Kuinka muotoiluajattelu voi parantaa yritysarkkitehtuuria?

Kesällä 2020 ITP:n Strategic and Experience Design (SED)- opintohaaran monialainen opiskelijatiimi Desert Rose, jonka tiiminjäseniä olivat Axa Lares, Linnea Anttila, Ly Tran, Pyry Kanerva ja Ya-Yu Tseng, sai tehtäväkseen soveltaa muotoiluajattelua Espoon kaupungin yritysarkkitehtuuriin (eng. Enterprise Architecture (EA)). EA viittaa asiakirjakokonaisuuteen, joka kuvaa sitä, kuinka organisaation bisnesprosessit, organisaatioyksiköt, data- ja järjestelmäkokonaisuudet voivat toimia yhtenäisenä kokonaisuutena. Osana tätä kokonaisuutta suunnitellaan ja valvotaan organisaation muutoksia, jotta voidaan parantaa yrityksen joustavuutta ja johdonmukaisuutta.

ITP:ssä opiskelijat suorittavat aiheeseen liittyviä kursseja projektien etenemisen tueksi. SED-opintohaaralla opiskelijat keskittyvät ihmislähtöisyyteen ja heitä rohkaistaan tuomaan muotoiluajattelua heidän lähestymistapaansa. Opiskelijat oppivat näkemään muotoilun lähestymiskulmana, jonka työkalut ja metodit auttavat ymmärtämään asiakkaan tarpeita paremmin ja ja kehittämään ratkaisuja iteratiivisesti. Sen lisäksi asiakas pyritään ottamaan prosessiin mukaan mahdollisimman hyvin.  Asiakkaan sisällyttäminen prosessiin kumpuaakin muotoilun ihmiskeskeisyydestä, jonka mukaan parhaat tulokset saavutetaan ottamalla ihmisnäkökulma huomioon ongelmanratkaisuprosessin kaikissa vaiheissa. 

SED-opintohaaralla rohkaistaan kenttätutkimukseen ja ihmiskeskeisyyteen 

Muotoilu metodina tarkoittaa sitä, että projektin kehitystyö myötäilee muotoiluajattelua ja hyödyntää muotoilun työkaluja. Sen sijaan, että tiimi olisi luottanut pelkästään perinteisiin tutkimusmenetelmiin, he laittoivat kätensä saveen ja pyrkivät syventymään ongelmaan kenttätutkimuksen menetelmin. “Pidimme seitsemän haastattelua ja suunnittelimme työpajan” kertoo Anttila ja Lares selventää, kuinka “haastattelut keskittyivät kaupungin johtamiseen, horisontaaliseen ja vertikaaliseen viestintään, sekä johtamisen prosesseihin ja työkaluihin”. Tiimin järjestämä muotoilu-työpaja oli erityisen hedelmällinen. “Halusimme järjestää työpajan alusta asti”, Tran muistelee ja jatkaa, kuinka “työpaja oli keino luoda ympäristö, joka tuo yhteen Espoon työntekijät eri aloilta”. Tseng lisää tiimin “hyödyntäneen useita ennalta suunniteltuja aktiviteetteja, joiden tavoitteena oli sitouttaa osallistujat työpajaan”.

Tutkimuksensa kautta tiimi huomasi, että Espoon kaupungin muotoilun kehitysasteeseen (eli kuinka paljon organisaatio sisällyttää muotoilukäytäntöjä omissa järjestelmissään) investoiminen olisi avainasemassa organisaation tulevaisuuskestävyyden varmistamisessa. “Pyrimme yhdistämään muotoilua kaupungin yritysarkkitehtuuriin parantaaksemme strategisen tason yhteentoimivuutta”, selvittää Anttila ja jatkaa: “EA ei ole kovin ihmiskeskeistä ja muotoilu voi ratkaista EA:n aiheuttamia monimutkaisia ongelmia. Ymmärtääksemme asiakkaiden tarpeita tarkastelimme Espoon kaupungin strategisen tason EA:ta, mutta emme löytäneet tietoa siitä, miten EA välittyy kuntalaisille.” 

Ohjelman lopussa projektitiimi toimitti asiakkaalle muotoilun kehitysasteen etenemissuunnitelman. Suunnitelma ohjaa Espoon kaupunkia siinä, kuinka he onnistuvat ottamaan tarvittavan loikan parantaakseen muotoilun kehitysastettaan. Suunnitelmaan kuuluu myös viestintäsuunnitelma, jonka tavoitteena on auttaa EA:n sidosryhmiä ymmärtämään EA:n kehityksen tarpeen.

Espoon kaupungille muotoilun tärkeys on hyvin tuttua. Kaupunki on asettanut innovaation ja muotoilun keskeiseen rooliin strategiassaan, ja onkin saanut kansainvälistä tunnustusta pyrkimyksistään. Kaupungin kukoistavan yritysyhteisön sekä korkeakoulutetun ja teknologisesti taitavan väestön ansiosta kaupunki tunnetaan tietotaidon, tutkimuksen ja kehityksen keskuksena.

ITP on Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun järjestämä sivuaineohjelma. Ohjelman keskiössä on haastepohjainen oppiminen. Ohjelma onkin toiminut jo 25 vuoden ajan vastaavien pedagogisten toimintatapojen edelläkävijänä niin Aalto-yliopiston sisäisellä kuin kansainvälisellä tasolla. ITP pyrkii yhdistämään kauppatieteitä, muotoilua ja teknologiaa, ja se on jaettu kolmeen opintohaaraan, jotka jokainen tuovat oman näkökulmansa digiaiheisiin.

Strategy and Experience Design (SED) -opintohaara painottaa enemmän muotoilun hyödyntämistä ongelmanratkaisussa. Muotoilua ei siis pidetä vain visuaalisena työkaluna, joka implementoidaan vasta prosessin loppuvaiheessa, vaan ennemminkin ajattelu- ja työskentelytapana läpi projektin.