Tapahtuman jälkeen

Kiitosviestit. Lähetä kiitosviestit heti tapahtuman jälkeen, mielellään jo samana iltana tai iltapäivänä vieraille, puhujille, esiintyjille, tapahtuman henkilöstölle, sponsoreille ja yhteistyökumppaneille. Näin annat arvokkaan tunnustuksen kaikille tapahtuman järjestämiseen osallistuneille ja sen kokeneille tahoille.

Sitouttaminen. Pidennä tapahtuman elinkaarta ja vaikuttavuutta jakamalla videoita ja kuvia verkossa pian tapahtuman jälkeen. Kohokohdat voi myös jakaa sosiaalisessa mediassa. Tarjoa materiaali myös sidosryhmillesi. Päätä seuraavan vuoden tapahtuman päivämäärä ja ilmoita se varhaisena muistutuksena tai lähetä save the date -kutsu. Päivitä tapahtuman verkkosivut.

Jälkitiedustelut. Sovi, kuka vastaa yleisiin tiedusteluihin tapahtuman jälkeen. Osallistujat voivat esittää kysymyksiä ja pyytää lisätietoja, kuten esitettyä materiaalia.

Palautekyselyt. Päätä keneltä toivotaan palautetta: osallistujilta, sponsoreilta, puhujilta, lahjoittajilta tai vapaaehtoisilta. Luo Webropolissa kyselylomake ja kerää palautetta välittömästi tapahtuman jälkeen. Palautteen jätölle on hyvä asettaa takaraja.

CRM data. Asiakkuudenhallintajärjestelmästä voi saada tietoa osallistujista.

Palaute- ja purkukeskustelu. Pidä tiimin kanssa jälkitapaaminen, jossa jaatte ajatuksianne. Esitä tärkeät kysymykset: Saavutimmeko tapahtuman tavoitteen? Mikä tapahtumassa meni erityisen hyvin? Miten voimme tehdä sen paremmin ensi kerralla? Käsittele tärkeimpiä toimintoja: ilmoittautuminen, tapahtuman kokoaminen, ohjelma, catering, opasteet, yhteistyökumppanit jne.

Tapahtuman analysointi. Jos tapahtuman seurantaan on panostettu, voit analysoida tuloksia hyödyntämällä esimerkiksi osallistujamäärää, kävijöiden palautetta, budjettia, yhteistyötä ja näkyvyyttä tiedotusvälineissä.  

Dokumentointi ja raportointi. Viimeistele tapahtuman tuotantoprosessin seurantaraportit ja jaa tietosi ja tiimisi muiden jäsenten kanssa. Jakamalla parhaita käytäntöjä vältetään se, että jokaisen tapahtuman järjestäminen aloitetaan tyhjästä. Anna suosituksia tulevaisuutta varten ja tee alustavia suunnitelmia ja varauksia seuraavaa tapahtumaa varten.

Laskut. Kaikille toimittajille tulee ilmoittaa yliopiston laskutustiedot. Kaikilla tapahtumilla tulee olla viite (kustannuspaikka ja projektinumero) sekä yhteyshenkilön nimi (joka myös tarkastaa laskun). Laskut on hyvä suorittaa pian tapahtuman jälkeen. Yliopiston laskutustiedotRondo ja M2-matkalaskujärjestelmäPalkkiot. Jos yksittäisille henkilöille on sovittu maksettavan palkkioita, ota yhteyttä henkilöstöpalveluihin palkkioiden suorittamisesta. Muista, että tätä varten tarvitaan vastaanottajan verokortti.HR yhteystiedotTalousraportointi. Kun tapahtuman rahoitusta on seurattava jälkikäteen, erityisesti jos tarvitaan raportointia ulkopuoliselle taholle tai tilintarkastusta, ota yhteyttä controlleriin ennen kuin mitään kustannuksia on syntynyt, jotta tapahtumalle annetaan oma hankenumero. Ota yhteyttä talouspalveluihin myös, jos tapahtumasta tarvitaan tilinpäätös. Kerää kaikki kuitit ja asiakirjat, lopulliset ilmoittautumistiedot, sopimukset jne. mahdollista tilintarkastusta varten. Talouspalvelut Budjetin päivitys. Vahvista tapahtuman kustannuslaskelma: kerää kaikki kuitit ja dokumentit, lopulliset ilmoittautumistiedot jne. ja saata budjetti ajan tasalle ja jaa se tapahtuman omistajan kanssa.

Arvonlisävero. Yliopiston tapahtumat ovat yleisesti ottaen perusrahotteisia, jolloin budjetti ja kustannuslaskelma tehdään ALV 0%, sekä tulot että menot. Tavallisesti vain akateemiselle yleisölle suunnatut tapahtumat ovat ilmaisia, jonka johdosta ne ovat ALV 0%. Yleisötapahtumissa lasketaan ALV, vaikka itse tapahtuma on ilmainen, varsinkin jos tapahtumaan saadaan ulkopuolista rahoitusta tai osallistumismaksuja laskutetaan. Lisätietoja saat controlleriltasi. Talouspalvelut Vero-ohjeet