-kannettavilla on 3 vuoden maailmanlaajuinen on-site tuki, joka on saatavissa kaikissa niissä maissa, joissa valmistajalla on toiminnassa oleva huolto-organisaatio. Saatavuudessa ja vasteajassa voi olla maakohtaisia eroja. Apple-kannettavien tuki on kansainvälinen. Laitteen voi viedä Applen huoltoon missä vain.

Vierailijaverkko kohteessa

Onko sinulla mahdollista liittyä esimerkiksi kohdeyliopiston verkkoon? Saatko IT-tukea vierailukohteestasi ja voisitko kenties saada heiltä myös tietokoneen vierailusi ajaksi?

• Käytä aina VPN-yhteyttä vierailijaverkoissa, myös lankaverkoissa, oli ne salasanalla suojattu tai ei.
• Eduroam-yhteyden avulla voit käyttää langattomia verkkoyhteyksiä Aalto-käyttäjätunnuksella useissa yliopistoissa maailmanlaajuisesti (https://wiki.eduuni.fi/display/funet/eduroam-verkkovierailu)

Toimivatko tarvitsemasi ohjelmat ilman VPN-yhteyttä Aalto-verkkoon? Osa ohjelmista tarvitsee VPN-yhteyden lisenssipalvelimiin. Ohjelmien toimivuus kannattaa kokeilla etukäteen ennen matkaa ilman VPN-yhteyttä. Samalla kannattaa tarkistaa, että kaikki työssä tarvittavat sovellukset on asennettu koneeseen. 

Varmuuskopiointi ja salaus. Tallennus ja synkronointi koneelta Aallon verkkolevylle ei välttämättä aina toimi Internet-yhteyksien laadun vuoksi, joten kannattaa käyttää Microsoft OneDriveä tiedostojen tallennukseen.

Emme suosittele ulkoisten tallennusmedioiden (muistitikut, ulkoiset kovalevyt) käyttöä tietoturvasyistä. Kaikkien Aalto IT:n keskitetysti hallittujen kannettavien koneiden ja puhelinten levyt ovat salattuja. 

Työtiedostot tulee tallentaa joko Aalto-yliopiston OneDriveen, Aalto-kotihakemistoosi tai Work-levylle. Huolehdi, että tiedostot myös synkronoituvat em. palveluihin. Tarkemmat ohjeet tiedostojen synkronoinnista: 

• Windows-ohje. https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tiedostojen-synkronointi-tiedostopalvelimelle-windows
• OneDrive:https://www.aalto.fi/fi/palvelut/onedrive-pikaopas 

A2. Ennen matkaa - käyttäjätunnuksesi ja salasanasi

Tarkista Aalto-tunnuksesi voimassaoloaika. Tunnuksien voimassaolon voit tarkistaa verkkopalvelusta https://password.aalto.fi, seuraamalla verkkosivulla annettuja ohjeita. Hoida ajoissa ennen matkaa työsuhteeseen liittyvät asiat kuntoon, koska tunnusten tiedot ja voimassaoloajat tulevat henkilötietojärjestelmään tallennetuista tiedoista. 

Aalto-tunnuksen salasana ja salasanan vaihtoväli 

Aalto-käyttäjätunnuksen salasana on voimassa 730 päivää. 

Jos vaihdat salasanan, varmista sen toimivuus kirjautumalla kannettavaasi. Vaihda salasana myös Aalto-sähköpostiin matkapuhelimeesi. 

A3. Ennen matkaa - puhelimesi

Selvitä ennen matkalle lähtöä kohdemaassa toimivat teleoperaattorit.

• Ennen kohdemaahan lähtöä tutustu Aalto-yliopiston puhelinoperaattorin, Elisan verkkosivuilta kohdemaassasi toimivaan Elisan roaming-partneriin ja puheluhintoihin. Käytä sivustolla mainittua verkko-operaattoria, mikäli et hanki erillistä prepaid-liittymää puhelimeesi. Katso Elisan sivulta myös verkon toimivuudet kohdemaassa. 
• Joudutko käyttämään mobiilidatayhteyksiä merkittävässä määrin? Suosittelemme hankkimaan paikallisen operaattorin prepaid-dataliittymä matkan ajaksi (laskutus Aallolta matkalaskunyhteydessä). Äärimmäisessä tapauksessa ylisuureksi paisunut puhelinlasku voidaan laskuttaa käyttäjältä, joten sovi esimiehesi kanssa asiasta etukäteen. 
• Puhelimen sähköpostin etätyhjennys puhelimen kadotessa 
• Muut asetukset, PIN - lukitus, puhelimen suojakoodi. Laita puhelimeesi PIN-kysely päälle. 
• Lisätietoja: [email protected] 

