Monitulkintaiset ongelmat vaativat uudenlaista johtamista

”Olen väärässä paikassa”, ajatteli tutkija Satu Rekonen aloittaessaan poikkitieteellisellä tuotekehitysprojektikurssilla osana International Design Business Management -maisteriohjelmaa. Hän oli tiimissä ainoa kauppatieteilijä eikä hänellä ollut kokemusta prototyyppien tekemisestä. Opintojen edetessä hän kuitenkin ymmärsi, että erilainen tausta olikin vahvuus. Hän pystyi keskittymään tiimin sisäiseen viestintään ja esittämään hedelmällisiin keskusteluihin johtavia kysymyksiä.

Epävarmuutta on vaikea sietää

Satu Rekosen tutkimuksen mukaan luovan ongelmanratkaisun suhteen kokemattomilla oli taipumus hypätä nopeasti loppuratkaisuun sen sijaan, että he tutkisivat vaihtoehtoisia ratkaisuja. Rekosen mukaan projektityöskentelyssä pitäisi hyväksyä se, että projekteille ei ole olemassa vain yhtä oikeaa ratkaisua. Hyvä lopputulos vaatii kokeiluja, keskustelua, oppimista, avoimuutta ja luottamuksen rakentamista.

Alla Satu Rekonen ohjeistaa, miten projektipäällikkö voi luoda olosuhteita, jotka tukevat tiimiä monimutkaisten ongelmien ratkaisemisessa.

1. Tunne tiimisi kyvykkyydet
   Monitulkintaisia ongelmia ratkotaan usein monialaisissa tiimeissä. Jotta koko tiimin kyvykkyydet voitaisiin parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntää, tulee jokaisen olla kykenevä ja halukas tuomaan oma osaamisensa esiin. Projektin alkuun on hyvä luoda rakenteita, jotka tukevat tiimiläisten osaamisen näkyväksi tekemistä.  
2. Luo tiimin sisälle palautteenantokulttuuri
   Väärinkäsitykset ihmisten välillä saavat usein alkunsa pienistä yksittäisistä tilanteista. Kun näitä tilanteita ei puhuta auki, toiminta alkaa rakentumaan olettamuksien, usein epäedullisten, päälle. Kun tiimilläsi on yhdessä sovitut palautteenantomenetelmät, tällaisille olettamuksille ei jää tilaa.
3. Opettele sietämään epävarmuutta ja tue myös tiimiläisiäsi epävarmuuden siedossa
   Kun luodaan jotain, mitä ei ole vielä olemassa, epävarmuus on läsnä eri muodoissaan.  Loppuratkaisuun ja tiimiläisten rooleihin liittyviä epävarmuuksia tulisi sanoittaa ja käydä läpi säännöllisesti.
4. Ole utelias muiden näkemyksille
   Monitulkintaisia ongelmia ratkottaessa ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeata ratkaisua. Toisten näkökantojen ymmärtäminen on tärkeää. Muilta tiimiläisiltä voi myös oppia. Erilaisista näkökannoista saadaan rakennettua tiimille yhteistä ymmärrystä.
5. Tue esimerkilläsi rakentavaa ja avointa vuorovaikutusta
   Käytännöt rakentavalle ja avoimelle vuorovaikutukselle luodaan projektin alkumetreillä. Esimerkillä on suuri vaikutus. Rakentava ja avoin vuorovaikutus muodostuu pienistä asioista kuten katsekontaktista, toisen kuuntelemisesta ja avoimien kysymysten esittämisestä.