My Dialogues -perusteet video (Panoptossa)

• kertoo mitä "My Dialogues" (0:21-0:56),
• mitkä ovat vähimmäisodotukset My Dialogues-keskustelun suhteen (0:56-1:59), kuinka voit ylittää nämä vähimmäisodotukset (2:00-3:35) sekä

• kuinka puhua työhyvinvoinnista (3:38-5:41), henkilökohtaisesta kehityksestä (5:42-6:59) ja tavoitteista (7:00-11:10).

• Voit hyödyntää oheisia kysymyksiä valmistautuessasi keskusteluun (pdf) 
• Kysymykset word-lomakkeella ja kommenttiosiolla (word)

Palauteen jakaminen on olennainen osa kehittymistä ja kasvua. Positiivisisen (I like) ja rakentavan (I wish) palautteen antaminen suoriutumisesta, käyttäytymisestä, toimintatavoista tai työstä mahdollistaa yksilön vahvuuksien ja kehityskohteiden tunnistamisen. Arvostava palaute vahvistaa viestintää ja yhteistyötä sekö tukee jatkuva oppimista, mikä mahdollistaa henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymisen, paremman suoritutumisen ja yhteiseen onnistumisen. Ilman palautetta tiimi voi toimia oletuksien varassa eikä pysty kehittämään toimintaansa. 

Voit hyödyntää tarjolla olevia palautteenantokanavia tukemaan omaa ja kollegoiden kehittymistä, kuten pyytää tai antaa palautetta Workday -järjestelmän kautta tai järjestää tiimille ohjatuin palautetilaisuuden. Avoin viestintä on ratkaisevaa tiimien luovuuden edistämisessä ja eri näkökulmien käsittelemisessä, samalla turvallisen ja tuottavan ilmapiirin ylläpitämisessä.

Joillakin työtekijöillä Aallosa on suora esihenkilö ja lisäksi ns. "matriisiesihenkilö". Tällöin suosittelemme myös 30–60 minuutin kolmenvälistä My Dialogues -keskustelua, jotta voitte varmistaa, että sinä ja esihenkilösi olette kartalla tavoitteistasi, painopisteistäsi ja odotuksista roolissasi. 

 "Kolmenväliset keskustelut olivat paljon parempia kuin aiemmat erilliset keskustelut. Oli arvokasta kuulla kaksi erilaista näkemystä kahdelta esihenkilöltä, ja itse asiassa huomasimme, että prioriteetit näyttivät olevan samat dekaanin ja minun puoleltani. Mikäli prioriteeteista on mielipide-eroja, mielestäni tämä on loistava tapa keskustella ja ratkaista ne avoimesti. Suosittelen siis lämpimästi!" Marianna Bom, Talousjohtaja

Valmistaudu:

• Laadi tavoitteesi ja prioriteettisi seuraaville 6–12 kuukaudelle. Yllä oleva kysymysopas voi auttaa sinua miettimään, mistä haluaisit keskustella. 
• Jos et vielä tapaa molempia esihenkilöä säännöllisesti, varaa lyhyempi 60-90 minuutin My Dialogues -keskustelu kunkin esihenkilön kanssa erikseen, jotta voit keskustella oleellisista aiheista syvällisemmin. 

Vinkkejä esihenkilöille 

• Jos sinulla ei ole säännöllistä yhteyttä toiseen esihenkilöön, järjestä lyhyt puhelu hänen kanssaan ennen kolmenkeskistä keskustelua varmistaaksesi, että olet linjassa yleisten työn odotusten kanssa. Näin vähennät hämmennystä odotuksista ja prioriteeteista kun keskustelette kaikki yhdessä

