Tuotanto

Suosi yliopiston tiloja. Yliopiston järjestämät tapahtumat tulisi ensisijaisesti järjestää Aalto-yliopiston omissa tiloissa. Tarkista sopivien tilojen saatavuus varhaisessa vaiheessa ja tee tarvittaessa alustavat varaukset, koska kampuksen tilat ovat usein aktiivisessa käytössä.

Yliopiston tilat:

• Marsio (Otakaari 2)
• Dipoli (Otakaari 24)
• Undergraduate Centre (Otakaari 1)
• TUAS (Maarintie 8)
• A Grid
• Computer Science Building

Yliopiston tilojen saatavuus. Aalto-yliopiston kampuksella on yli 100 tilaa. Tilat vaihtelevat 10 hengen pienistä tiloista aina 600 hengen auditorioihin. Kaikkia kampuksen tiloja hallinnoi ACRE. Tilaluettelosta voit tarkistaa tilojen saatavuuden, kiinteät laitteet ja henkilökapasiteetin.

Tilavaraukset ja yhteystiedot Sopivan tilan kartoitus. Selvitä ennakoitua osallistujamäärää ja ohjelmaa vastaavan paikan saatavuus, esteettömyys ja koko. Tarkista tilojen tekninen varustelu, kalustus ja wc-tilojen riittävyys. Varaa aina tarpeeksi aikaa tapahtumatilan valmisteluun, itse tapahtumalle sekä tapahtuman purkuun ja siivoukseen.

Tapahtumapaikan varaaminen. Kun olet löytänyt tapahtumalle sopivan tilan, tee varaus yliopiston sisäisen varausjärjestelmän kautta. Jos kyse on suuremmista tiloista, joita ei voi varata verkossa itse, täytä tilamyynnin tarjouspyyntölomake. Tilojen käytöstä maksetaan sisäisen laskutuksen kautta. Huomaa kuitenkin, että jos kyseinen tapahtuma on yliopiston järjestämä mutta ulkopuolisen maksama, sovelletaan ulkoisia hintoja ja varaukset voidaan tehdä vain tilamyynnin kautta. 

Tilojen varausjärjestelmäTilamyynnin tarjouspyyntölomake

Tapahtumatilojen kulkuluvat. Pyydä tilapäistä kulkulupaa tapahtumapaikkaan itsellesi tai järjestävän ryhmän jäsenille, jos sinulla ei ole vakituista kulkuoikeutta tiloihin. Kulkulupien tiedustelu ja palvelupyynnöt tulee tehdä tilavarauksen vahvistuttua.

Kulkuluvat

Tilojen käyttöperiaate. Huomioi, että perusopetus ja tentit ovat aina etusijalla suhteessa tapahtumiin. Haastavimmat ajat vuodessa ovat yleensä toukokuun lopusta kesäkuun loppuun sekä elokuun loppu ja syyskuun ensimmäinen viikko, jolloin kaikki yliopiston tilat on pääsääntöisesti varattu sisäänpääsykoeita ja orientaatiota varten. 

Taidegalleriat ja näyttelytilat. Aalto-yliopistolla on useita näyttelytiloja eri puolilla kampusta. Kuraattorit antavat tarvittavat tiedot tapahtumien, näyttelyiden ja installaatioiden järjestämisestä näissä tiloissa.

Lisätietoja gallerioistaNäyttelyn järjestäminen Aallossa
Käyttö työajan jälkeen tai lukukauden ulkopuolella. Tilojen käyttö työajan jälkeen tai säännöllisten lukukausien ulkopuolella on mahdollista erityisellä menettelyllä, josta voi aiheutua lisäkustannuksia. Ota yhteyttä ACREen, jos tarvitset neuvoja. 

ACREn yhteystiedot

Ilmoitus tilojen käytöstä. Turvallisuus- ja aulapalveluihin on aina tehtävä tapahtumakäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoitus. Tämä ohje koskee kaikkia Aalto-yliopistossa järjestettyjä tapahtumia lukuun ottamatta verkkotapahtumia sekä normaaleja lukukausiopintoja ja luentoja.

