Suunnittelu

Miksi? Tapahtuman tavoite 

• Miksi tapahtuma järjestetään?
• Mikä on tapahtuman ydinviesti?
• Onko tavoite Aalto-yliopiston strategian mukainen?
• Onko tapahtuma tehokkain keino saavuttaa tavoite?
• Miten tapahtuman tavoitteita mitataan ja seurataan?

Mitä? Tapahtuman formaatti

• Mikä on tapahtuman toteutustapa (virtuaalinen, fyysinen, hybridi; konferenssi, seminaari, työpaja jne.)?
• Mikä on tapahtuman ajankohtainen teema?
• Minkä kielinen tapahtuma on kyseessä?
• Millaisia tiloja tapahtumalle tarvitaan?
• Onko tapahtuma esteetön?

Kenelle? Tapahtuman kohderyhmä 

• Onko tapahtuma sisäinen, ulkoinen, yleisölle avoin vai vain kutsuvieraille tarkoitettu?
• Mikä on kutsuvieraiden tai osallistujien arvioitu määrä?
• Kuka valvoo asiakkuudenhallintaa (CRM), kuten markkinointiviestintää ja ilmoittautumisia? 

Milloin? Tapahtuman ajankohta ja kesto 

• Milloin tapahtuma järjestetään?
• Mikä on tapahtuman kesto? Huomaa, että virtuaalitapahtumien tulee olla kestoltaan lyhyempiä.
• Sopiiko ajankohta kaikille avainhenkilöille?
• Järjestetäänkö samanaikaisesti muita tapahtumia, jotka on otettava huomioon?
• Onko käytettävissä riittävästi aikaa laadukkaan tapahtuman toteuttamiseen?

 Kuka? Tapahtuman vastuut 

• Kuka on tapahtuman akateeminen omistaja?
• Kenellä on vastuu päätöksenteosta?
• Kuka vastaa budjetista?
• Ketkä kuuluvat työryhmään?

Kuinka paljon? Kustannusarvio ja resurssit 

• Mikä on tapahtuman kustannusarvio?
• Kenellä on budjetti tapahtumaa varten?
• Mitä resursseja ja palveluita voidaan hyödyntää yliopistosta?
• Mitä palveluja on ostettava ulkoisilta toimittajilta?

Lyhyesti yleisimmistä toteutustavoista:

Fyysinen
Yleisö saapuu tapahtumapaikkaan ennalta määrättyyn aikaan. Monenlaisia verkostoitumismahdollisuuksia paikan päällä. 

Virtuaalitapahtuma ja verkkolähetys
Koko ohjelmaan osallistutaan verkon välityksellä. Yleisö ei näe toisiaan ja verkostoituminen on hyvin rajattua. Kommunikointi on pääsääntöisesti yhdensuuntaista. Yleisöllä voi olla mahdollisuus kommentoida chatin kautta. 

Hybridi
Tapahtumaformaatti jossa yhdistyy fyysinen- ja verkkotapahtuma. Samanaikaisesti tapahtuvat formaatit ovat saman arvoisia ja riippumatta yleisön olinpaikasta, minkä takia molemmat tapahtumamuodot vaativat oman tuotantonsa. 

Aikajana tapahtumien suunnitteluun
    •    Yksipäiväinen tapahtuma – suunnittelu kestää vähintään 3 kuukautta
    •    Kolmipäiväinen tapahtuma – suunnittelu kestää vähintään 6 kuukautta
    •    Viisipäiväinen tapahtuma – suunnittelu kestää vähintään 12 kuukautta

Pieni tapahtuma: Kesto puoli päivää tai yksi päivä, sisäinen tapahtuma, ei edellytä markkinointia, kutsut lähetetään sähköpostilla tai Webropolilla ja/tai ne julkaistaan Aalto-yliopiston tapahtumakalenterissa ja uutisissa.

Keskikokoinen tapahtuma: Kesto yksi päivä, sekä sisäisiä että ulkoisia kohderyhmiä, edellyttää jonkin verran markkinointia, tarvitaan asiakkuudenhallintaa (CRM) ja Webropolia.

Suuri tapahtuma: Kesto useita päiviä, sekä ulkoisia että sisäisiä kohderyhmiä, useita eri osallistumishintoja, edellyttää markkinointia, tarvitaan asiakkuudenhallintaa (CRM) ja Webropolia, vaatii yleensä ohjausryhmän.

Erittäin suuri tapahtuma: Useita järjestäjiä, monipäiväinen, useita eri osallistumishintoja ja -vaihtoehtoja, vaatii ulkoisia lisäpalveluita, vaatii asiakkuudenhallintaa (CRM) ja Webropolia, edellyttää ohjausryhmän ja mahdollisesti ulkopuolisen ammattimaisen kongressijärjestäjän palveluita.
Lue lisää konferenssien tukipalveluista

Verkkotapahtumat vaativat erilaista tarkkuutta, aikataulutusta ja tekniikan toimivuuden luotettavuutta. Luovien ratkaisujen määrä on rajatumpi. Hyvät etukäteisvalmistelut takaavat sujuvan kokemuksen yleisölle.