1. Kenen aloitteesta My Dialogue –keskustelusta päätetään? Minun vai esihenkilön?  Tyypillisesti esihenkilön vastuulla on tehdä aloite My Dialogue –keskustelun käymisestä varaamalla sille kalenteriajan. Esihenkilön on käytävä ensin oma My Dialogue –keskustelu oman esihenkilönsä kanssa, jotta työn laajemmat tavoitteet saadaan sovittua. Sen jälkeen on työntekijäkohtaisten keskustelujen vuoro.
2. Mitä jos minulla on kaksi esihenkilöä, suora ja matriisiesihenkilö? Suosittelemme 30–60 minuutin kolmenvälistä My Dialogues -keskustelua, jotta voitte varmistaa, että sinä ja esihenkilösi olette kartalla tavoitteistasi, painopisteistäsi ja odotuksista roolissasi. Katso tarkempia vinkkejä yllä. 
3. Mitä jos oma esihenkilöni ei välttämättä ole ainoa, jonka kanssa tietyistä työni osa-alueista kannattaisi keskustella? Joskus akateemisilla suora esihenkilö organisaatiorakenteessa ei ole oikein taho palautteen antamisen ja kaikkien tavoitteiden asettamisen kannalta. Esimerkiksi ohjelmajohtajalla suora esihenkilö voi tukea tutkimus/opetustyön tavoitteiden asettamista, muttei välttämättä ole paras vastinpari esim. opetussuunnitelmatyön kehittämisen tavoitteiden kohdalla. Voit siis pyytää myös muilta sopivaksi kokemiltasi henkilöiltä työsuunnitelmasi eri osa-alueista. Lisäksi esihenkilösi tai oma HR voi auttaa löytämään muita palautteeseen, mentorointiin tai ohjaukseen liittyviä tahoja ja ratkaisuja.
4. Mitkä ovat Aallon vähimmäisodotukset My Dialogues - keskusteluille? Aikatauluta yksi My Dialogues -keskustelu vuodessa keväällä seuraavista aiheista: Hyvinvointi: mitä kuuluu?, Kehitys: määritä ensisijaiset urakehitystavoitteet, Tavoitteet: aseta tavoitteet seuraavalle vuodelle. Keskustele akateemisesta työsuunnitelmastasi. Kirjaa ylös kolme työsuunnitelmatavoitetta (opetus, tutkimus, vaikuttavuus) sisältäen työaika-arviot, joista on keskusteltu esihenkilön kanssa.
5. Kuinka suosittelisit ylittämään My Dialogues- keskustelun vähimmäisodotukset? Aikatauluta kaksi My Dialogues keskustelua vuodessa, 1 keväällä ja 1 syksyllä. Keskustele kaikista kolmesta osa-alueesta tarkemmalla tasolla, seuraten tämän sivun ohjeita. Laadi myös tarkempi työsuunnitelma koko lukuvuodelle, käsittäen opetuksen, tutkimuksen ja vaikuttavuuden aiheiden ennakoivamman työajan allokoinnin. Dokumentoi tavoitteet Wokrdayhyn 
6. Miten otan palkan puheeksi? Tässä käytännöt vaihtelevat Aallossa riippuen mm. roolista, joten kannattaa kysyä omalta HR-yhteyshenkilöltä tarkempia ohjeita.
7. Mikä on paras tapa käydä My Dialogues –keskusteluita? Käy jatkuvaa keskustelua tehävistä, hyvinvoinista ja kehittymisestä. Aikatauluta pidempi keskustelu kalenteriin keväälle ja syksylle. Valmistaudu keskusteluun pohtimalla työhyvinvointia, kehitystä ja tavoitteita koskevia kysymyksiä. Tämän jälkeen voit Workday luonnostella tavoitteitasi, asettaa 1-1 keskustelunaiheita, liittää mukaan dokumentit, joista haluat keskustella sekä pyytää palautetta kollegoiltasi. Käy keskustelua aloittaen työhyvinvoinnista, siirtymällä sitten kehittymisestä keskusteluun ja päätyen tavoitteiden asettamiseen ja työsuunnitelmaan. Viimeistele kaikki tarvittava Workdayssa.
8. Mitä eroa on tavoitteiden ja kehitystavoitteiden välillä? Minulle ne tarkoittavat samaa? "Tavoitteet" ja "kehitystavoitteet" ovat molemmat käytännössä tavoitteita, mutta niillä on eri tarkoitus. "Tavoitteet" viittaavat siihen, mitä aiot saavuttaa työsi eri osa-alueilla, kun taas "kehitystavoitteett" viittaavat tyypillisesti taitoihin tai työskentelytapoihin, joita aiot kehittää saavuttaaksesi työsi tavoitteet tehokkaammin. Työn ja kehittymisen tavoitteet dokumentoidaan Workdayssä samaan paikkaan, tavoitteiksi. 
9. Voinko muokata tavoitteitani niiden lähettämisen jälkeen? Kyllä ja kannustamme tähän! Jotkut työntekijät haluavat käyttää Workdayta jatkuvana suunnittelutyökaluna ja näin palaavat Workday-palveluun päivittämään tavoitteitaan säännöllisesti.
10. Voinko käyttää puhelintani My Dialogues –keskustelun käymiseen? Kyllä. Workday-mobiilisovellus sopii erinomaisesti tavoitteiden, kehityskohteiden ja palautteen katseluun. Suosittelemme käyttämään tietokonetta tavoitteiden ja kehityskohteiden muokkaamiseen, sillä käyttäjäkokemus on näin paljon parempi.
11. Voinko arkistoida palautetta? Valitettavasti tämä ominaisuus ei ole vielä saatavilla.
12. Kuinka liitän My Dialogues –keskusteluun liittyvät asiakirjat Workdayhin? Tavoite-osioon voit hyvin liittää mukaan linkin esim. sharepoint / google-drive dokumenttiin. Voit tuoda erillisen liitteen "1-1 keskustelun muistiinpanot ja liitteet" -ominaisuuden kautta.
13. Miten tavoitteiden eteenpäin jakaminen tapahtuu? Tavoitteen jakaminen viittaa tilanteeseen, jossa esihenkilö jakaa jonkun tavoitteen tiimiläiselle. Roolistasi riippuen esihenkilö voi jakaa sinulle Aallon prioriteettitavoitteita, koulun, laitoksen, yksikön tai tiimin tavoitteita, joita voit sisällyttää työsi suunnitteluun.
14. Kuka näkee My Dialogue -tietoni Wordayssa? 

