Yhteisohjelmien hallinto ja johtaminen

Määritelmä

• Tässä oppaassa yhteisohjelmalla viitataan koulutusohjelmiin, jotka toteutetaan kahden tai useamman Aalto-yliopiston korkeakoulun monitieteisenä yhteistyönä tai kansallisena tai kansainvälisenä yhteistyönä.

Yleistä huomioitavaa

• Yhteisohjelman hallintomalli räätälöidään ohjelman yksilöllisiin tarpeisiin. Tässä oppaassa ei tarjota suoria ratkaisuja eikä yksityiskohtaisia ohjeita yksittäisten ohjelmien hallintojärjestelyihin.
• Tämä opas ei ohita rehtorin eikä vararehtorin päätöksiä, Aalto-yliopiston johtosääntöä, korkeakoulujen ohjesääntöjä, kokousmenettelyohjeita eikä muitakaan sääntöjä, joihin ohjelmien hallinto Aalto-yliopistossa perustuu. Oppaan tarkoitus on auttaa tunnistamaan ohjelmien hyvässä hallinnossa huomioitavia ydinkysymyksiä ja -käytäntöjä.
• Yhteisohjelman hallintomallin valmistelu on tiimityötä, johon tarvitaan monia eri toimijoita. Alkuvaiheen tukea tarjoavat: [email protected] ja [email protected] ohjelmajohdon palveluista sekä [email protected] oppimispalvelujen juridisista palveluista.
• Hallintomallin laatiminen on normaalisti osa uuden ohjelman valmistelua. Lue lisää uusien koulutusaloitteiden valmisteluprosessista: Ohjelmajohtajan käsikirja: Uuden koulutusohjelman valmistelu.

Huomioita kansainvälisistä yhteisohjelmista

• Kansainvälisten yhteisohjelmien hallinnosta sovitaan yleensä sopimuksella. Aallon sisällä tarvitaan silti myös oma, erillinen hallintomallipäätös, jos kaksi tai useampia Aallon korkeakouluja on mukana ohjelmassa. Mikäli vain yksi Aallon korkeakoulu osallistuu, päätöstä ei tarvita.
• Aallon sisäinen hallintomalli ei voi ohittaa sopimukseen kirjattua sisältöä. Tämän opas auttaa pohtimaan avainkysymyksiä ja -käytäntöjä, joita tulisi harkita ennen sopimusneuvotteluja ja sopimuksen viimeistelyä.
• Kansainvälisten yhteisohjelmien hallintoon voi liittyä tehtäviä ja vastuita, joita ei kuvata tässä oppaassa, esimerkiksi rahoitusjärjestelyjen, konsortion tai partnereiden osalta. Roolien suhde ohjelman hallintoon Aallossa tulisi kuitenkin määritellä selkeästi.

Tässä oppaassa kuvataan yhteistutkinto-ohjelmien hyvän johtamisen ja hallinnon keskeiset tekijät Aalto-yliopistossa. Mukana on myös ohjeet hallintomallipäätösten valmisteluun ja päivittämiseen.

Opas sopii kaikenlaisiin yhteisohjelmiin. Sen tavoitteena on helpottaa ohjelman hallintoa koskevien ohjeiden sekä asiaankuuluvien sääntöjen huomioimista. Tässä oppaassa annetut suuntaviivat on tarkoitettu joustaviksi, mahdollistaen yksittäisten ohjelmien ominaispiirteiden huomioimisen.

Aallon sisäisistä vastuista ja resursseista säädetään jokaisen korkeakoulun ohjesäännössä. Yhteisohjelmien vastuita ja resursseja selvennetään yleensä ohjelman kehittämisvaiheessa.

Yhteisohjelma tarvitsee yleensä erillisen hallintomallin, joka on räätälöity ohjelman tarpeisiin ja järjestelyihin, ja joka takaa oikeudellisten ja sääntelyllisten vaatimusten noudattamisen.

Päätöksen yhteisohjelman hallintomallista tekee Aalto-yliopiston rehtori tai vararehtori, yleensä ohjelmaa perustettaessa. Päätöksessä määrätään yhteisohjelmaan osallistuvien tahojen keskeisistä tehtävistä ja vastuista. Päätös turvaa korkeakoulujen mahdollisuudet osallistua ohjelman päätöksentekoon ja kehittämiseen.