Yliopistolla on käytössä seuraavat työkalut verkkotapahtumia varten:

Zoom meeting​
Yläraja 300 osallistujaa
Ei viivettä
Mahdollistaa kommunikoinnin
Breakout rooms – kyllä

Zoom webinar​
Yläraja 1000 osallistujaa – vaatii yhteydenoton IT-palveluihin​
Ei viivettä
Kommunikointi ainoastaan chatisssa tai Q&A -muodossa
Breakout rooms – ei

Zoom pikaopasTeams​
250 osallistujaa
Ei viivettä
Mahdollistaa kommunikoinnin

Teams live​
Yläraja 10 000 osallistujaa – vaatii yhteydenoton IT-palveluihin​
Viive n. 30 sek
Lähetyksenomainen

Microsoft Teams pikaopasPanopto​
Ei osallistujaylärajaa, mutta yli 5000 osallistujaa vaikuttaa serverikaistaan​ – vaatii yhteydenoton IT-palveluihin
Viive n. 30 sek​
Yleisö voi kommunikoida ainoastaan chatin välityksellä

Panopto-mediapalvelun käyttö

Vinkit sujuvan etätilaisuuden järjestämiseksi

Liveto
Selainpohjainen tapahtuma-alusta tarjoaa mahdollisuudet lavaohjelmaan, posterisessioihin, verkostoitumiseen sekä muihin perinteisempiin tapahtumaosioihin verkon välityksellä. Osallistujamäärä on lähes rajaton. Huomioithan, että Zoom ei ole integroituna Livetoon, vaan vaatii Vimeon lähettämään signaalia.

Lue lisää Liveton käytöstä

Kustannusarvio. Käytä budjettirunkoa kustannusarvion laatimiseen.

Mallipohjat

Viitetiedot. Viitetiedot saa tapahtuman omistajalta. Varmista, että tapahtumalla on budjetti ja että kustannuspaikka ja projektinumero ovat käytettävissä alusta alkaen. Kaikissa tilauksissa ja laskuissa on oltava selkeästi ilmoitettu viitenumero.

Alustava budjetti. Mikä on kustannusarvio? Kuka valvoo budjettia? Luettele arvioidut tulot ja menot, mukaan lukien sekä kiinteät että muuttuvat kustannukset. Tapahtumiin liittyy aina muuttuvia kustannuksia, jotka riippuvat tapahtumasta ja esimerkiksi tarjoiluihin osallistuvien määrästä. Jos tapahtuma on toistuva, tutustu aiempien tapahtumien budjetteihin. Pyri aina pitämään kustannukset kohtuullisina hyvän ja vankan suunnittelun avulla. Budjettiin voi olla hyvä lisätä 5–10 prosenttia odottamattomia kustannuksia varten.

Sisäiset resurssit. Suunnittele ja selvitä, mitä resursseja yliopistolla on jo tarjolla. Teknisten ratkaisujen, tapahtumatilojen ja siivouksen kaltaiset pakolliset kulut on mainittava selkeästi budjetissa. Joitain tuotteita ja palveluita on ehkä tilattava ulkopuolisilta toimittajilta. Kartoita myös, tarvitaanko tapahtumaan lisähenkilöstöä.

Mahdolliset tuotot. Laadi tulojen kartoittamiseksi luettelo eri ilmoittautumisvaihtoehdoista, kuten ennakkoon tai määräaikaan mennessä ilmoittautuneet, opiskelijat ja ryhmäilmoittautumiset. Muista ottaa budjetissa huomioon osallistujat, joilta ei peritä maksua, kuten puhujat, järjestäjät ja VIP-henkilöt.

Ulkopuolinen rahoitus. Suuria tapahtumia, erityisesti konferensseja, järjestettäessä ulkopuoliset rahoittajat ja yhteistyökumppanit voivat olla mukana järjestäjinä (esimerkiksi Espoon kaupunki, GTK, VTT), sponsoreina tai kattojärjestönä (esimerkiksi IEEE, ISPM, SRA, EU). Ulkopuolinen rahoitus voi tapahtua myös avustuksina. Varmista, että valitut sponsorit ja yhteistyökumppanit tukevat Aallon toimintaperiaatteita. 

Aallon toimintaperiaatteet

Edustusohje
Lisäohjeet. Jos tarvitset tukea taloushallinnossa tai sopimusasioissa ota yhteyttä laitoksesi controlleriin tai lakipalveluihin.

Talouspalvelut

Lakipalvelut

Sujuva tuotantoprosessi edellyttää aina yhteistyötä. Tapahtuman laajuudesta riippuen tapahtumaprojekti voi sisältää seuraavat toiminnalliset resurssit ja roolit. Jaa tehtävät ajoissa ja valitse toimivimmat tavat viestiä tapahtumaprosessiin osallistuvien tahojen kanssa.