Tee tapahtumakäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoitus

Ohjelmarakenne. Mieti, millainen sisältö tuo lisäarvoa tapahtuman tavoitteen kannalta ja lisää yleisön sitoutumista. Pohdi erilaisia tapoja esittää sisältö yleisöä kiinnostavassa muodossa. Mieti tapahtuman ja sen sisällön kannalta sopiva nimi sekä ota huomioon tapahtuman akateemiset muodollisuudet. Käytä johdonmukaisesti teemaa kaikissa ohjelman osissa. Mieti, paljonko saat sisältöä yliopiston sisältä ja kuinka paljon on varattava ulkopuolelta. 

Puhujat ja juontajat. Pääpuhujiin ja juontajiin on otettava yhteyttä hyvissä ajoin. Tapahtuman omistaja lähettää yleensä kutsun pääpuhujille. Pyri käyttämään Aalto-yhteisön asiantuntijoita juontajan, puheenjohtajan, moderaattorin tai fasilitaattorin tehtäviin. 

Musiikkiesitykset. Jos tarvitset musiikkiesityksiä, kuten kuoron, DJ:n tai orkesterin, katso sopivia vaihtoehtoja AYY:n musiikkiyhdistysten luettelosta ja ehdota keikkaa suoraan yhdistyksille.

AYY:n musiikkiyhdistyksetProtokolla. Noudata juhlaillallisten tai vastaavien tapahtumien akateemista protokollaa. Katso esimerkkejä korkeakoulujen akateemisista seremonioista.

Yliopiston promootiotOheisohjelmaa kampuksella. Vieraille, puhujille tai sidosryhmille voidaan järjestää tutustumiskäyntejä tai arkkitehtuurikierroksia kampuksella tapahtuman yhteydessä. Aalto-yliopiston vierailukäyntejä koordinoi kansainvälisten asioiden asiantuntijat.

Virtuaalinen kampuskierros (englanniksi)Kansainvälisten asiain palvelutMuut oheistapahtumat. Suuremmissa konferensseissa on aikataulutettava riittävästi vapaa-aikaa ja taukoja sekä kiinnostavaa vapaa-ajan ohjelmaa, kuten museovierailuja, kiertoajeluja, tutustumiskäyntejä tai retkiä. Visit Espoo ja My Helsinki tarjoavat inspiraatioita ja tietoa eri mahdollisuuksista.

Visit EspooMy HelsinkiKaupungin vastaanotto. Kun kyse on suuremmista konferensseista, voidaan harkita ja hakea Espoon kaupungin tai Helsingin kaupungin virallista cocktail- tai päivällisvastaanottoa.

Espoon kaupungin vieraanvaraisuusHelsingin kaupungin vieraanvaraisuus

Online-tapahtumat. Verkossa toteutetut tapahtumat ovat oiva keino tuoda tapahtuman sisältöä ja viestiä laajemman yleisön koettavaksi. Käytä Aallon IT-palveluiden hyväksymiä alustoja ja ohjelmia.
Lue lisää: Event library > Suunnittelu > Verkkotapahtuminen alustat

Digitaaliset tapahtuma-alustatLue lisää digitaalisten alustojen hankinnoista
Digitaaliset ohjelmasisällöt. Ohjelmasta osa voi olla digitaalisesti toteutettavissa. Tapahtuman luonteeseen voivat sopia videotervehdykset, viestiseinät, äänestykset, striimaus tai Twitterin kautta kommentointi tapahtumatunnisteen avulla.

YouTube. Osa tapahtumista ja luennoista löytyy jo nyt yliopiston viralliselta YouTube-kanavalta. Kanavalta löytyy myös lyhyitä videoita, joita voidaan hyödyntää esimerkiksi tapahtuman alussa tai kutsun liitteenä.