Aallon sisäistä hallintomallipäätöstä ei tarvita kansainvälisissä yhteisohjelmissa, joihin osallistuu vain yksi Aallon korkeakoulu. Oikeudellisten vaatimusten ja sääntelyn noudattaminen Aallossa on kuitenkin varmistettava mahdollisimman aikaisin ja viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Tätä opasta päivitetään yhteisohjelmien hallintokäytäntöjen ja johtamisen kehittyessä. Kaikki palaute on arvokasta.

”Jos kaksi tai useampia Aallon korkeakouluja toteuttaa ohjelman yhdessä, hallintomallista päätetään sen perusteella, mikä sopii ohjelman sisältöön, luonteeseen ja opintomenestykseen.” - Aalto-yliopiston rehtori

Aallon yhteisohjelmien keskeinen tehtävä on mahdollistaa eri alojen läheinen yhteistyö ja edistää monitieteistä opetusta niin Aallossa kuin sen ulkopuolellakin. Yhteisohjelmat edistävät strategisia tavoitteitamme, muun muassa yhteistyötä, alakohtaisen osaamisen kasvua ja kansainvälisyyttä.

Yhteisohjelmien hallintoa koskevat päätökset

Aalto-yliopiston yhteisten maisteriohjelmien perustamisesta tai lakkauttamisesta päättää ohjelman tyypistä riippuen rehtori tai vararehtori.

• Jos ohjelma on perustettu uutena maisteriohjelmana, päätöksen tekee rehtori ohjelmaa koordinoivan korkeakoulun dekaanin ehdotuksesta.
• Jos ohjelma on perustettu olemassa olevien maisteriohjelmien sisälle, päätöksen tekee opetuksesta vastaava vararehtori ohjelmaa koordinoivan korkeakoulun dekaanin ehdotuksesta.

Kansainvälisten yhteisohjelmien hallintoa koskevat ohjeet on annettu vararehtorin päätöksessä (englanniksi).

Maisterivaiheen yhteisohjelmia perustettaessa rehtori tai vararehtori päättää:

1. ohjelman nimestä
2. tutkintokielestä (huomaa: jos yhteisohjelma on perustettu olemassa olevien maisteriohjelmien sisälle, sen kielen on oltava sama kuin olemassa olevan ohjelman)
3. ohjelmasta saatavasta tutkinnosta/tutkinnoista (huomaa: eri korkeakoulujen ei ole tällä hetkellä mahdollista myöntää kansainvälisistä yhteisohjelmista valmistuville yhtä yhteistä tutkintotodistusta, sillä todistuksen kieleen kohdistuu Suomessa ja monissa muissa maissa erilaisia vaatimuksia)
4. ohjelmaan osallistuvista korkeakouluista  
5. ohjelmasta vastaavista korkeakouluista (myöhemmin ”koordinoiva korkeakoulu”).

Hallintomallipäätöksen päivitys

Jos yhteisohjelmalla on erikseen päätetty hallintomalli, se tulee päivittää, mikäli jokin edellä luetelluista viidestä asiasta muuttuu. Päivitykseen tarvitaan uusi rehtorin tai vararehtorin hallintomallipäätös.

Lähtökohtaisesti rehtori tai opetuksesta vastaava vararehtori päättää yhteisohjelman hallintomallista, koordinoivan korkeakoulun dekaanin esityksestä ohjelmaa perustettaessa. Mikäli rehtori tai vararehtori on alkuperäisessä hallintomallipäätöksessä delegoinut päätösvallan koordinoivan korkeakoulun dekaanille, hallintomallin päivityksestä voi päättää koordinoivan korkeakoulun dekaani kuultuaan asiassa muita ohjelmassa mukana olevia korkeakouluja.

Vastuunjako

Yhteistutkinto-ohjelman keskeisiä tehtäviä koskeva selkeä vastuunjako, tehokas viestintä ja hyvin organisoitu, oikea-aikainen yhteistyö takaavat korkeakouluille mahdollisuuden osallistua ohjelman kehittämiseen, määritellä opintoihin liittyvät päätöksentekomenettelyt ja luoda opiskelijoille selkeät palvelupolut. Näillä toimenpiteillä varmistetaan osaltaan, että ohjelmien laatu ja resurssit ovat linjassa Aallon strategisten tavoitteiden kanssa.