Who can see my My Dialogues information in Workday?

Työsuunnitelma on tärkeä apuväline kokonaistyöaikaan kuuluvan opetus- ja tutkimushenkilöstön työn suunnittelussa. Työsuunnitelmassa sovitaan nimensä mukaisesti siitä, miten ja mihin käytät työaikasi. Yliopistojen työehtosopimus edellyttää, että jokainen kokonaistyöaikaan kuuluva työntekijä laatii työsuunnitelman ennen lukuvuoden alkua.

Työsuunnitelma on tärkeä työväline myös itsesi johtamisessa. Sen avulla voit etukäteen suunnitella mihin työaikasi riittää ja mitkä tavoitteet ja tehtävät eivät mahdu tulevana lukuvuotena työsuunnitelmaasi käytettävissä olevan työajan puitteissa. Kun itse suunnittelet työtäsi aktiivisesti, voit vaikuttaa siihen, että työmääräsi pysyy kohtuullisena ja jaksat työssäsi paremmin. 

Työsuunnitelma tehdään vuosittain osana My Dialogue -keskustelua. Työntekijä valmistelee työsuunnitelman etukäteen Workday-järjestelmässä ja se käydään esimiehen kanssa läpi My Dialogue -keskustelussa. Keskustelussa esihenkilö ja työntekijä sopivat yhdessä siitä, mitä tavoitteita ja tehtäviä työntekijälle kuuluu tulevana lukuvuotena. Samalla käydään läpi kokonaistyöajan allokointi: sovittujen tavoitteiden ja työtehtävien suorittamiseen varattava työaika ei saa ylittää työntekijän kokonaistyöaikaa. 

Näin täytät kentät työsuunnitelmaa varten:

• Goal: Merkitse tähän tavoite tai työtehtävä 
• Description: Tähän kenttään sinun kannattaa kuvata kyseisen osa-alueen tavoitteet ja tehtävät tarkemmin, jotta pystyt hahmottamaan ja suunnittelemaan työsi kokonaisuutta paremmin.
• Category: Valitse alasvetovalikosta oikea kategoria eli työn osa-alue 1a=opetus, 1b=ohjaus, 1c=muut opetukseen liittyvät tehtävät, 2=tieteellinen ja/tai taiteellinen työ, 3=muut tehtävät. Katso tarkemmin taulukko yllä.
• Siirry Additional detail välilehdelle ja täytä Weight: Tähän sinun tulee merkitä se prosenttiosuus työajastasi, jonka tulet käyttämään kyseisen tavoitteen/tehtävien suorittamiseen.
• Milestones välilehdellä: Voit halutessasi jakaa ko. tavoitteen/tehtävät pienempiin osa-alueisiin.