Aalto-yliopisto YouTubessa

Unigrafian striimaus. Jos on tarvetta useammalle kuvalähteelle tapahtumassa tai studiokuvaukselle, voit pyytää tarjousta Unigrafialta. Alla oleva lomake antaa alustavan hinnan, jonka jälkeen Unigrafia varmistaa resurssien saatavuuden, palaa tarkentavilla kysymyksillä ja lähettää lopullisen tarjouksen.

Unigrafian tarjouspyyntö striimauksista
 

Hankintaohjeet. Hankinnoissa on noudatettava yliopiston hankintaperiaatteita. Vaikka yksittäisen tapahtuman hankinnat jäävät yleensä alle suorien hankintojen raja-arvon (60 000 euroa ilman arvonlisäveroa), yhteenlaskettuina tapahtumat saattavat ylittää julkisia tarjouskilpailuja koskevat rajat. Tarkista aina yliopiston sopimustoimittajien luettelo ennen kuin pyydät tarjouksia tai teet tilauksia. Yliopiston ja julkishallinnon toimesta kilpailutetut hankinnat tulee tehdä sopimustoimittajilta ohjeiden mukaisesti. Isompia erityisostoja varten tulee pyytää tarjoukset kolmelta eri toimittajalta ennen toimittajan valitsemista. Pienten päivittäistarvikkeiden hankinnoissa hankintamenettelyä ei käytetä, mutta yliopiston ohjeita ja arvoja noudatetaan. Ota yhteyttä controlleriin tai hankintatiimiin, jos haluat tarkempia ohjeita yleisimpien tapahtumahankintojen, kuten teknisten palvelujen, kuljetusten tai catering-palvelujen ostomenettelystä. Lisätietoja kilpailutusmenettelyistä saat oman yksikkösi hankinta-asiantuntijoilta.

Yliopiston hankintaohjeet ja sopimustoimittajatAula- ja tapahtumapalvelut. Kun yliopiston tiloissa järjestetään tapahtumia, aulapalveluiden tapahtumista vastaavan tiimin tulee olla ensisijainen kontakti tapahtumatilojen käytännön järjestelyihin. Heidän kauttaan menee myös tapahtumailmoitus, joka on pakollinen kaikissa tilaisuuksissa. Kun ilmoitus on hyväksytty, voit olla yhteydessä rakennuksen aulapalveluihin. Jokaisen rakennuksen aulahenkilöstö osaa ohjata, kenen puoleen kääntyä, jos tarvitset apua kalusteiden järjestämiseen, sähkö- tai kaapelivetoihin, opasteiden kiinnittämiseen, naulakkopalveluihin, kulkulupiin tai muihin paikan päällä tarvittaviin palveluihin.

Aulapalvelujen tapahtumatiimi Rakennuskohtaisten aulapalveluiden yhteystiedotTee tilankäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoitus
Tekniset palvelut ja AV-tuotanto. Pohdi teknisiä ja audiovisuaalisia tarpeita vasta, kun alustava ohjelma on valmis, jolloin sinulla on parempi käsitys siitä, mitä tarvitaan. Tarkista myös tapahtumaan käytettävien tilojen perusvarusteet: kiinteät tekniset laitteet on lueteltu tilavarausjärjestelmässä. Tee sen jälkeen tarvittavat tiedustelut ja tilaukset teknisiltä toimittajilta. Aalto Studios voi auttaa suunnittelussa ja hankinnassa tai ehdottaa sopivia toimittajia.

Tilatiedot varausjärjestelmässäAalto StudiosVerkkoyhteydet ja AV-tuki. Aalto-yliopistossa on kolme langatonta verkkoa, joista Aalto Open on suunnattu vierailijoille (SSID: aalto open). Jos tarvitset enemmän verkkokapasiteettia suuriin tapahtumiin tai kaipaat IT-tukea, ota yhteyttä käyttäjätukeen. IT-palvelut tarjoaa teknistä koulutusta ja tukea ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana. Tilaa kokousisäntäpalvelu viimeistään kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Palvelu sisältää varalaitteistot.