Yhteisohjelman toiminta- ja resurssisuunnitelma esitetään ja hyväksytään osana koordinoivan korkeakoulun resurssidialogia.

Tutkintovaatimukset, opetussuunnitelma ja opiskelijavalinnan perusteet

Yliopiston akateemisten asiain komitea (AAK) päättää yleensä ohjelman tutkintovaatimuksista, opetussuunnitelmista ja opiskelijavalinnan perusteista. AAK on kuitenkin usein delegoinut näitä asioita koskevaa päätösvaltaa korkeakoulujen akateemisille komiteoille. Mikäli delegointipäätös on tehty, on koordinoivan korkeakoulun vastuulla varmistaa, että niiden tehtäväksi siirretyt yhteisohjelmia koskevat päätökset (esimerkiksi tutkintovaatimuksista, opetussuunnitelmista ja opiskelijavalinnan perusteista) noudattavat Aalto-yliopiston tutkintosääntöjä sekä Aalto-yliopiston yleisiä opetusta ja opiskelua koskevia sääntöjä (OOS).

Ohjelman opiskelijat

Ohjelman opiskelijat valitaan johonkin ohjelmassa mukana olevaan korkeakouluun hakukohteen perusteella. Ohjelmatason halutun sisäänottomäärän varmistamiseksi on tärkeää, että ohjelmaan osallistuvien korkeakoulujen ja kumppanikorkeakoulujen välinen kommunikaatio toimii hyvin sekä ennen opiskelijavalintoja että niiden aikana.

Opiskelijan korkeakoulu määräytyy sen perusteella, mihin hakukohteeseen hänet valitaan. Joissain tapauksissa opiskelijalla on mahdollisuus myöhemmin vaihtaa hakukohdetta, jolloin opiskelijan korkeakoulukin voi vaihtua.

Opiskelijan korkeakoulu tekee opiskelijan opintoja ja opiskeluoikeutta koskevat päätökset, mukaan lukien valintapäätökset ja päätökset opinnäytteen hyväksymisestä, tutkinnon myöntämisestä ja henkilökohtaiseen opintosuunnitelmaan liittyvistä seikoista. Ohjelmassa mukana olevat korkeakoulut tarjoavat opiskelijoille ohjauspalveluja.

Epäselvissä tapauksissa opiskelijan koulun dekaani päättää, minkä elimen tehtäväksi päätös kuuluu. Korkeakoulun opiskelijoita ja hakijoita koskevat päätökset valmistellaan ja esitellään pääasiassa samalla tavalla kuin muutkin korkeakoulun hakijoihin tai opiskelijoihin liittyvät asiat.

Ohjelman palveluja resursoitaessa on huomioitava, että kansainvälisten yhteisohjelmien opiskelijat tarvitsevat todennäköisesti tavallista enemmän ohjausta ja palveluja, sillä he opiskelevat Aallossa yhden tai kaksi lukukautta eivätkä saa vertaistukea aiempien lukukausien opiskelijoilta. He saattavat tarvita jopa huomattavasti enemmän palveluja kuin opiskelijat yleensä. Palvelujen järjestäjien työmäärä kuitenkin vaihtelee ohjelmittain ja edellyttää tarkkaa tapauskohtaista harkintaa, jotta opiskelijoille turvataan riittävä tuki.

Lisätietoa - Ohjelmajohtajan käsikirja:

• Uuden koulutusohjelman valmistelu
• Koulutusohjelmien toimintaa ohjaavat linjaukset ja säännöt

Huomioitavaa

Luettelo tehtävistä ei ole tyhjentävä. Erityisesti kansainvälisissä yhteisohjelmissa voi olla muitakin tehtäviä ja rooleja, jotka on huomioitava ohjelman hallinnossa ja viestinnässä.

Ohjelmajohtaja

Rehtori tai opetuksesta vastaava vararehtori nimittää yhteistutkinto-ohjelman ohjelmajohtajan koordinoivan korkeakoulun dekaanin ehdotuksesta. Myöhemmät ohjelmajohtajat nimittää dekaani muiden osallistuvien korkeakoulujen dekaaneja kuultuaan, jos rehtori tai vararehtori on valtuuttanut hänet siihen. Valtuutus annetaan yleensä alkuperäisessä hallintomallista tai ohjelman perustamisesta annetussa päätöksessä.

