Tapahtuma

Materiaalin koordinointi. Huolehdi, että kaikki materiaalit ovat valmiina päivän alussa ja valmistaudu niiden toimittamiseen ja varastointiin. Näitä voivat olla esimerkiksi tarkistuslistat, yhteystietoluettelot, ohjelmaesitteet, työntekijöiden ja osallistujien nimikortit, osallistumisluettelot, monisteet, palkinnot, esitysmateriaalit jne. Ota myös huomioon lisämateriaalin mahdollinen äkillinen tarve: missä alkuperäiset asiakirjat ovat, missä on lähin kopiointipiste, onko muistitikkuja varalla, ovatko myymälät avoinna jne. 

Työryhmän viestintä. Laadi yhteystietoluettelo kaikista tapahtuman työntekijöistä. Pidä palaveri/ briiffi ennen valmistelun aloittamista. Valitse nopea ja selkeä viestintätapa, päätä mitä laitetta tai sovellusta käytät ja keneen otetaan missäkin asiassa yhteyttä. Jaa työntekijöiden nimikortit, jos niitä käytetään.

Turvallisuus. Suuremmissa tai erityisissä VIP -tapahtumissa on suositeltavaa pitää turvallisuuskatsaus hyvissä ajoin ennen valmistelun aloittamista. Sovi asiasta tapahtuma- ja aulapalveluiden kanssa ennen tapahtumapäivää. Kutsu kaikki tapahtumaryhmän keskeiset jäsenet paikalle. Tässä tilaisuudessa olisi käsiteltävä kaikkia ajankohtaisia näkökantoja, evakuointimenettelyjä jne. tapahtuman turvallisuussuunnitelma huomioiden. Sovi myös viestintävälineistä, esimerkiksi radiopuhelimista.

Sisäänkäynti ja kulkuväylät. Varmista kaikkien tilojen esteettömyys. Tarkista, että ovet ja kulkutiet ovat esteettömät ja toimivat tapahtuman aikana. Varmista, että hätätiet ovat vapaat. Kiinnitä huomiota kalustukseen, jätä kulkuväylät vapaaksi ja käytä väliaikaisia opasteita. Tarkista kulkutiet myös kokoamis- ja purkamisvaiheissa.

Esteettömän tapahtuman tarkistuslistaKalusteet ja aulapalvelut. Jos haluat siirtää olemassa olevia huonekaluja tai tarvitset lisää sähköä tai kaapeleita tai asentaa opasteita, ota ensiksi yhteyttä rakennuksen aulapalvelutiimiini. Aulapalveluiden sähköposti: [email protected]

Tapahtumapaikan infrastruktuuri. Varmista, että automaattinen ilmastointi ja valaistus toimivat normaalisti tapahtuman aikana samoin kuin valmistelu- ja purkamisvaiheissa. Muista järjestää riittävästi wc-tiloja, myös esteettömiä wc-tiloja.

Siivous. Tarkista, että siivous suoritetaan kaikissa pyydetyissä tiloissa, kuten wc- ja ulkotiloissa, tekemäsi tilauksen mukaisesti.

Naulakkopalvelu. Tarkista, että naulakossa on riittävästi narikkalappuja. Tarkista, että alue on merkitty ja että sillä on tiedotuskyltit naulakon valvotuista aukioloajoista. Pidä naulakkohenkilökunnalle tiedotuspalaveri.

Catering-palvelut. Tarkista, että catering-valmistelut alkavat ja etenevät kaikissa tiloissa tilauksen mukaisesti. Ilmoita mahdollisista lisäyksistä tai muutoksista mahdollisimman pian. Varmista, että puhujille ja vieraille toimitetaan vettä.