IT-palvelutKokousisäntäpalveluSiivouspalvelut. Huolehdi siivouksesta ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Tee tilaus viikkoja ennen tapahtumaa.

SiivouspalvelutJätehuolto. Tilaa suuriin tilaisuuksiin tai ulkoilmatapahtumiin jätehuolto Lassila & Tikanojalta. Suuremmissa tapahtumissa on noudatettava myös jätehuoltosuunnitelmaa.

Jätehuoltoa koskevat ohjeetUlkotilojen kunnossapito. Rakennuksia ja ulkotiloja, kuten lipputankoja ja kampuksen virallista liputusta, koskevat palvelupyynnöt tulee tehdä Granlund Manager -palveluohjelman kautta.
Kiinteistöhuollon palvelupyynnötKalusteet ja rakenteet. Tarkista, mitä kalusteita, telineitä, jäteastioita ja muuta tarpeistoa tapahtuman tiloissa ja välittömässä läheisyydessä on, ja mitä yliopiston varastossa olevia kalusteita voidaan hyödyntää. Ota yhteyttä aulapalveluihin kalusteiden asentamista tai poistamista varten. Pöytiä, tuoleja, astioita, posteriseiniä ja muita väliaikaisia kalusteita ja rakenteita voidaan vuokrata teknisiltä toimittajilta tai muilta toimittajilta, esim. Cosa, Jubilee, Roudaamo, Pågå tai Ramirent.
Yliopiston sopimustoimittajatNarikkapalvelut. Jos olet tehnyt tilavarauksen ACRElta, tilaa samalla myös naulakkopalvelu. Jos olet tehnyt tilavarauksen itse verkossa, tilaa naulakkopalvelu tai lainaa siirrettäviä naulakkoja ja narikkalappuja Aulapalvelujen tapahtumatiimiltä. Itsepalvelunaulakko on usein hyvä vaihtoehto, jos se sopii tapahtuman luonteeseen.

ACREn tilamyyntiAulapalvelujen tapahtumatiimi

Toimistotarvikkeet. Työpajoissa tarvittavat perustoimistotarvikkeet, kuten paperi, kynät ja teipit, säilytetään lähimmässä kopiohuoneessa tai toimistotarvikevarastossa. Tarkista niiden saatavuus hyvissä ajoin ja tilaa tarvittaessa lisää aulapalveluiden kautta. Jos tarvitset lisätarvikkeita, voit kääntyä Aaltopahvi-paperikaupan tai Unigrafian puoleen. Muista tarkistaa etukäteen tapahtumapaikan lähin tulostus- ja kopiointipiste.

AulapalvelutAaltopahvi-paperikauppaUnigrafiaMuut materiaalit. Hyödynnä jo mahdollista olemassa olevaa materiaalia, kuten nimikorttipidikkeitä, kaulanauhoja, laminoituja kylttejä ja telineitä. Jos olet tekemässä lisätilausta painomateriaaleista, tarkista yliopiston visuaalisen ilmeen ohjeet ja luo tuotteet ohjeiston mukaisesti. Toimithan kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti.

Brändiohjeisto: Aalto-yliopiston visuaalinen ilmeAalto-tuotteet. Aallon brändituotteita, kuten t-paitoja, avaimenperiä tai erityisiä tapahtumakohtaisia Aalto-tuotteita voi ostaa tai tilata etukäteen Aalto Shopista. Viestintäpalveluissa on joitakin tapahtumiin lainattavia brändituotteita, kuten roll-uppeja, valolaatikoita ja pop-up -seiniä. Lähetä tarkemmat tiedot sisältävä pyyntö viestinnän yhteissähköpostiin [email protected]

Aalto ShopKukat ja koristelut. Suosi paikallisia, kotimaisia tai kierrätettyjä materiaaleja kukka-asetelmissa ja muussa somistuksessa aina kun mahdollista. Tapahtumat on oiva paikka esitellä opiskelijoiden ja työryhmien projekteja tai tuoda pilottihankketa esille.