A4. Tarvikkeita matkaan

Varaa matkalle mukaasi: 

• Kohdemaan sähköjärjestelmään sopivat virtalähteet (kannettava sekä matkapuhelin). 
• Tarvittavat verkkoadapterit. 
• Tallenna tiedot mukanasi olevista laitteista paperille ja esim. sähköpostiviestinä omaan sähköpostiisi: 
• Puhelimesi ja tietokoneesi valmistaja, merkki, tyyppi/malli, sarjanumero, IMEI-koodi, tietokoneen aalto-nimi (Computer name, esim. L21-1234) 

B1. Matkan aikana - salasanan vaihtaminen

Aalto-salasana kannattaa ehdottomasti vaihtaa mukanasi olevassa Aalto-työasemassa, jotta salasana tallentuu Aallon palvelimelle ja käytettävälle tietokoneelle. 

Matkan aikana salasanan vaihto tietokoneessa onnistuu vain VPN-yhteyden ollessa päällä.

Aalto-tunnuksen salasanan vaihtoa ei saa suorittaa Internet-kahvilassa tai muussa tietoturvan kannalta epäluotettavassa paikassa.

Huom! Jos vaihdat salasanan password.aalto.fi -palvelussa tai webmailissa kannettavan tietokoneesi muistiin ei tallennu uutta salasanaa.

Työasemakohtaiset (Windows, Mac, Linux) ohjeet:

https://www.aalto.fi/fi/palvelut/kuinka-vaihdan-salasanan

B2. Matkan aikana - puhelut, dataliikenne, VPN-yhteydet

Puhelut

Aallon matkapuhelinliittymää saa käyttää vain työasioiden hoitoon. Mikäli ulkomaanmatka on pitkä, suosittelemme paikallisen operaattorin Prepaid-liittymän hankkimista (työmatkoilla laskutus Aallolta matkalaskun yhteydessä, ulkomaan etätyöjaksolla vastaat kuluista itse).

Dataliikenne

Aalto-yliopiston Elisa-matkapuhelinliittymissä on EU ja ETA alueilla nykyisin hyvin kohtuulliset data roaming kustannukset, joten normaalit työasiat (sähköposti jne.) pystyy hoitamaan mobiiliyhteydellä ilman valtavia laskuja.

EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa puheluhinnat ja matkapuhelinoperaattorin roaming-partnerit ulkomailla löydät myös Elisan verkkosivuilta:

https://yrityksille.elisa.fi/verkkovierailu-ulkomailla

• Dataliikenne on erittäin kallista muualla maailmassa (EU:n ulkopuolella).
• Suosittelemme välttämään mobiilidatan käyttöä ulkomailla, esimerkiksi WLAN-yhteys on tarjolla hyvin monessa paikassa.
• Mobiilidatan käyttö on sallittu vain työasioiden hoitoon ja mikäli muita yhteystapoja ei ole käytettävissä, vaihda puhelimesi sähköpostin haun asetukset 1 kertaa tunnissa (jos asetus on viestien saapuessa, joka yleensä on käytössä Suomessa). Jos asetuksen laittaa ’hae manuaalisesti’, et voi varkauden sattuessa tyhjentää puhelintasi etänä.
• Äärimmäisessä tapauksessa ylisuureksi paisunut puhelinlasku voidaan laskuttaa käyttäjältä.

Prepaid-liittymä on yleensä kätevintä hankkia kohdemaahan saavuttua lentokentältä, missä on aina operaattoreiden kauppoja.

Matkustettaessa on hyvä muistaa, että oma älypuhelin on aina turvallisempi vaihtoehto kuin nettikahviloiden, kirjastojen tai vastaavien yleisökäyttöiset työasemat. Kustannukset tiedonsiirrossa ulkomailla voivat kuitenkin olla huomattavat, joten yhteyskäytäntönä tulee suosia WLAN-verkkoja, mutta VPN-yhteys päällä.

Automaattista koodilla suojattua puhelimen näppäimistön lukitusta on käytettävä katoamisten ja varkauksien varalta! PIN-koodin vaihto tehdasasetuksesta omaan koodiin on pakollinen!

Puhelinten wlan-yhteyksiä käytettäessä tulee muistaa, että älypuhelimia koskevat samat riskit salaamattomissa palveluissa kuin työasemillakin, joten suosittelemme VPN:n käyttöä myös mobiililaitteilla.