Tapahtuman omistaja: Yliopiston vastuuhenkilö, joka esimerkiksi allekirjoittaa kutsun, ilmoittaa tapahtuman budjetin ja allekirjoittaa sopimukset.

Projektipäällikkö: Tapahtuman pääjärjestäjä, joka vastaa tapahtumatuotannon kokonaisuudesta, kuten aikataulutuksesta, budjetoinnista ja kokouksista. Valvoo kaikkia yksityiskohtia ja varmistaa, että kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt ovat tietoisia tehtävistään ja vastuistaan. Tapahtuman omistajan pääyhteyshenkilö.

Työryhmä: Keskeiset jäsenet tapahtuman tuotantotiimissä, jonka tarve ja koko riippuu tapahtuman laajuudesta. 

Ohjausryhmä: Jäsenet, jotka eivät välttämättä osallistu tapahtuman toteutukseen, mutta joilla on arvokasta tietoa ja kontakteja. Valikoidut jäsenet ohjaavat tapahtumahanketta ja hyväksyvät laajemmat päätökset ja hankinnat. Luodaan tavallisesti vain suurten tapahtumien tai konferenssien yhteydessä.

Tieteellinen komitea: Vastaa ohjelman tieteellisestä sisällöstä.

Tukipalvelut: Yliopiston erilaiset tukipalvelut, kuten viestintäpalvelut, aula- ja tapahtumapalvelut, talouspalvelut, hankinnat, tietotekniikkapalvelut, matkustuspalvelut sekä ACRIS-tutkimustietojärjestelmä. Ota yhteyttä eri tukipalveluihin hyvissä ajoin etukäteen, jos tarvitset tukea tai ohjeistusta.

Ulkopuoliset kumppanit: Ammattimainen konferenssijärjestäjä (PCO) voidaan palkata hoitamaan ennalta määritettyja tehtäviä, ja sellainen on suositeltavaa palkata aina, kun on kyse suuremmasta konferenssista. Yhteistyötahot, kattojärjestöt tai kumppanit voivat olla osa tapahtumaa ennalta tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tapahtuma-avustajat: Opiskelijat, kesätyöntekijät tai muut osa-aikaiset työntekijät, jotka toimivat tapahtuman aikana erilaisissa avustavissa tehtävissä, kuten vaatenaulakossa, oppaina, kalustus- ja somistustehtävissä ja näyttelypisteiden kokoajina. Korkeakoulujen henkilöstöhallintojen edustajat voivat olla tässä avuksi, ja myös AYY voi auttaa löytämään vapaaehtoisia. Jos järjestät suuria konferensseja tai useita tilaisuuksia vuodessa, keskustele HR:n kanssa laajemmasta tapahtuma-avustajien rekrytoinnin mahdollisuudesta.

Aalto JobTeaser työpaikkaportaali

Tarkistuslista tapahtuman tuotantoon

Laadi esim. Excelissä tarkistuslista, jossa on päivittäinen/ kuukausittainen aikataulu tapahtumatuotannolle. Luettele kaikki huomioon otettavat asiat ja sijoita ne aikajanalle. Työryhmällä olisi oltava pääsy aikajanan tarkistuslistaan esimerkiksi Teamsin avulla. Voit käyttää mallipohjaa.

Ohjelma

Tee erillinen aikajana itse tapahtumapäivälle eli tapahtuman käsikirjoitus. Aikatauluun merkitään kaikki suunniteltu sisältö, mukaan lukien esimerkiksi juonnot, puheenvuorot, paneelit ja vastaanotot. Tämä auttaa hahmottamaan koko tapahtuman laajuuden ja tarpeet. Sisällytä aikatauluun taukoja ja varaa riittävästi aikaa siirtymisiin. Varaa aikaa myös seurustelulle ja vuorovaikutukselle.

Kartoita kaikki sellaiset asiakirjat, joita tarvitset tapahtuman suunnitteluun, seurantaan ja raportointiin. Katso alta luettelo mahdollisista dokumenteista.

Suunnittelun dokumentit:

Budjetti
Dokumentointisuunnitelma
Kutsulista
Ohjelma ja käsikirjoitus
Osallistujaluettelo
Palautekysely
Raportointisuunnitelma
Sopimukset
Tehtävä- ja vastuuluettelo
Tuotantosuunnitelma
Turvallisuussuunnitelma
Viestintä- ja markkinointisuunnitelma
Yhteystietoluettelo

Tapahtuman jälkeiset dokumentit:

Allekirjoitettu ja vahvistettu osallistujaluettelo (erityisesti EU-sidonnaisissa tapahtumissa)
Arkistoitu markkinointi- tai tapahtumamateriaali
Asiakkuudenhallintatiedot
Kestävän kehityksen raportti
Kumppanien ja/tai sponsorien raportit
Tapahtuman loppuraportti
Tapahtuman palautteet ja tulokset
Toteutunut kustannuslaskelma