Yhteisohjelman ohjelmajohtajan vastuulla ovat kaikki ohjelmajohtajan perustehtävät, jotka mainitaan Aalto-yliopiston alemman ja ylemmän korkeakoulututkinnon tutkintosäännön 2 §:ssä: ”Koulutusohjelman johtaja vastaa ohjelman suunnittelusta, toteuttamisesta, arvioinnista ja kehittämisestä.”

Yhteisohjelman ohjelmajohtajan tehtäviin voidaan odottaa sisältyvän lisäksi laajaa viestintätyötä, konsultointia, edustamista ja valmisteluvastuuta, joilla varmistetaan muiden korkeakoulujen, kumppanien ja sidosryhmien mahdollisuus osallistua ohjelman kehittämiseen.

Ohjelmajohtajan tehtävät:

• Ohjelman johtaminen sen tavoitteiden ja toimintasuunnitelman mukaisesti sekä vastuu budjetin käytöstä.
• Ohjelman toimintasuunnitelman ja budjetin valmistelu yhdessä professoreiden, opettajien ja korkeakouluista tai yksiköistä vastaavien laitosjohtajien kanssa esiteltäväksi koordinoivan korkeakoulun dekaanille.
  Ohjelmaan osallistuvien korkeakoulujen ja kumppanien tulisi laatia yhteisohjelman tavoitteet ja toimintasuunnitelma yhteistyönä Aallon strategisten tavoitteiden mukaisesti, opiskelijoiden ja henkilökunnan palautteet asianmukaisesti huomioiden.
  Ohjelmasta vastaava controller tukee ohjelmajohtajaa ja professoreita, opettajia ja korkeakouluista/laitoksista vastaavia laitosjohtajia budjetin käytössä ja suunnittelussa. On kuitenkin ohjelmajohtajan vastuulla varmistaa, että ohjelman toimijoiden ja kumppanien kanssa neuvotellaan sellainen budjetti, joka palvelee mahdollisimman hyvin ohjelman strategista kehittämistä. 
• Ohjelman budjettia, opetussuunnitelmaa, opiskelijavalinnan valintaperusteita ja valintapäätöksiä koskevien ehdotusten esittäminen asianosaisille.
  Yhteisohjelmien opetussuunnitelmissa ja opiskelijavalinnan valintaperusteissa on Aalto-yliopiston alemman ja ylemmän korkeakoulututkinnon tutkintosäännön 9 ja 11 §:ssä ja valintaperusteissa määriteltyä joustavuutta. Se mahdollistaa eri korkeakoulujen sekä kotimaisten ja kansainvälisten kumppanien vaatimusten huomioimisen. Joustavuus mahdollistaa myös ohjelman yhteisten tavoitteiden muotoilussa tarvittavat kompromissit.
  Opiskelijavalinnan kielitaitovaatimuksia on mahdollista räätälöidä jossain määrin kumppanin tarpeista riippuen, joskin pääpiirteissään niiden on noudatettava mahdollisimman läheisesti Aallon vaatimuksia (jotka vuorostaan noudattavat suomalaisia kansallisia vaatimuksia).
  Oppimispalvelujen juridisilta palveluilta ja hakijapalvelujen henkilöstöltä saa tukea Aallon kielitaitovaatimuksia, opetussuunnitelmia ja valintaperusteita koskevan sääntelykehyksen tulkitsemiseen ja soveltamiseen yhteisohjelmissa.
• Ohjelman edustaminen (rehtorille, AAK:lle, korkeakouluille, ulkoisille sidosryhmille)
• Suunnitelmien valmistelua ja toiminnan tuloksia koskeva raportointi koulutuksesta vastaavalle vararehtorille ja koordinoivan korkeakoulun dekaanille.
  Yhteisohjelman raportoinnissa on huomioitava muiden korkeakoulujen, kumppanien, controllerin/controllereiden ja sidosryhmien näkemykset, jotta raportointi antaisi ohjelmasta hyvän kokonaiskuvan. Järjestelmällinen yhteistyö eri toimijoiden kanssa on suositeltavaa ottaa osaksi ohjelman vuosikelloa.
  Ohjelmalle on hyötyä vuosikellosta, joka myötäilee  Ohjelmajohtajan käsikirjassa esitettyä ohjelmajohtajan vuosikelloa. Sen avulla pystytään toteuttamaan ja valmistelemaan kukin tehtävä oikea-aikaisesti.  Vuosikello toimii myös kaikkien ohjelman osapuolien yhteisenä viitekehyksenä.