My Dialogues -etusivulta löydät View My Workplan -raportin, josta pystyt yhdellä silmäyksellä saamaan kokonaiskuvan tehtävistäsi. 

• Ohjeellinen työajan jakautuminen tenure track -urapolulla työskenteville löytyy täältä otsikon Professorin työnkuva alta.
• Ohjeellinen työajan jakautuminen lehtorien urapolulla työskenteleville löytyy täältä otsikon Lehtorien työnkuva alta.
• Muiden akateemisten tehtävien osalta työajan jakautuminen on ohjeistettu Muut akateemiset tehtävät -ohjesäännössä.
  • Tutkijatohtoreiden työajasta suurin osa on varattu tutkimus- ja/tai taiteelliselle työlle. Ohjeellisena sääntönä voi pitää Assistant Professor 1 -tason työajan kohdennusta.
  • Muiden kuin edellä mainittujen akateemisten tehtävien osalta työnkuva määritellään korkeakoulun ja palkkaavan yksikön strategisia tarpeita vastaavaksi. Siihen kuuluu sekä opetusvelvollisuutta että tiedeyhteisössä toimimisen vaatimuksia sopivaksi katsotussa suhteessa. Professor of Practice ja Adjunct Professor -tehtävissä pääpaino on opetuksessa.

Hyvinvointi on keskeinen tekijä työssä menestymiselle, ja myös yksi Aallon prioriteeteista. Tunnistamme varmasti jokainen sellaisia työpäiviä, kun innostus on korkealla, keskittyminen ja asioiden valmiiksi tai eteen päin saattaminen sujuu vaivatta, ja työnilo on läsnä. Mutta on myös  päiviä, jolloin työmotivaatio on kadoksissa, ajatukset harhailevat ja tuntuu etteivät omat asiat ole ihan kunnossa.

Ja se on ihan OK! On tärkeää voida myöntää itselleen, ettei ole parhaassa työvireessä tai kunnossa juuri tänään. Siinä ei pitäisi olla mitään hävettävää tai peiteltävää. Onneksi on paljon mitä voimme tehdä oman ja toistemme hyvinvoinnin eteen

Helppo ja konkreettinen teko on puhua hyvinvointiin liittyvistä asioista. Mutta miten ja milloin?

• My Dialogue -keskustelussa esihenkilön kanssa voit ottaa puheeksi omaa hyvinvointia lisäävät ja kuormittavat asiat
• Lisää hyvinvointiteema säännöllisiin, kahdenkeskisiin keskusteluihin esihenkilösi kanssa
• Jaa kuulumisia kollegoiden kanssa yhteisillä lounas- ja kahvitauoilla
• Huolehtikaa, että hyvinvointi on mukana myös tiimipalaverien asialistalla

Muutamia kysymyksiä vinkiksi, miten voit ottaa hyvinvointiasiat puheeksi ja pohdittavaksi toisten kanssa:

Sitoutuminen

• Miten viihdyt työssäsi?
• Mikä sinua motivoi / ei motivoi työssä?

Hyvinvointi

• Millainen työn ja vapaa-ajan tasapaino sinulla on?
• Miten koet työsi kuormittavuuden?
• Miten näet työhyvinvointisi kehittyvän lähitulevaisuudessa?
• Millaisia ovat kokemuksesi hybridityöskentelystä, ja millaisia toiveita sinulla on hybridityöskentelylle jatkossa?
• Koska olet suunnitellut pitäväsi lomaa?

Työyhteisö & kulttuuri

• Millainen työyhteisösi ilmapiiri on ollut viime aikoina?
• Kuinka koet yhteistyön muiden kanssa?

Siirry ajatuksesta konkreettisiin tekoihin! Laadi selkeä suunnitelma, jolla parantaa hyvinvointia, esimerkiksi:

• My Hour -hyvinvointitunti | Aalto-yliopisto
• Palavereista tiiviitä ja taukoja työpäivään | Aalto-yliopisto
• Yliopistojen henkilökuntatuntien ja Huolettomat hartiat -taukojumppien aikataulut | Aalto-yliopisto

Paikallisen HR:n tarjoaman lähituen lisäksi Aalto-yliopistossa on tarjolla oppaita ja työkaluja, joiden avulla voit tukea omaa ja tiimisi hyvinvointia.

