Ilmoittautuminen

Kohderyhmät. Määritä, kenet haluat kutsua ja miten. Mieti myös, kuka voi kerätä yhteystiedot ja hallita niitä koko kutsuprosessin ajan, sillä se vie yleensä paljon aikaa. Määrittele myös yleisösi segmentointi, jotta voit esimerkiksi tehdä eri kohderyhmille erilaisia kutsuja tai rekisteröintilomakkeita.

Asiakkuudenhallinta. Asiakkuudenhallintaa (CRM) käytetään yliopiston yhteystietojen keräämiseen ja hallintaan sekä kutsuprosessien markkinointilistojen luomiseen. Asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttö edellyttää tietosuojan takia lisenssiä ja koulutusta. Jos tarvitset apua CRM:n käytössä tai markkinointilistojen hallinnassa, lue koulutusmateriaali tai lähetä kyselysi CRM-tiimille.CRM asiakkuudenhallinta ja koulutusmateriaaliWebropol.Webropolin avulla on yleisesti käytetty kyselyitä varten, sillä voi myös lähettää tapahtumakutsuja sekä kerätä ilmoittautumisia. Webropolissa on myös maksutoimintoja. Webropol on Aalto-yliopiston käyttäjille ilmainen työkalu ja työkalusta löytyy yliopistolle räätälöityjä pohjia. Koulutusta työkalun käyttöön tarjotaan säännöllisesti. Vältä kutsujen lähettämistä joukkolähetyksinä sähköpostitse, jotta ne eivät jää roskapostisuodattimiin. Webropol-järjestelmäKonferenssipaperien toimittaminen. EasyChair on esimerkki ilmaisesta verkkopohjaisesta konferenssinhallintaohjelmistosta, jota käytetään yleisesti konferenssipaperien/ -tiivistelmien toimittamiseen ja tarkistamiseen.EasyChair Kutsupohjat. Yliopiston visuaalisesta ohjeistostoa noudattaen tapahtumalle voidaan luoda painettut tapahtumakutsut. Webropolissa on jo valmiina yliopiston visuaalisen ilmeen mukainen tapahtumakutsu, joita voi soveltaa sähköisiin kutsuihin.Visuaalinen ohjeistoWebropol-järjestelmä

Kutsujen painatus ja postitus. Painettuja kutsuja käytetään harvakseltaan tänäpäivänä. Unigrafia tarjoaa painatus- ja postituspalveluita. UnigrafiaVisuaalinen ohjeisto. Kuvia kutsuihin ja tapahtuman esityksiin on saatavilla yliopiston materiaalipankista. Yliopisto ei suosittele kuvatoimistojen tai avoimen lähdekoodin kuvien käyttöä. MateriaalipankkiVisuaalinen ohjeisto

Tietosuojailmoitus. EU:n tietosuojalain mukaan kutsuihin on aina liitettävä linkki Aalto-yliopiston tietosuojailmoituksiin sekä yhteystiedot lisätietojen saamiseksi. Tietosuojailmoituksen mukaan jokaisessa tapahtumassa on oltava nimetty ja vastuullinen yhteyshenkilö, jolta voi kysyä tietosuojasta. Nämä yhteystiedot on annettava jokaisen tapahtumailmoituksen tai -kutsun yhteydessä. TietosuojailmoituksetTietosuoja GDPR. Yleisen tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation) GDPR:n säännökset kieltävät säilyttämästä tai jakamasta yhteystietoja tai osallistumislistoja muille kuin työryhmän keskeisille jäsenille. Tämän tulee aina tapahtua Aalto-yliopiston IT-palvelujen suosittelemilla alustoilla. Kaikki kerätty tieto on säilytettävä turvallisesti ja hävitettävä heti tapahtumaprosessin päätyttyä. GDPR säännöksetLisätietoja yliopiston CRM-yksiköltä

Tietoturva

Ilmoittautumisten kerääminen. Ilmoittautumiset suositellaan kerättävän Webropolin tapahtumalomakkeella. Tieteellisissä konferensseissa ammattimainen konferenssijärjestäjä PCO (Professional Congress Organiser) tavallisesti kerää ilmoittautumiset ja maksut.

Ilmoittautumisen tiedot.Määrittele ensin, mitkä tiedot ovat oleelliset tapahtuman järjestämistä varten. Osallistujilta kerätään yleensä perustietoja, kuten etunimi, sukunimi, sähköposti, erityisruokavaliot ja muut tapahtuman järjestämistä varten tarvittavat tiedot. Älä kerää tietoja, jotka eivät ole perusteltuja tapahtuman järjestämisen kannalta, esimerkiksi ikää, sukupuolta tai postiosoitetta.

Ilmoittautumisen aikataulu. Määritä milloin ilmoittautuminen aukeaa, milloin early bird päättyy sekä ilmoittautumisen päättymispäivä. Päättymispäivä määrittelee muiden tuotantoon liittyviä määräpäiviä, kuten catering-palveluja vahvistusta, materiaalihankintoja tai hotellihuoneiden määrä. Webropolissa on hyvä asettaa vaihtoehdot, milloin ilmoittautuminen suljetaan ja onko tapahtumaan peruutuspaikkoja saatavilla, eli onko jonotusvaihtoehto käytössä.

Maksutapahtumat. Webropolissa on maksuvaihtoehto. Jos sisällytät maksutapahtumat ilmoittautumisprosessiin, ota aina yhteyttä controlleriin ja tarkista kaikki maksuprosessiin tarvittavat tiedot ennen tietojen julkaisemista ja keräämistä.

Vahvistusilmoitus. Lähetä vahvistusilmoitus heti ilmoittautumisen jälkeen ja tarkempi tervetuloilmoitus 1–2 viikkoa ennen tapahtumaa. Ilmaistapahtumista on asiallista muistuttaa vielä edellisenä päivänä.

Saapumisohjeet. Lähetä sähköpostilla tietopaketit, joissa on esimerkiksi saapumisohjeet, kartta, tiedot hotelleista ja paikallisliikenteestä sekä yhteystiedot lisäkysymyksiä varten. Myös tapahtumasivun avulla voi antaa ajantasaista tietoa, joka auttaa osallistujia saapumaan paikalle sujuvasti.

Peruutuskäytäntö. Voit sallia peruutuksen Webropol -kyselyssä tai pyytää peruutusilmoituksen lähettämistä sähköpostitse. Rajoita peruutuksia asettamalla niille määräaika. Esimerkki konferenssin ilmoittautumisten peruutusehdoista:

Peruutuksista tulee ilmoittaa sähköpostitse järjestäjälle (xx@xx). Jos ilmoittautuminen peruutetaan ennen x.x., osanottomaksu palautetaan kokonaan. Jos ilmoittautuminen peruutetaan x.x. ja x.x. välisenä aikana, osanottomaksusta palautetaan 50 prosenttia. Osanottomaksua ei palauteta, jos peruutus tehdään x.x. jälkeen. Kaikista palautuksista vähennetään 50 euron käsittelymaksu. Korvauksia ei makseta myöhäisestä saapumisesta, käyttämättömistä palveluista, tapahtumista, joihin ei ole osallistuttu tai poistumisesta ennen konferenssin päättymistä. Rekisteröity osallistuja voidaan korvata toisella henkilöllä viimeistään x.x. 50 euron lisämaksusta.

Poisjäämiset. Valmistaudu siihen, että ilmoittautuneista saattaa tapahtumakohtaisesti jättää saapumatta (no show). Ilmaisissa tapahtumissa no show -prosentti on korkeampi kuin maksullisissa konferensseissa.