Vastuuprofessorit ja -opettajat muissa korkeakouluissa

Jokaisen osallistuvan koulun dekaani nimittää ohjelmalle vastuuprofessorin -tai opettajan ohjelmajohtajan esityksestä.

Tehtävät:

• Ohjelman johtaminen korkeakoulussa
• Ohjausryhmän jäsenenä ja korkeakoulun yhteyshenkilönä toimiminen
• Ohjelman akateemiseen kehittämiseen osallistuminen.

Ohjelman koordinaattori ja/tai suunnittelija

Tehtävistä sovitaan korkeakoulun vastaavan päällikön tai tiimivetäjän kanssa.

Tehtävät:

• Ohjelman käytännön toteuttamisen koordinointi
• Ohjausryhmän sihteerinä toimiminen
• Yhteydenpito korkeakoulujen opiskelijapalveluihin ja heille tiedottaminen ja muutoinkin siitä huolehtiminen, että ohjelmaa koskeva tieto on koulujen, hakijoiden ja opiskelijoiden saatavilla
• Organisaatiomatriisin mukaisesti ohjelmajohtajalle raportointi ohjelman hallintoa koskevissa asioissa.

Controller

Controller valitaan yhdessä ohjelmaa koordinoivan koulun kanssa. Hänellä on päävastuu ohjelman talouspalveluista ja talouden seurannasta, mutta muiden ohjelmassa mukana olevien laitosten controllereiden toimia tarvitaan palvelun tuottamiseksi.

Tehtävät:

• Ohjelman johtajan tukeminen budjetin laadinnassa ja ohjelman talouden seurannasta huolehtiminen
• Ohjausryhmän työn tukeminen talousasioissa (tarvittaessa).

Lisätietoja - Ohjelmajohtajan käsikirja

• Koulutusohjelman johtamisen prosessit ja työkalut

Yhteistyökumppaneiden ohjelmaan liittyminen ja siitä vetäytyminen

Kuka päättää, kuka ehdottaa, ja mitkä ovat ohjelmaan liittymisen tai siitä vetäytymisen ehdot. Aallon ulkopuolisten kumppaneiden mukaantulo tai vetäytyminen ei kumpikaan vaadi uutta hallintomallipäätöstä.

Hallintomallin seuranta ja päivittäminen

Katso yllä olevasta kappaleesta "Yhteistutkinto-ohjelman hallintomallin laatiminen" milloin ja miten hallintomallia tulee päivittää.

Opiskelijaliikkuvuussuunnitelma ohjelmissa, joissa on Aallon ulkopuolisia kumppaneita

Kuvaa miten opiskelijat voivat liikkua ohjelmaan osallistuvien korkeakoulujen välillä ja miten vastuut jaetaan. Jos ohjelmassa on useita yhteistyökumppaneita, erittele liikkuvuuspolut, joissa Aalto on mukana ja jokaisen, kussakin polussa mukana olevan kumppanin velvollisuudet.

Riidanratkaisu

Kuvaa ratkaisukäytännöt riidoille ja erimielisyyksille.

Konsortio- ja yhteistyösopimukset sekä hallintomalli

Selvennä hallintomallin suhde sopimuksiin tarpeen mukaan. Yleensä konsortiosopimuksessa määritellään ohjelmaan osallistuvien yliopistojen keskinäiset vastuut, kun taas hallintomallissa määritellään vastuunjako Aallon korkeakoulujen kesken.

Huomiotavaa

Tämän osion sisältöä säätelee pääosin kunkin Aallon korkeakoulun ohjesääntö ja Aalto-yliopiston kokousmenettelyohje.