• Wellbeing Desk - hyvinvointia koko Aallon henkilöstölle | Aalto-yliopisto
• Työhyvinvointi-hakemisto | Aalto-yliopisto
• Mielen hyvinvoinnin tukipalveluita Aallossa | Aalto-yliopisto

Ensimmäinen askel? Ota asia puheeksi.

Selvitä itsellesi mitä sellaista haluat oppia, mikä edistää omaa työntekoasi sekä auttaa kasvamaan roolissasi ja ammatillisesti. Mitä jäsentyneempi käsitys sinulla on oma osaamisesi kehittämistoiveista ja -tarpeista, sitä paremmin pystyt priorisoimaan ja toisaalta poisvalitsemaan kehittymisen kannalta vähemmän tärkeitä vaihtoehtoja. 

Milloin sitten on hyvä hetki ottaa asia puheeksi?

• My Dialogue on keskeinen ja konkreettinen paikka käydä keskustelua omasta kehittymisestäsi esihenkilösi kanssa. Sen yhteydessä voit luoda myös kehittymistavoitteet tai päivittää keskustelun pohjalta jo olemassa olevia tavoitteita. 
• Voit nostaa kehittymiseen liittyviä teemoja esihenkilösi kanssa pidettäviin säännöllisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin esimerkiksi pyytämällä palautetta työstäsi tai pohtimalla miten työtapoja voisi jatkuvasti parantaa tai innovoida uutta. 
   

Tässä muutamia esimerkkikysymyksiä oman kehittymisen miettimisen ja siitä puhumisen tueksi:

Vahvuudet & kehittymiskohteet

• Mitä olet oppinut itsestäsi sitten viime keskustelun?
• Mitkä ovat vahvuutesi? Miten voisit hyödyntää niitä enemmän?
• Millä osa-alueilla kehittyminen olisi työsi kannalta tärkeintä?  

Roolikohtainen kehittyminen

• Mikä auttaisi sinua onnistumaan nykyisessä roolissasi?

Urakehitys

• Mitä tahdot työhön liittyen tehdä ja missä olla 1-3 vuoden kuluttua?
• Mitä sinun pitää tehdä päästäksesi sinne? 
• Mitä vahvuuksiasi voisit käyttää enemmän?
   

Aallon tulevaisuuden osaamiset ovat monelle palveluissa työskentelevälle jo tuttuja, ja niitä voi hyödyntää omien vahvuuksien ja kehittymiskohteiden arvioimisessa. 
Akateemisessa työssä kannattaa tutustua professorin urapolkuun tai lehtorien urajärjestelmään.

Aallossa osaamisen kehittäminen perustuu 70-20-10 -ajattelulle, jonka mukaan opimme oikeastaan jatkuvasti päivittäisistä kokemuksista työtä tehdessä (70 %) sekä toisiltamme (20 %). 

Etsi mahdollisuuksia ja tilanteita, joissa voit käyttää juuri niitä taitoja, joissa haluat kehittyä paremmaksi. Seuraa sellaisen henkilön työskentelyä, jolla on jo paljon osaamista kyseisellä alueella, ja kokeile rohkeasti mikä itsellesi parhaiten toimii. Kysy palautetta kollegoilta ja pyydä heitä jakamaan omia vinkkejään ja käytäntöjään jostakin työnteon osa-alueesta. Voit myös identifioida jonkun muun henkilön, joka voisi toimia mentorinasi tietyssä asiassa. 

Oletko vielä tutustunut Aalto-yliopiston tarjoamiin coaching-palveluihin?
Coaching on ajatuksia herättävä ja luova yhteistyösuhde, jonka tavoitteena on inspiroida osallistujaa hyödyntämään kokonaisvaltaisesti henkilökohtainen ja ammatillinen potentiaalinsa sekä selkeyttämään itsensä johtamiseen ja kehittymiseen tai työhyvinvointiin liittyviä asioita ja toimintoja.

Aalto-yliopisto myös tarjoaa runsaasti koulutuksia, joissa voit hankkia ja syventää osaamistasi:

• Workday Learning tarjonnasta löydät maksuttomia aaltolaisten tuottamisia kursseja eri teemoista
• Elämänlaajuisen oppimisen tarjonnasta löydät avoimia verkkokursseja ja podcasteja 
• Seuraa myös HR Partnereilta saavupia sähköpostiviestejä liittyen henkilöstökoulutuksen ajankohtaiseen tarjontaan