Huom! Poista asetuksista Bluetoothin näkyvyys kaikille, se on tietoturvariski.

VPN-yhteyden käyttö kannettavalla Aalto-työasemalla

Työasemakohtaiset (Windows, Mac, Linux) ohjeet:

https://www.aalto.fi/fi/palvelut/etayhteyden-vpn-muodostaminen-aallon-verkkoon

B3. Matkan aikana - ohjelmat ja lisenssit

Tietyt Aalto-työasemiin asennetut ohjelmat vaativat säännöllisesti yhteyden Aallon verkkoon (VPN) lisenssipalvelimeensa, jotta ne toimivat.

Windows:

Käytä VPN-yhteyttä säännöllisesti -kerran viikossa yön yli - ja käynnistä Start Software Installation

(ohje:https://www.aalto.fi/fi/palvelut/ohjelmistopaivitysten-kaynnistaminen-windows), jolloin:

• Koneesi saa keskitetyt päivitykset ohjelmiin kuten Windows, MS Office, selaimet, Java, Flash, Acrobat Reader jne.
• Windowsin käyttöjärjestelmä ja MS Office siirtyvät rajoitetun toiminnallisuuden tilaan 6 kuukauden jälkeen, ellei aktivointia uusita. Nämä ohjelmat antavat toistuvia virheilmoituksia aktivoinnin päättymisestä. Aktivointi tapahtuu automaattisesti VPN-yhteyden ollessa päällä muutaman tunnin.

Mac:

Avaa Managed Software Update esim. Finderin kautta. Odota kunnes se etsii päivitykset VPN-yhteyden yli ja klikkaa Update without logging out.

B4. Tietoturva ja muu turvallisuus

Aalto.fi -sivustolla on tarkempi kuvaus Aalto-yliopiston IT-politiikoista ja päätelaitesäännöstä.

• Aalto-yliopiston päätelaitesääntö
• IT-politiikat https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietoturvapolitiikat

Tietoturva

Tietoturva Aalto-yliopistossa: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietoturva-aalto-yliopistossa

TOP-10 Etä- ja matkatyövinkit: https://www.aalto.fi/fi/palvelut/tietoturvan-top-10-vinkit-paivittaiseen-toimintaan

Turvallisuus; laitteen katoaminen, varkaus ja uuden laitteen hankinta

a. Laitteen katoaminen, varkaus

1. Tee varkaudesta ja ryöstöstä aina rikosilmoitus paikalliselle poliisille.
2. Pyydä rikosilmoituksestasi paperinen kopio itsellesi.
3. Ilmoita myös varkaudesta, laitteiden katoamisesta tai ryöstöstä heti Aalto-yliopiston Tietoturvaryhmälle, jotta voimme minimoida tietojesi väärinkäytön ja hakkeroinnin Aallon järjestelmiin.

• ELISA: asiakaspalvelun puh.+358 10 80 4400, jonne ilmoitukset kadonneista laitteista 24h.
• ELISA: Faksi +358 10 296 0787 rikosilmoitukset kirjallisena kadonneista laitteista 24h.
• Internetin kautta http://www.elisa.fi/yrityksille/asiakaspalvelu/ ja Aallon Y-tunnus: FI22283574

• Aalto-yliopiston Tietoturvaryhmän yhteystiedot; [email protected]

• Aalto APUA 050 46 46 462 palvelunumero Aalto APUA-palvelunumeroon +358 50 46 46 462 voi soittaa kaikissa avuntarvintatilanteissa. Aalto APUA-puhelinpalvelu toimii 24/7 periaatteella ympäri vuoden suomeksi ja englanniksi.

b. Uuden laitteen hankinta kadonneen tai varastetun tilalle

Ota yhteys esimieheesi tai yksikkösi IT-tukihenkilöön selvittääksesi parhaan tavan uuden laitteen hankintaan. Normaalin Aalto-asennetun kannettavan tietokoneen hankinta, asennus ja mahdollinen toimitus kohdemaahan vievät jonkin aikaa.

C. Matkan jälkeen - tietokone ja tiedostot

Tietokone

Palattuasi matkalta takaisin Suomeen toimi saamiesi ohjeiden mukaisesti. Tarkista yksikkösi omalta laitosylläpitäjältä tai IT Service Deskistä tarvitseeko tietokoneesi ohjelmistot tai käyttöjärjestelmä päivitystä. Jos olet saanut matkaa varten lainaksi erillisen päätelaitteen, palauta se ohjeiden mukaisesti.