Keskeiset asiat

• Mitä elimiä ohjelmassa on ja mitkä niiden vastuut ovat?
• Erota päätöksentekoelimet muista elimistä, jotka ovat vastuussa strategisesta kehittämisestä ja seurannasta.
• Määrittele mahdolliset muut ryhmät, jotka ovat mukana ohjelman ohjaamisessa, koordinoinnissa, johtamisessa, arvioinnissa tai kehityksessä.
• Kiinnitä erityistä huomiota päätöksiin ja niiden valmisteluun opetusta, opiskelijoita, palveluita ja resursseja koskevissa asioissa.
• Erittele ohjelmaan osallistuvat Aallon korkeakoulutason elimet, jotka voivat vaihdella korkeakouluittain: johtoryhmät, koulutusneuvostot tai vastaavat ja korkeakoulujen akateemiset komiteat.
• Mainitse mahdollinen uusi, ohjelmaa varten perustettu koulutusneuvosto ja kuvaa sen vastuut.
• Kuvaa nimityskäytännöt: miten kuhunkin elimeen nimitetään jäseniä ja kuka nimittää.
• Dekaanin, varadekaanin tai laitoksen johtajan (tai useamman heistä yhdessä) pitäisi olla jäsenenä kaikissa päätöksentekoelimissä ja ohjausryhmissä, joissa keskustellaan ohjelman kehityksestä: on tärkeää, että ohjelmia ylläpidetään ja resursoidaan osana Aallon kokonaisvaltaista ohjelmaportfolion kehittämistä.

Pohtikaa, mikä elin on vastuussa:

• koulutusohjelman opetussuunnitelmaa, tutkintovaatimuksia ja valintaperusteita koskevien esitysten tekemisestä
• opinnäytteiden aiheiden, ohjaajien ja valvojien päättämisestä
• opinnäytteiden arvostelusta ja hyväksynnästä
• koulutusohjelman kehittämiseen liittyvistä päätöksistä ja siitä, että opetus ja palautteenkäsittely on laadukasta.

Ohjelmalla voi olla strategiaryhmä, joka vastaa strategisesta suunnittelusta ja resursseista, laadusta, arvioinnista ja sidosryhmäyhteistyöstä.

Ohjelmalla voi olla myös ohjausryhmä, joka tukee ohjelmajohtajaa ohjelman kehittämisessä ja voi toimia seuraavalla tavalla:  

• Jokaisen osallistuvan korkeakoulun dekaani nimittää ohjelman ohjausryhmään 1–2 edustajaa (ml. koulukohtaiset vastuuprofessorit ja/tai -opettajat).
• Myös ohjelmaan opetusta tarjoavan, muun kuin koordinoivan korkeakoulun dekaani, voi nimittää korkeakoulunsa edustajan ohjausryhmään.
• Ohjausryhmään kuuluvat lisäksi opiskelijajäsen (jonka Aalto-yliopiston ylioppilaskunta nimittää, ensisijaisesti ohjelman omista opiskelijoista) sekä koordinoivan korkeakoulun opintoasiainpäällikkö.
• Ohjelman johtaja osallistuu ohjausryhmän kokouksiin.
• Koordinoivan koulun dekaani nimittää ohjausryhmälle puheenjohtajan.

Esimerkkejä ohjausryhmän tehtävistä:

• ohjelman ohjaaminen, arviointi ja kehittäminen (huom. ohjausryhmä ei ole päätöksentekoelin)
• opetussuunnitelmaa, valintaperusteita ja valintapäätöksiä koskevien esitysten käsittely
• toimintasuunnitelmaa ja talousarviota koskevien esitysten käsittely
• ohjelman yhteisiä käytäntöjä koskevien ja muiden ohjelmajohtajan sille osoittamien asioiden käsittely.

Ohjelmissa, joissa on Aallon ulkopuolisia kumppaneita voi olla myös ohjelman hallitus. Hallituksella voi olla seuraavia vastuita:

• koulutusohjelman toteutuksen valvonta
• ohjelman osaamistavoitteiden määrittely
• ohjelman tieteellisen laadun varmistaminen
• yhteisten laadunvarmistustoimien suunnittelu ja toimeenpano kansallisen ja yliopiston oman laatutyön täydentämiseksi
• ulkoisten rahoitusmahdollisuuksien kartoitus esimerkiksi opiskelija- tai henkilöstöliikkuvuuden kustannusten kattamiseksi tai ohjelman/uusien yhteistyömallien kehittämiseksi
• strategian laatiminen ohjelman kehityksen ja sen akateemisten kumppanuuksien kehittämiseksi
• yhteisymmärryksen varmistaminen ohjelman rakenteesta, sisällöstä ja päivityksistä
• ohjelman koordinoinnin arviointi ja muutosten ehdottaminen vastuisiin
• ohjelman valintaperusteiden ja aloituspaikkamäärän arviointi
• keskusteluyhteyden ylläpitäminen sidosryhmien ja yritysten kanssa päätettäessä ohjelmaan otettavien opiskelijoiden osaamisprofiileista, työelämän tarpeista ja stipendimahdollisuuksista
• ohjelman markkinointistrategian laatiminen ja markkinointiin osallistuminen sen mukaisesti.