Lahjat. Tapahtuman järjestäjä voi erityistilanteissa osoittaa arvostuksensa ulkopuolisille yhteistyökumppaneille asianmukaisella tavalla. Yliopisto ei osta lahjakortteja eikä osallistu varainkeruukampanjoihin. Sopivia kiitoslahjoja löytyy Aalto Shopista. Jos olet epävarma, tutustu lahjojen antamista ja vastaanottamista koskeviin Aallon periaatteisiin.

Aalto ShopOhjeet lahjojen antamiseen ja vastaanottamiseen

Tavarakuljetukset. Voit lainata taakkapyöriä pienten tavaramäärien kuljettamiseen kampuksella. Suuremmissa kuljetuksissa olisi suosittava paikallisten logistiikkayritysten käyttöä ja tarpeettomia ajomatkoja olisi vältettävä. Aulapalvelut ovat apunasi tavaran vastaanottamisessa ja lähettämisessä.

Kampus- ja taakkapyöratAulapalvelujen tapahtumatiimiHenkilökuljetukset. Aalto-yliopisto kannustaa käyttämään joukkoliikennettä aina kun se on mahdollista. Jos kyse on suuremmista ryhmistä, VIP-kuljetuksista tai tarvitset lisäapua, ota yhteyttä matkatiimiin.

Matkustuspalvelut Pysäköinti. Kampusalueella on rajallinen määrä parkkipaikkoja ja on pysäköinninvalvonnan alaisia.Tarkista pysäköintimahdollisuudet tapahtumaasi varten. Aulapalvelut voivat avustaa vierailija- tai henkilöstön pysäköintilupa-asioissa. VIP-tapahtumissa tai poikkeustilanteissa voidaan pyytää pysäköintialueen valvonnan keskeytystä tietylle aikavälille.

Pysäköinti kampusalueellaKartat. Tapahtuman vahvistusviestissä on kohteliasta lähettää tapahtuman tarkka osoite, saapumisohjeet, kartta, tietoa julkisen liikenteen käytöstä ja tiedon pysäköintimahdollisuudesta.

Kampuskartat ja osoitteet

Catering-palvelut. Kun tarvitset tilaisuuteesi catering-palveluja, käänny ensisijaisesti kampuksella toimivien ravintoloiden ja kahviloiden puoleen. Aseta etusijalle ravintolat tai kahvilat, jotka toimivat kyseisessä tapahtumapaikassa ja joilla on sopimus kyseisiin tiloihin.

Kampuksella toimivat ravintolat ja kahvilatCatering-tilaukset. Hyvin suunnitellussa catering-tilauksessa on hyvä antaa vähintään seuraavat tiedot: päivämäärä ja paikka, tapahtuman ja tarjoilun luonne (aamiainen, lounas, illallinen, cocktailtilaisuus, epämuodollinen, muodollinen jne.), arvioitu tarjoiluaika, arvioitu osallistujamäärä (vähimmäis- ja enimmäismäärä), budjetti, ruoka- ja juomatoiveet (kuten vegaaninen, kasvisruoka, kauramaito kahvin kanssa tms.). Kun teet tilauksen, tarkista, milloin ravintolalle on vahvistettava tarjoilut, osallistujamäärä ja erityisruokavaliot, koska ne ovat tärkeitä tietoja myös tuotantoaikataulusi kannalta. 

