The School is responsible for publishing the defence event page online at Aalto.fi. Your responsibilty is to submit the public defence announcement, which is added to the event. 

Public defence announcement and public display of thesis (aalto.fi)Discuss with the custos if it is worthwhile to advertise your thesis and the defence outside the Aalto community. You can prepare a press release for this purpose (possible targets: STT, Tekniikka & Talous, science journals, etc.).

Send the final PDF version of the doctoral thesis to the opponent as soon as it is ready. You should not be in contact with the opponent regarding the thesis in any other way before the defence.

The Doctoral Programme will inform you how the printed version of the thesis is delivered to the opponent and other parties. Some departments also offer help with the distribution of the printed thesis. Please see also the detailed instructions of your own School via:Distribution of thesis (aalto.fi)

Sal och inbjudningar

• Reservera en sal och en förberedelselokal eller se till att en sal är reserverad för disputationen (vanlig tid för reservationen är 10.00–16.00 så att tiden räcker till för förberedelser). Be om hjälp av din institution eller ansvarsprofessor.
• Kontrollera i god tid att tekniken fungerar i salen. Kontakta byggnadens entrétjänster om du behöver hjälp. Du kan också boka hjälp av IT-tjänsterna på adressen  [email protected] (gör bokningen flera dagar i förtid). 
• Kom på förhand överens med kustosen om hur ni gör om det uppstår tekniska problem. Det lönar sig att ha en utnämnd stödperson på plats som vid behov kan gå efter hjälp.
• Du kan bjuda in vem du vill till disputationen, till exempel andra experter inom området, förhandsgranskare, din handledare, din familj osv.
• Din högskola ser till att meddelandet om disputationen publiceras på aalto.fi.
• Salskyltar: Beroende på byggnad kan du antingen skicka en skylt i storlek A4 till entrétjänsterna (XX:s disputation, datum, sal) som de ställer upp utanför salen eller så kan du skicka samma uppgifter för att visas på byggnadens bildskärmar (Ekonominaukio 1).

Om doktoranden vill bjuda på förfriskningar ska hen ordna det själv och stå för kostnaderna. Catering kan beställas från byggnadens studentrestaurang.

Institutionen betalar opponentens arvode och vid behov hens rese- och uppehållskostnader.

Doktoranden betalar kostnaderna för karonkan.

• Kontakta IT-tjänsterna på adressen [email protected] flera dagar innan din disputation och kom överens om IT-stöd på förhand.
• Observera att du ska ha en stödperson utöver dig själv och din kustos som håller koll på Zoom under din disputation. IT-tjänsterna kan i regel bara hjälpa innan disputationen och i början av den, de är inte tillgängliga under hela disputationen i Zoom. Du kan till exempel be en medstuderande hjälpa dig.
• Läs IT-tjänsternas anvisningar för disputationer via Zoom och snabbanvisningar för Zoom
• Skicka Zoom-länken till ditt doktorandprogram så snabbt som möjligt, minst 15 dagar innan disputationen.
• Kustosen ansvarar för att anvisa publiken under disputationen. Kustosen ska uppmana deltagarna att hålla sina mikrofoner och kameror avstängda under hela disputationen om de inte ber om ordet under tiden som har reserverats för det.