Lisätietoa - Aalto käsikirja

• Oppimisen ja opetuksen johtaminen

Tässä osiossa tarjotaan ohjeistusta ohjelman toteuttamiseen.

Käytännön huomioita

Erittele jokaisen prosessin pääasialliset toimijat, vastuut ja päätöksentekoelimet.

Kiinnitä huomiota ohjelman erityispiirteisiin ja -prosesseihin. Tee prosessit läpinäkyviksi ja varmista, että kaikki osapuolet ovat yksimielisiä niiden johtamisesta ja resurssoinnista.

Alla olevaa malliluetteloa yhteisohjelman tehtävistä ja vastuunjaosta voi käyttää tarkemman keskustelun, suunnittelun ja seurannan pohjana ohjelman toimijoiden kesken. 

Avaintoiminnot

Kuvaa ohjelman käynnistämisen ja toteuttamisen kannalta tärkeimmät toiminnot sekä niiden johtaminen ja resursointi. On tärkeää sopia selvästi vastuunjaosta ja siitä, miten koordinoidaan ohjelman avaintoiminnot, kuten esimerkiksi:

Opiskelijamarkkinointi ja -rekrytointi

• markkinointisuunnitelma ja -budjetti
• resurssien ja vastuiden jako
• palaute, seuranta ja päivittäminen.

Opiskelijoiden sisäänotto ja opinnot

• aloituspaikkojen määrä: Vuosittaisen sisäänoton tiekarttaa voisi harkita.
• opiskelijavalinnan menetelmät ja valintaperusteet
• lukuvuosimaksujärjestelmä ja stipendipäätökset. Erittele eroavaisuudet Aallon vakiokäytännöistä. On hyvä huomata, että poikkeukset ovat sallittuja vain kansainvälisissä yhteisohjelmissa (vararehtorin päätöksen mukaisesti).
• opinnäytteen ohjaus
• yhteisohjelmissa: Kuinka monta tutkintotodistusta annetaan? Kuka antaa? Kuka allekirjoittaa?
• opiskelijapalvelut
• opettajapalvelut
• viestintä
• muut palvelut, kuten ura- ja alumnipalvelut.

Opetussuunnitelma: opetus, suunnittelu, kehittäminen, arviointi

• Kuka valmistelee esityksen opetussuunnitelmasta? Kuka hyväksyy tai päättää sitä?
• Miten palautetta kerätään ja käsitellään?
• Kuka arvioi? Milloin?
• Miten päivityksiä ehdotetaan ja miten niistä päätetään?

Ohjelman elinkaari ja kehitysprosessit, mukaan lukien palauteprosessit

• Miten ohjelma rahoitetaan koko sen elinkaaren aikana?
• Miten ohjelma perustetaan ja käynnistetään? Milloin on ensimmäinen ja viimeinen sisäänotto?
• Miten ohjelma toteutetaan, miten sitä kehitetään ja miten sen laatu varmistetaan?
• Miten rahoitusta ja resursseja voidaan sopeuttaa, jos muutoksia tulee?
• Miten palautetta kerätään ja käsitellään?
• Miten päivityksiä tehdään ja miten niistä viestitään?
• Miten ohjelma loppuu tai miten se sulautetaan?
• Miten opiskelijoiden oikeudet taataan, jos ohjelmaan tehdään muutoksia?

Sidosryhmäjohtaminen ja ohjelman yhteistyö

Aallon ulkopuolisten kumppaneiden ja sidosryhmien kanssa toimittaessa, olivatpa he kotimaisia tai kansainvälisiä, alla luetellut asiat sisällytetään yleensä sopimukseen. On kuitenkin suositeltavaa varmistaa, että kaikista näistä keskustellaan, niitä käydään läpi ja niistä sovitaan osana koulutusohjelman johtamista. 