Menuvaihtoehdot ja tilausmäärät. Suosi kotimaisia, paikallisia, vuodenajan mukaisia ja luonnonmukaisia tuotteita sekä kasvisruokia. Valitse noutopöytä tai pöytiintarjoilu sekä seisoma- tai istumaruokailu. Yhdessä catering-yrityksen kanssa voitte arvioida tarvittavan ruoan ja juoman määrän. Jos järjestät juontajille/ esiintyjille taka- tai taukohuoneita, niihin on kohteliasta varata virvokkeita ja/tai naposteltavaa. Vältä kertakäyttöastioita. Illallista järjestettäessä joskus tarvitaan maistelutilaisuus ennen tilausta, jotta varmistetaan menun sopivuus tapahtumaan.

Erityisruokavaliot. Kysy vierailta ilmoittautumisen yhteydessä erityisruokavalioista ja ruokarajoitteista. Pyydä ravintolaa merkitsemään tapahtumassa selkeästi ruokalajien nimet ja allergiatiedot. Tarkista etukäteen, kuka voi tarvittaessa antaa tapahtuman aikana lisätietoja ruoassa käytetyistä ainesosista. 

Alkoholitarjoilu. Suosituksena on, ettei alkoholia tarjota Aalto-yliopiston tilaisuuksissa. Jos alkoholia kuitenkin on perusteltua tarjota, muista tarkistaa alkoholilupa ravintolan kanssa ja luvan kattama alue. Joskus ravintolalla on alkoholilupa tai se voi hakea sitä tiettyihin kampuksen tiloihin. 

Astiat ja esillepano. Cateringiä tarjoavilla yrityksillä on yleensä omat astiat ja lautasliinat. Lasit ja pöytäliinat kannattaa keskustella samalla. Kiinnitä tilausta tehdessäsi huomiota käytettävien tuotteiden laatuun ja todelliseen tarpeeseen. Vältä kertakäyttöastioita. Pidä mielessä tilaisuuden teema ja yliopiston arvot, jotta ne sopivat yhteen ravintolan valintojen kanssa.

Lennot. Yliopisto kannustaa välttämään tarpeettomia lentoja. Jos vieraat tai pääpuhujat saapuvat tapahtumaan ulkomailta, harkitse lisäohjelman tarjoamista heille esimerkiksi yhteistyössä kaupunkien, yritysten, järjestöjen tai tiedotusvälineiden kanssa, jolloin lentomatkustus on perustellumpaa. Lennoilla matkustetaan turistiluokassa. Lentovarausten tai korvausten osalta ota yhteyttä matkustuspalveluihin. 

Majoitukset. Jos tarjoat hotellivaihtoehtoja, jotka vieraat voivat varata ja maksaa suoraan, muista sopia etukäteen hintatarjouksista tai kiintiöistä hotellien kanssa. Hotellien määräaikojen ja tapahtumaan ilmoittautumisen määräajan olisi aina oltava sama. Matkustuspalvelut voi neuvoa hotellivarausten kanssa, hoitaa yksittäisten vieraiden majoitusvaraukset ja pyytää tarjoukset ryhmävarauksissa. Varaukset, jotka kohdentuvat Aalto-yliopiston maksettavaksi, tulee tehdä perushuoneluokkaan ja Aallon sopimushotelleihin, mikäli mahdollista.

Viisumit Viisumiasioissa auttaa Aalto-yliopiston yhteistyökumppani.

ViisumipalveluVieraiden matkajärjestelyt ja kulukorvaukset. Kulukorvaukset vieraille maksetaan sähköisen kulukorvauslomakkeen kautta

Lisätietoja vieraiden matkajärjestelyistä ja kulukorvauslomakeMatkustuspalvelut. Yliopiston matkustuspalvelut palvelee matkavarauksissa, viisumien hankkimisessa, Kulukorvauksissa ja muissa matkustukseen liittyvissä palveluissa.

Matkajärjestelyt

Sitoutuminen kestävään kehitykseen. Kestävä kehitys on yksi yliopiston strategisista toimintaperiaatteista. Käytännön näkökulmasta tämä tarkoittaa, että kestävää kehitystä noudatetaan tapahtumatuotantoprosessin eri vaiheissa. Aalto-yliopisto on allekirjoittanut  kansainvälisen kestävän kehityksen tavoitteiden sitoumuksen ja siten sitoutunut edistämään ja toteuttamaan käytäntöjään kestävästi kaikilta osin – niin ekologisesti, taloudellisesti kuin kulttuurisesti.

YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden sitoumusKestävä AaltoSaavutettavuus. Aalto-yliopiston toiminnan yhdenvertaisuuteen liittyviä ohjaavia periaatteita ovat moninaisuus ja saavutettavuus. Saavutettavuutta koskevan työn avulla Aalto-yliopisto luo toiminnalleen laadukkaita, esteettömiä ja tehokkaita palveluita ja niihin liittyviä tukijärjestelmiä, jotka voidaan ottaa huomioon myös tapahtumahallinnassa.

Saavutettavuus ja esteettömyys

Turvallisuusperiaatteet. Tapahtuman järjestämisessä on aina huomioitava turvallisuus. Järjestäjän vastuulla on varmistaa, että tapahtuma suunnitellaan ja toteutetaan siten, että ihmiset voivat osallistua siihen turvallisesti ja että järjestelyt toimivat, vaikka jotain odottamatonta tapahtuisi. Turvallisuustaso määräytyy aina tapahtuman mukaan. Se, mitä on otettava huomioon riskien minimoimiseksi ja tapahtuman turvallisuuden varmistamiseksi, riippuu yleensä osallistujien määrästä, tapahtuman ajankohdasta, tapahtumapaikasta, jne. Noudata Aalto-yliopiston tilojen tapahtumakäytön ja tapahtumaturvallisuuden ohjeita.Tilojen tapahtumakäytön ja tapahtumaturvallisuuden ohjeet

Turvatoimet. Jos olet epävarma tapahtuman turvallisuustasosta, ota yhteyttä yliopiston turvallisuus- ja aulapalveluihin. He auttavat sinua kaikissa turvallisuuteen liittyvissä käytännön asioissa, kuten hätä- ja turvallisuussuunnitelman laatimisessa, järjestyksenvalvojien löytämisessä, laboratorioiden ja työpajojen erityisturvallisuuden tarkistamisessa tai muissa turvallisuusasioissa.Turvallisuus- ja aulapalvelutTapahtumailmoitus. Tapahtumasta vastaavan järjestäjän on aina tehtävä tapahtumakäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoitus yliopiston turvallisuus- ja aulapalveluille. Ilmoitus tehdään viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. Ohje koskee kaikkia Aalto-yliopistossa järjestettäviä fyysisiä tapahtumia lukuun ottamatta perusopetukseen lukeutuvat luennot ja vierailut. Tee tapahtumakäyttö- ja tapahtumaturvallisuusilmoitus

Luvat yleisötapahtumiin tai suuriin tapahtumiin. Tapahtuma luokitellaan yleensä yleisötapahtumaksi, jos osallistujia on vähintään 200. Erilaiset viranomaiset valvovat yleisötapahtumien järjestämistä, ja tapahtuman järjestäjän on huolehdittava tarvittavista luvista ja järjestelyistä hyvissä ajoin ennen tapahtuman toteutumista. Jos olet epävarma säännöksistä, voit aina ottaa yhteyttä viranomaisiin tai Aalto-yliopiston turvallisuus- ja aulapalveluihin. Turvallisuus- ja aulapalvelut 

Vakuutukset. Hyvä ennakkosuunnittelu ja riskinarvioinnin mukainen huolellinen valmistelu on aina tärkeää kaikissa tapahtumissa. Tämän lisäksi on tapahtumakohtaisesti hankittava tarvittavat vakuutukset tapahtumalle, vapaaehtoistyöntekijöille jne. Tutustu yliopiston vakuutusturvaan ja ota yhteyttä henkilöstöpalveluihin, jos tarvitset lisätietoja. Yliopiston vakuutusturva