IT- ja AV-tuki. Kysymyksiä yhteyksistä? Toimiiko WiFi moitteettomasti? Tarvitsetko kannettavia tietokoneita, sovittimia tai ylimääräisiä kaukosäätimiä? Ota yhteyttä IT-palveluihin tai paikan päällä olevaan tekniseen tukihenkilöön, jos olet tehnyt tuesta etukäteen tilauksen. IT-palveluiden sähköposti: [email protected]

Tapahtumien, webinaarien ja etäkokousten tekninen tukiTekniset ratkaisut. Ääni-, valo-, kuva- ja videotekniikka kootaan ensimmäiseksi, ja tämän tekee yleensä ulkoinen toimittaja yliopiston tietotekniikkapalvelujen tuella. Varmista, että tekniikan rakentaminen etenee tilauksen mukaan. 

Takahuone ja varastointi. Valmistele esiintyjien ja puhujien takahuoneet hyvissä ajoin etukäteen. Tarkista sisäänkäynti, opasteet, juomavesi, catering-palvelut ja yleinen siisteys. Jaa huoneisiin ohjelmaesite, yhteystiedot tai muu asiaankuuluva materiaali.

Opastus tapahtumapaikalla. Varmista opasteiden tai vastassa olevan henkilökunnan avulla, että osallistujat tuntevat olevansa tervetulleita ja saavat tietoja saapuessaan tapahtumapaikkaan. Tiedota kaikille tapahtuman järjestämiseen osallistuville työryhmän jäsenille ohjelmasta, jotta he voivat neuvoa vieraita ja yleisöä. Aula- ja tapahtumapalvelut voivat auttaa asiakaspalvelussa ja kampuksen logistiikassa. 

Aulapalvelut

Vastaanotto- ja infopiste. Jos aulassa on vastaanottopiste, jossa jaetaan nimikortit, tai jos tapahtuman aluksi järjestetään tapaamis- ja tutustumistilaisuus, varmista, että niistä vastaavat henkilöt ovat perillä tehtävistään ja koko ajan paikalla. Anna henkilöstölle selkeää tietoa turvallisuudesta ja laadi ohjeet hätätilanteita varten. 

Kaikki valmista? Varmista, että kaikki valmistelut ovat valmiina tapahtuma-aikataulun mukaisesti. On suositeltavaa, että kaikki on valmista ja kaikki ovat paikalla vähintään 30 minuuttia ennen tapahtuman alkua.        

Tarkistuslista. Mitä tapahtuu, milloin, kenen toimesta, missä ja mitä tekniikkaa tarvitaan? Tee tai viimeistele tapahtuman aikataulu minuutilleen, mukaan lukien kaikki tarvittavat tekniset tiedot. Jaa se tapahtuman henkilöstön kanssa. Kaikilla ohjelmaan osallistuvilla tulee olla tuloste tapahtuman aikataulusta.

Ohjelma. Päätä, miten ohjelma jaetaan osallistujille, puhujille tai yleensä tapahtumapaikalla. Suosi digitaalisia alustoja mahdollisuuksien mukaan.

Toimintaohjeet. Anna juontajille, puhujille ja esiintyjille etukäteen ohjeet niin he tietävät miten ja milloin saapua tapahtumapaikalle, miten pukeutua, milloin on harjoitukset, onko tarjolla takahuonetta ja tarjoilua ja kuka on tapahtumapaikalla yhteyshenkilö.

Esitysmateriaalit. PowerPoint -esitykset, videot ja  muut esitysmateriaalit tulee aina tilata, kerätä ja tarkistaa etukäteen. Valmistele ja käytä ”välidioja”, jotka ovat Aallon ja tapahtuman visuaalisen ilmeen mukaisia. Pidä kaikki materiaalit mieluiten yhtenä tiedostona erillisellä tietokoneella tai muistitikulla tai jaa ne teknisen henkilökunnan kanssa ja tarkista ne ajoissa. Myös sovittimia ja kaukosäätimiä saatetaan tarvita, niitä saa IT-tuelta.    