• Miten viestintä sidosryhmien kanssa varmistetaan ja koordinoidaan?
• Miten koordinoidaan viestintä toisessa Aallon korkeakoulussa olevan ohjelman henkilökunnan tai Aallon ulkopuolisten suomalaisten tai kansainvälisten kumppaneiden kanssa?
• Mitä pitää kommunikoida ja milloin?
• Missä tarvitaan laajempaa yhteistyötä: budjetointi, opetussuunnitelma, opiskelijavalinnat
• Mitä voidaan päättää ilman laajaa yhteistyötä: esim. opiskelijoita koskevat asiat
• Kansainvälisten kumppaneiden tai sidosryhmien tapauksessa: Miten varmistetaan, että päätökset noudattavat kunkin maan paikallisia lakeja, säädöksiä ja sääntöjä?
• Miten erimielisyydet ratkaistaan?
• Miten ja milloin kerätään palautetta sidosryhmiltä?
• Miten kumppanit ja sidosryhmät voivat liittyä ohjelmaan tai vetäytyä siitä?
• Onko ohjelmalla sidosryhmiä tai kumppaneita kohtaan raportointivelvoitteita, joiden hoitaminen pitäisi koordinoida ohjelman sisällä?

Raportointi ja seuranta

Mitä sisäisiä ja ulkoisia raportointi- tai seurantavelvoitteita ohjelmalla on? Miten ne koordinoidaan ohjelman sisällä? Esimerkiksi:

• rahoitus ja budjetit
• markkinointi
• ulkoinen rahoitus tai sopimusvelvoitteet
• opiskelijoiden sisäänotto
• aloituspaikkamäärät ja läsnäolo
• opiskelijoiden työharjoittelut
• opinnäytteet
• immateriaalioikeudet
• ulkoinen yhteistyö
• laadunvarmistus
• ulkopuolisten tekemät arvioinnit
• työllistyminen valmistumisen jälkeen
• alumnit.

Lisätietoa - Ohjelmajohtajan käsikirja

• Koulutusohjelman johtamisen prosessit ja työkalut
• Opetusta ja opiskelua koskevan datan hyödyntäminen ohjelman kehittämiseen

Toimiva viestintä on avainasemassa laadukkaan koulutusohjelman toteuttamisessa.

Sopikaa ja kirjatkaa jokaisen avainprosessin viestintävastuut, ‑toimenpiteet ja ‑kanavat.

Käyttäkää Ohjelmajohtajan vuosikelloa ohjenuorana, ja täydentäkää sitä ohjelmakohtaisilla ydintoimintojen kirjauksilla ja toimintojen vaatimalla valmisteluajalla.

Kerätkää palautetta säännöllisesti ja tehkää sen perusteella muutoksia.

Keskeisiä näkökohtia ohjelman viestinnässä

Ohjelman osapuolet, toimijat ja sidosryhmät

• selvä vastuunjako
• tehokkaiden viestintäkanavien luominen ja ylläpito
• säännölliset viestintätapaamiset, sekä muodolliset että epämuodolliset
• muutokset, palaute ja päivittäminen
• opiskelijoiden ja akateemisen henkilöstön välinen viestintä
• opiskelijoiden ja hallintohenkilöstön välinen viestintä
• akateemisen henkilöstön ja hallintohenkilöstön välinen viestintä
• Aallon ulkopuoliset yhteistyökumppanit, ohjelmakumppanit ja muut sidosryhmät
• ajoitus, aikataulutus (esim. vuosikello)
• viestintä kriisi- ja hätätilanteissa.

Ohjelman identiteetti, kokemukset ja opiskelijoiden sitouttaminen

Millä toimilla ja prosesseilla rakennetaan ja tuetaan ohjelman identiteettiä seuraavilla osa-alueilla:

• markkinointi
• opiskelijavalinta
• etukäteisorientaatio
• orientaatio
• integraatio
• opetus
• tuutorointi
• ryhmätyö
• työharjoittelu
• palvelut
• sidosryhmäyhteistyö
• valmistuminen
• työllistyminen
• alumniyhteistyö.

Lisätietoa - Ohjelmajohtajan käsikirja

• Koulutusohjelman johtamisen prosessit ja työkalut