Vinkit toimivaan etä- ja hybriditapaamiseen

1. Valmistaudu hyvin
   Etä- ja hybriditapaamiseen tulee valmistautua ja valmistella esityslista, käsiteltävät asiat ja kysymyksiä aivan kuten kasvokkain tapahtuvaa tapaamista varten. On tärkeää, että kaikki tietävät tapaamisen agendan ja tavoitteen jo etukäteen sekä ymmärtävät oman roolinsa tapaamisessa. Mieti, toivotko osallistumista kampuksella vai toimisiko tapaaminen myös täysin etänä tai hybridinä. Kerro tapaamisen luonne selkeästi jo kokouskutsun yhteydessä. Mieti myös haluatko jonkun toisen kirjaavaan esimerkiksi muistiinpanot ja action pointit talteen. Tämä mahdollistaa kaikkien paremman valmistautumisen ja tehokkaamman osallistumisen heti alusta asti.  
2. Käyttäkää kameroita - kamerat kuitenkin saattavat hidastaa yhteyksiä, joten käyttöä kannattaa harkita
   Käyttäkää etätapaamisissa kameroita mahdollisuuksien mukaan, sillä se auttaa tunnistamaan osallistujat, rentouttaa ilmapiiriä ja helpottaa keskustelua sekä lisää läsnäoloa ja osallistumisaktiivisuutta. Monet ihmiset jännittävät virtuaalitapaamisia ja toisen osapuolen näkeminen helpottaa yhteistyötä. 

   Myös hybriditapaamisessa, jossa osa osallistujista on samassa tilassa ja osa osallistuu virtuaalisesti on hyväksi havaittu käytäntö, että jokainen osallistuja on kokouksessa oman tietokoneensa kautta. Näin jokainen voi osallistua tasapuolisesti. Samassa tilassa olevien kannattaa kuitenkin pitää mikrofoni auki vain yhdestä koneesta ja käyttää ulkoista kaiutinta (esim. jabra, Logitech) kuuluvuuden parantamiseksi.

3. Pitäkää esittäytymiskierros
   Toimivan ja osallistujille mahdollisimman miellyttävän etätapaamisen takaamiseksi on tärkeää, että kaikki tietävät keitä kokouksessa on paikalla. Lyhyt esittäytymiskierros kokouksen aluksi luo yhteenkuuluvuuden tunnetta ja lieventää mahdollisia jännitteitä. 
4. Osallista kysymyksin
   Etä- ja varsinkin hybriditapaamisissa osa osallistujista jättäytyy helposti hiljaa taka-alalle tai osa voi tuntea, ettei heitä kuulla tai he eivät saa ilmastua omia ajatuksiaan asiasta. Kokouksen aikana on tärkeää kuulla kaikkia osallistujia. Tapaamisen järjestäjänä käy läpi säännöllisin väliajoin kaikki osallistujat ja kysyy heidän mielipiteitään. Myös chat-keskustelua voi hyödyntää osallistamiseen ja pyytä vastauksia kysymyksiin tätä kautta. 
5. Pyydä puheenvuoroa "viittaamalla" tai chatin kautta
   Varsinkin isommissa etä- ja hybridikokouksissa puheenvuoron saaminen saattaa olla haasteellista. Microsoft Teamsin kautta tapahtuvien kokousten yhteydessä on aina viestikenttä, jonka kautta osallistujat voivat lähettää ajatuksiaan yhteiseen viestiketjuun. Jos puheenvuoron saaminen on vaikeaa, pyydä sitä Teamsin "viittaus" toiminnolla tai viestillä, johon voi esimerkiksi kirjoittaa, mihin käsiteltävään asiaan sinulla olisi lisättävää. Kokouksen järjestäjä tai joku osallistujista huomaa viestisi ja saat kertoa ajatuksesi. 
6. Tehokkuus ja etätapaamisen rakenne
   Liian pitkät etä- ja hybridikokoukset menevät helposti puuduttaviksi. Pidetään kokoukset sopivan lyhkäisinä, jotta ne pysyvät tehokkaina ja aktiivisina. Jos muutat kasvokkaisia tapaamisia virtuaalisiksi, mieti miten sisältö kannatta palastella; mitä materiaalia kannattaa lähettää jo etukäteen, mihin käytetään yhteistä aikaa ja mitä voidaan kommentoida vielä tapaamisen jälkeen.  Jos kokoukset tuntuvat pitkästyttäviltä, ideoikaa yhdessä uusia toimintatapoja. 
7. Ennen lopettamista
   Kysy onko ihmisillä mielessä vielä jotain muuta aiheeseen liittyvää ja varmista tietävätkö kaikki mitä tapahtuu seuraavaksi. 

Ollaan luovia ja kokeillaan rohkeasti uusia tapoja. Kun keksit uuden jutun, jaa se meille muillekin, vaikka verkkoyhteisössä #timetolevelup Teamsissa.