Soundcheck ja tekninen tarkastus. Äänentoiston tarkistus pidetään tekniikan kokoamisen jälkeen. Puhujat ja tekninen henkilöstö tarkistavat mikrofonit ja äänenvoimakkuuden, mahdollisen kuvayhteyden ja muut tarpeet. Jos tapahtumassa on musiikkiesityksiä, läpimenoon tarvitaan enemmän aikaa. Tarkista myös internetyhteys ja esitykset. Jos paikalla ei ole ammattimaista teknistä henkilöstöä, päätä etukäteen, kuka valvoo ääntä ja miten toimitaan, jos ilmenee vikoja. 

Jakelu- ja julkaisuoikeudet. Esimerkiksi videonauhoituksiin, Webcast-lähetyksiin ja kuviin tarvitaan aina asianmukaiset käyttöoikeudet. Varmista, että sinulla on luvat puhujilta ja esiintyjiltä. Tarkista, että osallistujille on tiedotettu valokuvauksesta tapahtuman aikana olemassa olevien tapahtumaviestintäkanavien kautta ja laita tapahtumapaikalle tästä kertovat kyltit.

Riskianalyysi. Hyvä suunnittelu ja mahdollisten riskien poistaminen vaikuttavat vahvasti tapahtuman sujuvuuteen ja turvallisuuteen. On suositeltavaa varautua ennalta odottamattomiin tilanteisiin määrittämällä vastuut, eli se, kuka osallistuu mihinkin, keneen otetaan yhteyttä mistä, kuka vastaa yhteydenpidosta tapahtuman henkilöstöön ja vieraisiin, jne. Tarkista tätä varten aina toimintavalmius, tehtävät ja vastuut sekä tarvittavat yhteystiedot.

Päivystys tapahtuman aikana. On suositeltavaa nimetä tapahtumaan henkilö tai henkilöitä, jotka huolehtivat pienemmistä kiireellisistä asioista, kuten sähkökatkoista, ravintolapalvelujen muutoksista tai puhujien myöhästymisistä. Esimerkiksi vastaanotossa työskentelevät henkilöt voidaan nimetä tähän tehtävään. 

Menettelyt hätätilanteissa. Jos kyseessä on merkittävämpi kiireellinen asia tai onnettomuus, noudata aina tapahtumapaikan ja tapahtuman turvallisuussuunnitelmaa, ja yleisiä hätäohjeita. (Katso lisätietoja kappaleesta Turvallisuus.) Huomaa, että turvallisuussuunnitelmassa yhteyshenkilöksi merkityn henkilön on aina oltava paikalla koko tapahtuman ajan ja että hän on ensisijainen yhteyshenkilö kiireellisissä hätätilanteissa tapahtumaorganisaation sisällä. Lue huolellisesti yleiset toimintaohjeet hätätilanteisiin. Yliopiston viestintäjohtaja hoitaa kaikki yhteydet tiedotusvälineisiin. Jos kohtaat läheltä piti -tilanteen, vahinko- tai vaaratilanteen, tee siitä poikkeamailmoitus. Toimintaohjeet hätätilanteisiinPoikkeamailmoitus Yllättävät tilanteet. Tapahtuman järjestäjät voivat kohdata monenlaista käyttäytymistä, kohtuuttomia vaatimuksia ja yllättäviä tilanteita. Muista aina pysyä rauhallisena, pyytää apua mikäli tarpeen, tehdä parhaasi, jatkaa työtäsi ja oppia jatkuvasti.

Purku. Tapahtuman purku aloitetaan heti tapahtuman jälkeen. Tarkista turvallisuuden vuoksi, että vieraat ovat poistuneet tiloista tai siirtyneet esim. aulaan ennen kuin rakenteita, kalusteita ja tekniikkaa aletaan purkaa ja siirtää. Varmista myös kulkuteiden käyttö purkua varten. 

Tilat. Varmista, että tapahtumapaikka jää samannäköiseksi kuin se oli saapuessasi. Varmista, ettei mitään jätetä tapahtumapaikalle. Tarkista, kuka on viimeinen henkilö, joka huolehtii siitä, että tapahtumapaikka on tyhjä ja että sen ovet ovat kiinni.

Siivous. Tarkista, että siivous tapahtuu tilauksesi mukaisesti tapahtuman jälkeen.